解析高校政府采購內(nèi)部控制

袁逸劍 浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院資產(chǎn)處

高校發(fā)展中設(shè)備更新日益頻繁，采購工作任務(wù)也更為繁重，為保證采購質(zhì)量，要高度重視支出管理，降低采購成本。但是我國政府采購制度尚不完善，內(nèi)部控制機制存在明顯不足，降低了高校采購的合理性，阻礙了高校政府采購內(nèi)部控制工作的有序開展。

一、高校政府采購內(nèi)部控制特點分析

相關(guān)規(guī)范中，內(nèi)部控制主要指制定制度、采取措施和執(zhí)行規(guī)范程序防范并控制經(jīng)濟活動風險，進而達成控制目標的行為。而高校政府采購內(nèi)部控制制度與企業(yè)明顯不同，具有明顯的特殊性。

（一）復(fù)雜性

高校機構(gòu)設(shè)置具有較強的復(fù)雜性，涵蓋了二級教學(xué)單位和多個職能管理部門，不同部門之間存在著密切的業(yè)務(wù)聯(lián)系，一個采購項目需要多個部門的共同參與，如實訓(xùn)項室項目主要涉及使用部門、教務(wù)處、財務(wù)處和采購辦。

（二）廣泛性

高校常規(guī)采購項目數(shù)量多，覆蓋范圍較大，涵蓋了基建、預(yù)算、采購和資產(chǎn)管理等，上述內(nèi)容均需列入高校內(nèi)部控制工作。再者，高校內(nèi)部控制中也必須重視組織機構(gòu)的合理設(shè)置，包括部門內(nèi)部的人員配置和重要事務(wù)的決策機制、內(nèi)控隊伍建設(shè)和創(chuàng)建監(jiān)督機制等諸多內(nèi)容。

（三）合法性

高校物資采購應(yīng)嚴格按照法律要求進行，不得違反法律規(guī)定，杜絕違法采購行為。在內(nèi)部控制中尤其要關(guān)注采購預(yù)算、采購方式、項目評審和項目履約驗收，以改進內(nèi)部控制的效率。

二、高校政府采購內(nèi)部控制中的問題

現(xiàn)階段，高校政府采購內(nèi)部控制存在著明顯的采購計劃不完善、采購流程不合理以及采購管理職責不明確等問題，具體如下所述。

（一）尚未制定科學(xué)的采購計劃

目前，我國高校政府采購預(yù)算機構(gòu)崗位設(shè)置缺乏合理性，很多高校采購業(yè)務(wù)均采取財務(wù)部門和國資兩個部門共同負責的形式，財務(wù)部門主要的任務(wù)是預(yù)算編制，國資部門的主要任務(wù)是完成采購工作，工作過程中部門溝通不到位，學(xué)校無法按照規(guī)范要求開展采購招標工作，使得財務(wù)部門的計劃性預(yù)算受到較大的影響，國資部門隨意性較強，影響了采購工作的效率。

另外，采購預(yù)算編制缺乏科學(xué)性與合理性，采購預(yù)算工作中并未細分項目，也沒有制作集中采購目錄，削弱了采購的規(guī)范性和可靠性。預(yù)算編制工作中部門間溝通不暢，重復(fù)申報和采購問題較為普遍，降低了資源利用率。且預(yù)算編制中沒有采取措施應(yīng)對突發(fā)性采購，在發(fā)生突發(fā)性采購時，其申報審批流程較為復(fù)雜，不利于預(yù)算管理的開展。

（二）采購流程不合理

如今，高校政府大宗貨物采購中并未提出硬性的公開招標規(guī)定，采購招標中的招標流程不完善。很多學(xué)校均可避開公開招標，出示招標文件后，以學(xué)校教學(xué)緊迫為理由取消招標，采購相對單一，該方式容易在采購中出現(xiàn)腐敗問題，特別是在大型采購項目中，采購中并未形成完善的競爭機制，如此就降低了采購質(zhì)量，采購預(yù)算也有所增加。再者，高校政府采購中，辦理支付的流程尤其復(fù)雜，采購立項時，經(jīng)逐級申報、論證、審批方可確認采購，財務(wù)部門支付前也應(yīng)經(jīng)資產(chǎn)管理部門、院系部門和領(lǐng)導(dǎo)的簽字審批，浪費了大量的行政資源，這也在一定程度上降低了學(xué)校采購預(yù)算執(zhí)行效率。

（三）采購管理職責不明確

現(xiàn)如今，國資部門是高校政府采購中的重要執(zhí)行者，采購中國資部門要參與到接洽和合同談判當中，其他部門與其相比較為被動。高校政府采購中，設(shè)備儀器采購所占比重較高，操作者是多個部門的工作人員。國資部門及其他部門間的溝通不暢，很多部門無法全面了解采購信息。國資部門普遍認為采購結(jié)束即完成任務(wù)，管理職責不明確。再者，國資部門的工作量較大，需要向使用部門透露供應(yīng)商信息，而供應(yīng)商供貨安裝后便與國資部門失去聯(lián)系，直接與使用者溝通交流，這樣極大地降低了采購競爭的公平性，對學(xué)校國資部門和紀檢監(jiān)察部門產(chǎn)生了較大的影響，并且在日常工作中也需要承擔較大的風險。

三、高校政府采購內(nèi)部控制問題的主要原因

（一）內(nèi)部控制制度體系存在明顯不足

高校與企業(yè)組織形式存在較大的差異，一方面要完成教育學(xué)生的任務(wù)，另一方面還需取得科研成果，高校內(nèi)部創(chuàng)建采購制度的難度較大，政策對采購制度的制定產(chǎn)生了較大的影響，制度建設(shè)尤其被動，限制了高校采購業(yè)務(wù)的發(fā)展，降低了內(nèi)部調(diào)控機制的科學(xué)性與合理性。高校無法充分了解現(xiàn)行的政府采購政策，且受制于招聘人員，人才數(shù)量存在明顯不足。在高校政府采購工作中過于關(guān)注審批環(huán)節(jié)，并未重視內(nèi)部調(diào)控。政府采購管理中機械地聽取各方建議，未深度考慮實際。且高校內(nèi)部控制機制無法全面落實，不同部門間的采購機制也有所不同，按照上級指令的要求執(zhí)行各項工作。另外，高校運營和發(fā)展的過程中尚未形成科學(xué)的管理機制，采購中忽視了個體差異，很多工作均流于形式。不僅如此，高校采購人員需要承擔多項工作，采購人員通常嚴格按照上級的指令采購，高校采購制度中的很多崗位并未落到實處。

（二）無法正確認識政府采購內(nèi)部控制

高校領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制的認識有所不同，過于關(guān)注細節(jié)，并未制定科學(xué)的采購控制制度，依然利用經(jīng)驗主義開展內(nèi)部控制工作。高校政府采購工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)將內(nèi)部控制等同于蓋章數(shù)量，認為蓋章的數(shù)量展現(xiàn)了內(nèi)部控制的嚴謹性。部門負責人與供應(yīng)商交流溝通后，可隨意更改調(diào)整招標文件和合同內(nèi)容。除此之外，相關(guān)部門的負責人在采購中并未充分考慮預(yù)算。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校有關(guān)部門也應(yīng)該采取有效措施不斷完善內(nèi)部控制。

（三）職責部門未按照要求建立問責機制

高校政府采購工作中涉及的部門較多，但是部門職責劃分不夠清晰，尚未建立完善的問責機制，出現(xiàn)違規(guī)問題后，容易出現(xiàn)相互推諉等問題，很多部門均不能主動承擔責任。如在學(xué)校生命科學(xué)觀擴建工程中，采購的物品較多，生命科學(xué)館所在的學(xué)員需要向?qū)W校后勤部門提出申請，但是基建部門認為，空調(diào)并不是基建項目中的內(nèi)容，因此并未將其納入本年度高校預(yù)算。招標后，建筑人員方可進入現(xiàn)場施工，后勤管理部門依然以同樣的理由拒絕簽字，該種情況影響了項目驗收報告的完整性，阻礙了電梯系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施安裝施工。且水電消防工作的進展也相對遲緩，進而對當年高校政府采購工作的進度產(chǎn)生較大的影響。

某些部門則認為采購管理工作應(yīng)由采購部門負責，忽視了采購流程，不愿承擔本部門需要承擔的責任。與采購部門相互推諉，不愿在出現(xiàn)問題后承擔責任。該現(xiàn)象與落實部門責任過程中沒有明確具體要求有關(guān)。采購時，部門間的交叉無法明確主要責任人，又由于采購工作中需要投入較多的資金，故而頻繁出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，最終降低采購工作的效率。

四、加強高校政府采購內(nèi)部控制的措施

（一）優(yōu)化高校政府采購組織機構(gòu)，確定崗位職責

高校應(yīng)積極優(yōu)化采購組織布局，成立決策機構(gòu)、需求機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu)等，決策機構(gòu)需要完成審批采購管理方案及年度采購預(yù)算計劃、重大和突發(fā)事項的采購立項和審核工作，及時協(xié)調(diào)和解決政府采購中出現(xiàn)的重大問題。需求機構(gòu)主要的任務(wù)是提出切實可行的采購建議，編制本部門的采購計劃和采購預(yù)算，合理保留采購中的重要材料，更加自信地應(yīng)對來自決策機構(gòu)、供應(yīng)商和執(zhí)行機構(gòu)的質(zhì)疑，組織開展項目驗收工作。設(shè)立機構(gòu)的過程中，也要以國資部門為基礎(chǔ)下設(shè)執(zhí)行部門，明確部門的崗位職責，如預(yù)算編制、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同和驗收等多個環(huán)節(jié)，以此為基礎(chǔ)合理劃分崗位職責。

（二）正確認識高校政府采購內(nèi)部控制

若高校管理人員和教職工無法正確認識政府采購控制的意義，則再完善的機構(gòu)體系都無法展現(xiàn)該項工作的作用與價值。對此，高校必須正確認識采購內(nèi)部控制的重要性。首先，定期組織全員參與培訓(xùn)，認真學(xué)習政府采購制度和內(nèi)部控制制度。其次，政府采購內(nèi)部控制管理工作需成為常規(guī)考核當中的重要內(nèi)容，密切考核與職工薪酬工資間的聯(lián)系，從而引導(dǎo)教職工積極參與內(nèi)部控制的優(yōu)化工作。

（三）建立完善的內(nèi)部控制責任體系

考核中必須重視政府采購業(yè)務(wù)執(zhí)行概況和部門負責人工作評價間的聯(lián)系，同時，優(yōu)化和完善采購監(jiān)督機制，高校領(lǐng)導(dǎo)、使用部門和國資部門的負責人應(yīng)當切實履行自身的職責。發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制問題后，內(nèi)部審計單位要及時采取有效的控制措施，嚴肅懲處采購中的腐敗和違規(guī)行為。

五、結(jié)束語

總而言之，高校政府采購內(nèi)部控制工作日漸受到人們的重視，受多種因素的影響，在內(nèi)部控制中也存在著明顯的不足。為充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，工作人員需采取切實有效的應(yīng)對措施，建立完善的內(nèi)部控制責任體系，優(yōu)化組織機構(gòu)，確定崗位職責，以此推動高校政府采購工作的規(guī)范化開展。