通信企業(yè)檔案管理中的保密與利用

陳千紅 江蘇省通信服務(wù)有限公司

為城市建立通訊信號(hào)，確保人們信息交流的順暢性是通信企業(yè)不可或缺的一部分內(nèi)容，這也充分的表明出了通信檔案管理的內(nèi)容更為側(cè)重通信功能身份信息管理，故此本文旨在從通信企業(yè)檔案管理工作的原則以及應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)要注意的幾大事項(xiàng)等方面進(jìn)行了分析。

一、通信工程檔案管理的“三同步”原則

（一）開工與施工準(zhǔn)備文件收集整理同步

在這個(gè)過程中所需要收集的檔案資料較多，其中包括了計(jì)劃任務(wù)書，項(xiàng)目建議書以及地質(zhì)圖和實(shí)驗(yàn)報(bào)告等等方面，所以這也對(duì)通信工程檔案管理提出了一定的要求，必須要加強(qiáng)與檔案部門的相關(guān)人員保持密切的聯(lián)系，同時(shí)做到高效協(xié)作，按時(shí)按質(zhì)完成材料的收集與整理等各項(xiàng)工序。

（二）施工與施工文件收集整理同步

在開展通信工程建設(shè)中，必須要加強(qiáng)重視其施工過程中的檔案管理，而且在此過程中所需要收集的資料也較多，其中包括了施工計(jì)劃和施工報(bào)告以及各項(xiàng)技術(shù)措施等等，除此之外也包括了施工記錄和施工圖紙等，但需要注意的是在收集相關(guān)資料的過程中需要認(rèn)真審核每一項(xiàng)數(shù)據(jù)資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)的進(jìn)行解決。

（三）交工與竣工文件收集整理同步

通信工程項(xiàng)目施工完畢以后會(huì)進(jìn)入到竣工驗(yàn)收階段，而這也標(biāo)志著整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入尾聲，需要驗(yàn)收部門和檔案部門的高度配合，最大限度的保障檔案資料的完整性，一般來說在這一過程中需要收集的材料有試運(yùn)行，竣工驗(yàn)收等等。

二、通信檔案管理中的保密工作

（一）網(wǎng)絡(luò)安全管理

當(dāng)前我國(guó)各個(gè)通信企業(yè)都已經(jīng)建立了一套完善的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理系統(tǒng)，雖然可以在一定程度上提高工作效率，但同時(shí)也使得通信檔案管理工作面臨著較大的安全風(fēng)險(xiǎn)，一般來說，這種安全風(fēng)險(xiǎn)主要來源于病毒的攻擊，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失或者是損壞，甚至還有可能會(huì)造成泄密等諸多現(xiàn)象的產(chǎn)生，所以為了能夠有效的避免此類現(xiàn)象的產(chǎn)生，通信企業(yè)必須要高度重視網(wǎng)絡(luò)安全防御工作，強(qiáng)化對(duì)安全防御軟件的使用，同時(shí)也要定期優(yōu)化計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，譬如可以采取設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻的方式來達(dá)到提高其安全性，另外，當(dāng)員工再登陸檔案管理系統(tǒng)的過程中也可以采取雙重身份驗(yàn)證的方式并且針對(duì)不同的崗位設(shè)置對(duì)應(yīng)的查詢權(quán)限，在此過程中，通信企業(yè)也要不斷規(guī)范日常的管理工作流程，定期安排專人對(duì)設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作。

（二）內(nèi)部管理工作

要想做好通信檔案管理中的保密工作，則必須要從其內(nèi)部管理進(jìn)行著手控制，具體來說，首先，可以在日常工作中通過對(duì)所有人員展開安全知識(shí)培訓(xùn)，使每一位人員都能夠清楚的認(rèn)識(shí)到做好檔案管理中保密工作的重要性，同時(shí)也要具備較強(qiáng)的檔案信息安全意識(shí)。其次，將黨和國(guó)家的相關(guān)政策和指導(dǎo)方針傳達(dá)給全體人員，為企業(yè)的發(fā)展指明方向，并以此來規(guī)范每一位員工的工作行為。再次，對(duì)通信企業(yè)的管理機(jī)制進(jìn)行不斷的完善，同時(shí)還要設(shè)置專門的監(jiān)管部門，嚴(yán)格監(jiān)管每一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)于員工的具體職責(zé)與義務(wù)要予以明確，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題能夠及時(shí)找出相關(guān)的責(zé)任人，避免大家相互推諉。最后，做好紙質(zhì)檔案的保管工作，尤其是重點(diǎn)注意防潮，盡可能的避免由于保管不當(dāng)而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞或者是遺失等現(xiàn)象，同時(shí)相關(guān)的人員在對(duì)檔案進(jìn)行借閱的過程中也要認(rèn)真做好記錄工作，包括借閱人員的姓名、時(shí)間等等，不斷完善借閱機(jī)制，使之能夠變得更加的規(guī)范化以及合理化。

三、通信企業(yè)檔案利用過程中重點(diǎn)注意的事項(xiàng)

（一）檔案內(nèi)容及價(jià)值審查

檔案等級(jí)劃分，具體可以根據(jù)檔案的種類和保密性以及內(nèi)容等，并利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的分類并且認(rèn)真審查其檔案的價(jià)值與內(nèi)容，而要想實(shí)現(xiàn)這一工作必須要從以下幾個(gè)步驟進(jìn)行，第一，篩選檔案信息，對(duì)需要開放使用權(quán)的檔案進(jìn)行明確；第二，由通信企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員對(duì)初步篩選出來的內(nèi)容的使用價(jià)值進(jìn)行有效的評(píng)估，便于為后續(xù)檔案使用權(quán)限的開放方案的合理制定提供重要的依據(jù)；第三，對(duì)該項(xiàng)方案的可行性進(jìn)行檢查，并最終確定是否能夠得以推行，在此過程中需要對(duì)通信檔案的利用流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，使其價(jià)值能夠得以充分的發(fā)揮出來。

（二）加密及解密工作

企業(yè)在對(duì)通信檔案管理工作進(jìn)行保密與利用的過程當(dāng)中，必須要在基于國(guó)家法律法規(guī)的前提之下進(jìn)行，不可觸碰法律底線，每一項(xiàng)檔案管理工作都要合理且合法，當(dāng)前我國(guó)對(duì)于檔案管理工作也制定出了相應(yīng)的法律法規(guī)，并且對(duì)于檔案管理的保密工作等級(jí)在《檔案法》和《保密法》，這兩部法律中也已經(jīng)有了明確的規(guī)定，在此過程中，針對(duì)于不同的檔案管理等級(jí)，其所使用的管理方式也會(huì)存在著差異性，并且對(duì)于通信檔案的保密時(shí)間也有著明確的規(guī)定，不能無限制的對(duì)檔案進(jìn)行封存，否則會(huì)對(duì)檔案的使用效益造成一定的影響，所以這就對(duì)相關(guān)的通信檔案管理人員提出了一定的要求，必須要會(huì)對(duì)檔案的保密登記進(jìn)行明確的辨別，并以此來制定出合理化的檔案保密期限。此外，通信檔案的價(jià)值會(huì)隨著外部環(huán)境的變化而做出改變，為此在檔案管理的過程當(dāng)中，管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案的保密期限適當(dāng)?shù)淖鞒稣{(diào)整，以便能夠更加貼合實(shí)際現(xiàn)狀，在此過程中需要值得特別主要的是，針對(duì)于沒有任何使用價(jià)值的通信檔案，需要管理人員及時(shí)的對(duì)無使用價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，從而確保通信企業(yè)的正常、有序化運(yùn)行。

四、結(jié)束語

綜上所述，通信檔案作為目前我國(guó)通信建設(shè)活動(dòng)過程中的重要產(chǎn)物，在此過程中需要企業(yè)高度進(jìn)行重視，并且認(rèn)真做好檔案管理中的保密與利用工作，但是在整個(gè)過程中應(yīng)當(dāng)要重點(diǎn)注意對(duì)檔案內(nèi)容以及使用價(jià)值的審查以及加密和解密工作，同時(shí)也要做好安全防御工作，避免遭受病毒的攻擊，并以此來確保通信企業(yè)的健康、可持續(xù)化發(fā)展。