事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化特點(diǎn)與發(fā)展研究

潘偉玲 江蘇省寶應(yīng)縣勞動(dòng)就業(yè)管理處

在事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中，檔案管理是其重要的組成部分。財(cái)務(wù)檔案是否完整、準(zhǔn)確，與事業(yè)單位能否理清各個(gè)發(fā)展階段的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)活動(dòng)息息相關(guān)，為政策的制定、資源調(diào)配等各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供了有力的基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)水平迅速發(fā)展的當(dāng)下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理逐漸呈現(xiàn)除了信息化的特點(diǎn)，從而為財(cái)務(wù)信息的高效利用提供了有力的支撐。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化發(fā)展的研究，為其提出有效的管理措施，能夠提升檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展。

一、什么是檔案信息化

檔案信息化指的是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案管理的活動(dòng)當(dāng)中全面的應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的處置、管理工作，為社會(huì)提供應(yīng)有的服務(wù)，從而加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。時(shí)代發(fā)展的不斷加快，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。采取什么樣的方式來(lái)推動(dòng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的開(kāi)展值得我們所有人進(jìn)行研究分析，事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，按照時(shí)代發(fā)展前進(jìn)的方向?qū)ω?cái)務(wù)檔案管理工作的模式進(jìn)行相應(yīng)的改革，充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理工作，完善檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。財(cái)務(wù)檔案作為事業(yè)單位的重要研究資料，具有重要的家長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化的管理，有利于增強(qiáng)檔案資料的利用率。推動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的將進(jìn)一步提升，從而促進(jìn)項(xiàng)目的順利實(shí)施。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性

在信息化的背景下，推動(dòng)建設(shè)檔案信息化顯得尤為重要，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)落到實(shí)處。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，可以提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，從而保證檔案能夠更加完整的保存，且保存的時(shí)間相對(duì)長(zhǎng)一些。同時(shí)，也方便了檔案管理人員查找、檢索資料，減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，大大地節(jié)省了時(shí)間，有助于管理工作效率的提升。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位需要更新管理理念，轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)檔案的管理方式，充分地利用信息技術(shù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作，展現(xiàn)其優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理的價(jià)值。

檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理和開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程，有效的提高了檔案的利用率，充分地發(fā)揮了檔案的優(yōu)勢(shì)作用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)，能夠滿(mǎn)足當(dāng)下形勢(shì)發(fā)展的需要，確保檔案安全，從而增強(qiáng)檔案的有效性，保證事業(yè)單位的各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行。在信息化時(shí)代的背景下，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都已經(jīng)朝著信息化的方向靠攏，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展顯得尤為重要。工作人員長(zhǎng)時(shí)間的整理冗長(zhǎng)繁雜的財(cái)務(wù)檔案資料會(huì)不斷的降低工作人員的工作熱情，與當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展的趨勢(shì)大相徑庭。所以，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)，保證財(cái)務(wù)檔案管理符合時(shí)代發(fā)展的需要，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步，提高財(cái)務(wù)檔案管理的時(shí)效性。

三、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化不規(guī)范

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作所涉及的內(nèi)容較多，在信息化的過(guò)程當(dāng)中需要對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票、政府項(xiàng)目采購(gòu)、工資薪酬、資產(chǎn)等各項(xiàng)信息進(jìn)行收集，對(duì)大量的單據(jù)、發(fā)票等進(jìn)行數(shù)字化的處理。而這其中大部分的數(shù)據(jù)都需要工作人員錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，在沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范管理的情況下十分容易導(dǎo)致錯(cuò)漏狀況的出現(xiàn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的完整性、真實(shí)性和有效性產(chǎn)生一定的影響。事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案作為第一手的歷史數(shù)據(jù)資料，可能用于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)研究、經(jīng)濟(jì)糾紛處理、責(zé)任事故揭露、遺留問(wèn)題處理、職務(wù)犯罪打擊等多個(gè)方面，如果沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確的收集不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致檔案失去原有的價(jià)值，而且還會(huì)給政府工作的開(kāi)展帶來(lái)阻礙。然而事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理制度目前還沒(méi)有得到相應(yīng)的完善，缺少健全的數(shù)字化管理制度規(guī)范，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件在不同的經(jīng)辦人手中以不同的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，從而導(dǎo)致在數(shù)據(jù)的錄入環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)無(wú)序錯(cuò)亂的現(xiàn)象，造成檔案的缺損。

（二）系統(tǒng)發(fā)展落后

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，采取的系統(tǒng)大多只是用于簡(jiǎn)單的檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、顯示和傳輸?shù)炔僮?，在檔案數(shù)據(jù)分析方面的應(yīng)用不夠深入。受這一因素的影響，在實(shí)際的過(guò)程中財(cái)務(wù)檔案信息化管理并沒(méi)有受到重視，很難為單位內(nèi)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供支持。在系統(tǒng)軟件的升級(jí)改造當(dāng)面，由于單位將財(cái)務(wù)檔案信息化的定位為投入大、效益小的工作，對(duì)軟硬件系統(tǒng)的投入不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有與現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行全面的接軌，存在發(fā)展滯后的問(wèn)題。系統(tǒng)軟硬件在平時(shí)的使用過(guò)程中沒(méi)有得到有效的維護(hù)，導(dǎo)致實(shí)踐的間隔較長(zhǎng)之后進(jìn)行升級(jí)會(huì)造成系統(tǒng)發(fā)生不兼容的故障，在調(diào)取財(cái)務(wù)檔案時(shí)容易造成數(shù)據(jù)的丟失，為檔案工作的正常開(kāi)展帶來(lái)了阻礙。

四、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展的措施

（一）規(guī)范數(shù)字化流程

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度建設(shè)，可以參考國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行管理細(xì)則的編制，規(guī)定財(cái)務(wù)檔案的類(lèi)型、歸檔等程序，確保檔案在數(shù)字化流程中得到規(guī)范。在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息歸檔管理當(dāng)面，還需要加強(qiáng)分工，保證信息的錄入、上傳等操作責(zé)任到人，防止出現(xiàn)延后的事情。比如財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)錄入核算資料的責(zé)任，保證財(cái)務(wù)檔案能夠及時(shí)的歸檔，并且確保檔案數(shù)據(jù)的完整、規(guī)范。針對(duì)財(cái)務(wù)賬簿、憑證和決策等不同類(lèi)型檔案信息，還應(yīng)該做好年限的區(qū)分工作?？砂凑帐辍⑷?、永久等類(lèi)型進(jìn)行劃分。針對(duì)文字、圖片和表格檔案，可以按照規(guī)定分別以DOCX、PDF和XLSX格式存儲(chǔ)。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

在事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作加強(qiáng)信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)管理檔案系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新和改造，為檔案的數(shù)據(jù)收集、分析和傳遞等工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)職稱(chēng)。適當(dāng)?shù)脑黾淤Y金的投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，保證系統(tǒng)硬件設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，降低系統(tǒng)崩潰事件發(fā)生的概率，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失。在進(jìn)行設(shè)備的采購(gòu)前，需要全面的了解財(cái)務(wù)檔案管理的需求，合理的進(jìn)行設(shè)備的選擇，保證系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間和配套設(shè)備能夠滿(mǎn)足實(shí)際的需要。在系統(tǒng)軟件更新方面，需要加強(qiáng)兼容性分析，根據(jù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的類(lèi)型、編程語(yǔ)言等對(duì)軟件進(jìn)行更新?lián)Q代，為財(cái)務(wù)檔案管理工作的高效開(kāi)展提供強(qiáng)有力的支撐。

五、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理信息化的過(guò)程當(dāng)中仍然存在著一些問(wèn)題，單位財(cái)務(wù)檔案容易出現(xiàn)破損等現(xiàn)象，為檔案資源的合理利用和事業(yè)單位工作的開(kāi)展帶來(lái)了不利的影響。為了推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平，需要加強(qiáng)制度建設(shè)規(guī)范數(shù)字化流程，為檔案的信息化提供支持，從而為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理提供強(qiáng)有力的保障。