新時(shí)代干部人事檔案精細(xì)化管理探究

陳怡宣 中國(guó)水利水電第八工程局有限公司

一、引言

在干部的教育、培訓(xùn)、選拔和任用中發(fā)揮著作用?！斑x擇和有效性”在整個(gè)生命周期中發(fā)揮著重要而不可替代的作用。特別是自中共黨的十九大以來，干部人事檔案工作在新時(shí)代已全面貫徹黨 的組織路線，為促進(jìn)黨的嚴(yán)格執(zhí)政，嚴(yán)格管理干部，培訓(xùn)和選拔干部。新時(shí)代對(duì) 干部人事檔案管理提出了更高 的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)格的要求。在實(shí)際工作中，必須清楚了解干部人事檔案中存在的問題和不足，必須有針對(duì)性地加以改進(jìn)和增強(qiáng)。滿足時(shí)代的要求，組織的要求和工作的要求。

二、干部人事檔案工作的重要性

首先，為貫徹黨的組織路線奠定重要基礎(chǔ)。干部人事檔案詳細(xì)記錄了每個(gè)干部的成長(zhǎng)過程。是干部教育培訓(xùn)，選拔任用，管理監(jiān)督，人才評(píng)價(jià)的重要基礎(chǔ)，為組織人事部門開展干部工作提供了有力的支持。干部人事檔案在檢查、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)執(zhí)行紀(jì)律和案件處理中發(fā)揮了重要作用。第二，為維護(hù)干部人才的合法權(quán)益提供重要依據(jù)。干部人才檔案是新時(shí)期社會(huì)信用體系的重要組成部分。它不僅具有佐證功能，而且還服務(wù)于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。如：為住房產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓，繼承分配以及出國(guó)提供證明材料。第三，保留重要的歷史資料，以宣傳黨的光榮的革命傳統(tǒng)。干部人事檔案中蘊(yùn)藏著許多珍貴的歷史資料，體現(xiàn)了黨的光榮傳統(tǒng)。特別是老一輩革命家的檔案是中國(guó)革命的見證。這些紅色資源是國(guó)家建立，建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富，是新時(shí)期的紅色教育，最好的教科書。近年來，我們學(xué)校利用“黨員志愿服務(wù)員”為黨員組織了生日活動(dòng)，以便黨員重新審視黨的承諾，增強(qiáng)他們的理想和信念。第四，為政策研究提供重要支持。近年來，黨員的信息統(tǒng)計(jì)，轉(zhuǎn)崗干部的信息登記，人才信息的統(tǒng)計(jì)都是基于干部人事檔案審查鑒定的結(jié)果，為國(guó)家部門的政策研究提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在各個(gè)層面上，即提供可靠的支持。

三、新時(shí)代干部人事檔案工作的開展趨勢(shì)

自中共黨的十九大以來，干部人事檔案工作在新時(shí)期全面貫徹了黨的組織路線，為促進(jìn)黨的嚴(yán)格執(zhí)政，從嚴(yán)治黨提供了有力的服務(wù)保障。干部管理，干部選拔培訓(xùn)。新時(shí)代對(duì)干部人事檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)格的要求。在實(shí)際工作中，必須清楚了解干部人事檔案中存在的問題和不足，必須有針對(duì)性地加以改進(jìn)和增強(qiáng)。滿足時(shí)代的要求，組織的要求和工作的要求。

（一）檔案管理內(nèi)容更加全面

干部人事檔案的歸檔內(nèi)容隨著時(shí)代和形勢(shì)的變化進(jìn)行調(diào)整，此次《條例》的修訂，干部人事檔案的歸檔內(nèi)容更加體現(xiàn)了時(shí)代性。其內(nèi)容更好地反映了干部的思想修養(yǎng)、政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況。特別是干部人事檔案的專項(xiàng)審核，突出了全面從嚴(yán)治黨的要求，體現(xiàn)了干部的本源。

（二）檔案管理手段更加高效

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理以紙制檔案為主，新時(shí)代加強(qiáng)干部人事檔案信息化，在紙制檔案更換裝具的基礎(chǔ)上，完成了紙制檔案數(shù)字化，將紙制檔案與數(shù)字檔案同步管理，提高了檔案的真實(shí)性、安全性和服務(wù)效能。

（三）檔案服務(wù)利用方式更加多樣

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)單一，通過紙制檔案查詢，提供證明，需要時(shí)間長(zhǎng)。新時(shí)代干部數(shù)字檔案實(shí)行了動(dòng)態(tài)管理，查詢更加快捷、高效，同時(shí)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析，及時(shí)準(zhǔn)確地為組織人事部門提供檔案信息。同時(shí)，利用干部人事檔案強(qiáng)化黨員思想教育。

四、干部人事檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）文件管理人員的工作水平參差不齊

明面上來看，檔案管理難顯業(yè)績(jī)。尤其在實(shí)際工作中，這項(xiàng)工作更加容易被忽視。長(zhǎng)期以來，處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以為優(yōu)化企業(yè)人才建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)工作。人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作是專業(yè)的，面向策略的和面向服務(wù)的。文件管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)和管理水平。當(dāng)前，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平尚不均衡，其中大部分工作人員的整體工作能力較強(qiáng)，能夠做好本職工作，勝任組織所分配的各項(xiàng)任務(wù)。但也有一些人，他們干檔案工作的目的就是為了找個(gè)清閑的地方，以便擁有大量空閑時(shí)間。因此一些員工業(yè)務(wù)能力弱，且有抵觸情緒，在其位不謀其事，沒有現(xiàn)代服務(wù)的理念和意識(shí)，只想有權(quán)，不想做事。并且人事檔案管理人員流動(dòng)性大，工作缺乏連續(xù)性，缺少集中培訓(xùn)，多以自學(xué)為主，導(dǎo)致工作人員素質(zhì)參差不齊，不均衡，檔案管理水平較低。

（二）業(yè)務(wù)管理不嚴(yán)不實(shí)

把嚴(yán)各道業(yè)務(wù)管理關(guān)，確保每份檔案材料絕對(duì)真實(shí)、可靠，讓每位干部職工“人生軌跡”清晰干凈。干部檔案專項(xiàng)審核這次集中“清淤”，虛假問題極為突出，僅第一批省管干部檔案專項(xiàng)審核就有400多人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，各工作環(huán)節(jié)存在制度落實(shí)不實(shí)、把關(guān)不嚴(yán)等問題，出現(xiàn)了“彈簧檔案”“六假干部”“童工”等不勝枚舉的案例。

（三）缺乏干部人事檔案管理工作的效率

當(dāng)前我國(guó)很多地方的干部檔案管理還是運(yùn)用傳統(tǒng)模式，沒有進(jìn)行信息化管理，這就造成了工作效率低下。比如在查詢?nèi)耸聶n案時(shí)，要按照檢索信息在龐大的資料庫中對(duì)照檔案編號(hào)逐個(gè)查找，過程復(fù)雜，查找很費(fèi)時(shí)間，且要耗費(fèi)大量的人力資源。

（四）沒有得到應(yīng)有的重視

干部人事檔案工作一直是我們黨干部人事工作的重要組成部分。這是各級(jí)所有單位和黨組織必須不斷掌握的一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。自中共黨的十九大以來，為了適應(yīng)黨的嚴(yán)格執(zhí)政和干部管理的新要求，中央政府明確表示，干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源和重要內(nèi)容。為建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)干部隊(duì)伍奠定基礎(chǔ)。干部人事檔案工作已提高到新的歷史高度。從實(shí)際情況看，許多單位對(duì)新時(shí)期干部人事檔案工作的定位不了解，對(duì)干部人事檔案管理的重要性和認(rèn)識(shí)不充分，對(duì)工作和管理水平的重視程度不高。沒有足夠的投資。干部工作檔案被包含在關(guān)鍵的工作內(nèi)容中，它們做得很好，甚至是可有可無的，而且經(jīng)常被邊緣化。在一些單位，由于領(lǐng)導(dǎo)者的計(jì)劃和協(xié)調(diào)不力，檔案館的組成和檔案管理部門的配合不緊密，干部人事檔案的收集和歸檔不夠順暢，管理不夠完善。歸根到底，單位和領(lǐng)導(dǎo)的重視是干部人事檔案管理的最關(guān)鍵，最重要的政治支持和組織保障。

（五）信息化管理手段滯后

許多單位干部人事檔案仍以紙質(zhì)案卷為管理、服務(wù)的主體，檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后。即使建成干部信息數(shù)據(jù)庫，信息錄入與更新不及時(shí)，使得數(shù)據(jù)庫信息不完備、不準(zhǔn)確，干部信息不能快速、有效地全面獲取、準(zhǔn)確使用，信息庫形同虛設(shè)，依據(jù)信息來源依然是紙質(zhì)案卷。檔案管理推進(jìn)信息化進(jìn)程是時(shí)代發(fā)展的大趨所向，就當(dāng)前實(shí)際情況來看，配套的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，多用于打印表格、上傳下達(dá)文件，可利用化程度還是比較低。今后，應(yīng)逐漸趨向自我編程，實(shí)現(xiàn)全域范圍內(nèi)人事信息的查閱、篩選、排序、分類等等。

五、干部人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)管理規(guī)范化

在《條例》的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，規(guī)范和完善現(xiàn)有干部人事檔案管理制度，完善相關(guān)措施，使現(xiàn)行制度符合政策要求，同時(shí)兼顧考慮到現(xiàn)實(shí)，這是實(shí)際的。通過完善的制度法規(guī)，明確了每個(gè)工作環(huán)節(jié)的管理職責(zé)，依法嚴(yán)格執(zhí)行事務(wù)。以“做好檔案管理”為工作的根本出發(fā)點(diǎn)，有效落實(shí)檔案收集，整理，存儲(chǔ)，使用等各項(xiàng)規(guī)章制度，并對(duì)干部人事檔案進(jìn)行詳細(xì)管理，確保全過程工作符合規(guī)定要求，并繼續(xù)培養(yǎng)干部人事檔案工作科學(xué)、制度化、規(guī)范化。明確和鞏固干部人事檔案管理工作的良好做法和經(jīng)驗(yàn)，建立長(zhǎng)效機(jī)制，通過制度創(chuàng)新促進(jìn)干部人事檔案工作各項(xiàng)改革的實(shí)施，取得實(shí)際成果。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)，教育和引進(jìn)

干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)將不可避免地需要檔案管理團(tuán)隊(duì)的支持，該團(tuán)隊(duì)必須具有出色的綜合素質(zhì)和出色的信息素養(yǎng)。鑒于現(xiàn)有檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息化質(zhì)量參差不齊，人力資源服務(wù)中心需要加大對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)和引進(jìn)：首先，人力資源服務(wù)中心需要對(duì)現(xiàn)有檔案管理進(jìn)行深入研究。團(tuán)隊(duì)了解團(tuán)隊(duì)情況，知識(shí)結(jié)構(gòu)，與干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的課程的廣泛組織，致力于加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通信技術(shù)，信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)和教育，還鼓勵(lì)大多數(shù)文件管理者主動(dòng)參加校園外培訓(xùn)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序資格證書考試，以提高現(xiàn)有文件管理團(tuán)隊(duì)的信息質(zhì)量；第二，鼓勵(lì)檔案管理團(tuán)隊(duì)積極投入信息化工作，積極為他們提供與信息化應(yīng)用相關(guān)的學(xué)習(xí)環(huán)境和體驗(yàn)環(huán)境，使他們?cè)诮鉀Q問題的過程中可以學(xué)習(xí)和提高信息素養(yǎng)；最后，人力資源服務(wù)中心應(yīng)努力改善檔案管理人才隊(duì)伍的職稱待遇，薪資待遇，為檔案管理職位建立科學(xué)合理的晉升途徑，以提高檔案管理的吸引力，更多復(fù)合型人才。進(jìn)入檔案管理團(tuán)隊(duì)，通過復(fù)合型人才的驅(qū)動(dòng)功能，有效地優(yōu)化了檔案管理團(tuán)隊(duì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高了人力資源的整體素質(zhì)，促進(jìn)了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

（三）適當(dāng)控制機(jī)密性邊界以反映公民的知情權(quán)

現(xiàn)階段，在我國(guó)干部人事檔案管理改革過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)的保密制度，并適當(dāng)掌握新聞的內(nèi)容。相應(yīng)機(jī)構(gòu)的績(jī)效必須由各方簽字確認(rèn)，組織必須澄清各種原始材料。對(duì)于參與個(gè)人檔案的當(dāng)事人和國(guó)家的機(jī)密信息，檔案管理員必須在實(shí)際工作之前弄清界限。他們應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，在文件保密和公民知情權(quán)兩方面都做得很好。為了處理關(guān)系，必須加強(qiáng)和管理國(guó)家，黨和其他組織的關(guān)鍵機(jī)密信息內(nèi)容，而不是泄漏，并且必須維護(hù)信息。對(duì)于干部和人員，可以公開地開發(fā)和管理職務(wù)，社會(huì)關(guān)系，年齡，服務(wù)時(shí)間，受教育程度，待遇等各種非個(gè)人私人信息，以便公眾知情權(quán)被反映出來。應(yīng)當(dāng)指出，知情權(quán)是有限的。為了確保公眾知情權(quán)的合理性，檔案管理員本身必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案中各種信息內(nèi)容的科學(xué)處理。信息內(nèi)容應(yīng)封閉管理，在此基礎(chǔ)上，人民的知情權(quán)應(yīng)得到尊重。

（四）安全施工

采取各種安全措施，例如人防、物資防御和技術(shù)防御，以促進(jìn)檔案?jìng)}庫的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，修復(fù)或逐步淘汰有問題的倉庫。簽訂責(zé)任書，履行各級(jí)檔案管理人員的安全保護(hù)職責(zé)，防止損壞、丟失等。進(jìn)一步梳理人員檔案形成，存儲(chǔ)和使用的過程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，建立日常檢查制度，加強(qiáng)安全監(jiān)督。安裝和使用監(jiān)視設(shè)備和警報(bào)設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)物理文件的環(huán)境監(jiān)視。協(xié)調(diào)企業(yè)安全管理部門，完善檔案安全應(yīng)急體系，共同制定應(yīng)急預(yù)案，開展消防等災(zāi)害管理應(yīng)急演練，提高應(yīng)急能力。

（五）提升檔案管理重視程度

檔案管理人員的水平直接影響文件管理的效率。組成高度專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也是新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的重中之重。為此，一方面，選擇專業(yè)人員從事文件管理，以確保他們有精力和時(shí)間從事文件管理。另一方面，要定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分利用專題講座，案例講解等方法，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)提高檔案管理水平，增強(qiáng)實(shí)際業(yè)務(wù)能力。此外，鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行自學(xué)，并熟悉檔案科學(xué)管理的技能和方法，以提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（六）提高信息化技術(shù)的應(yīng)用

首先，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，各單位要撥放專項(xiàng)資金，用來采購專業(yè)的管理設(shè)備，用相關(guān)的軟件來進(jìn)行檔案信息的錄入、審核、查找、調(diào)動(dòng)等工作，減少人力資本的投入，降低人工操作帶來的誤差。其次，加大人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，檔案管理設(shè)備和軟件需要專業(yè)人員來進(jìn)行操作，因此各單位現(xiàn)有的檔案管理人員必須積極學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的操作使用，提高工作能力，以適應(yīng)新的工作模式；同時(shí)各單位還應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，充實(shí)工作隊(duì)伍，保障檔案管理工作的順利開展。最后，檔案管理是一項(xiàng)對(duì)安全性和保密性要求較高的工作，因此各單位必須加強(qiáng)工作人員的思想教育，提高安全管理意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感，同時(shí)也要對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行定期的排查維護(hù)，確保檔案信息的保密、安全，使干部人事檔案管理工作能夠進(jìn)一步提升。

六、結(jié)束語

新時(shí)代新要求，干部人事檔案工作者要不斷提升檔案意識(shí)、保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)，秉承“齊全資源、真實(shí)信息、科學(xué)管理、高效服務(wù)”的工作思路和目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案精細(xì)化管理與服務(wù)。還要當(dāng)好“運(yùn)動(dòng)員”，不辱使命，責(zé)任擔(dān)當(dāng)，力求各項(xiàng)工作“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”?？傊?，要把干部人事檔案部門建成職工資料中心、信息中心，為黨、為國(guó)、為民提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。