新時期醫(yī)院檔案管理與利用分析

段巖 保定市第一中醫(yī)院

新時期醫(yī)院強化對檔案的管理和利用，是推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵，必須要把檔案管理做成記憶工程，利用檔案中記錄的珍貴數(shù)據(jù)來指引醫(yī)院的建設(shè)。但如何進行檔案管理，如何高效的利用檔案來指引醫(yī)院建設(shè)卻是非常值得思考的問題。

一、醫(yī)院檔案管理的路徑

新時期，黨和國家高度重視檔案工作，強調(diào)要把檔案工作當作記憶工程來做，醫(yī)院檔案管理顯然要做成記憶工程。而隨著信息技術(shù)的進步，醫(yī)院檔案管理信息化是必然的趨勢，同時在云物大智移等技術(shù)的支持下，數(shù)據(jù)化的檔案管理已經(jīng)成為可能。因此，醫(yī)院檔案管理必然要用更加現(xiàn)代化的管理手段以及現(xiàn)代化的保護技術(shù)來對醫(yī)院形成的檔案進行更為科學(xué)的管理。其中一個核心的問題是如何找到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并行的平衡點，突出電子檔案方便共享特性的同時，做好紙質(zhì)檔案的保存保管工作。

為此，醫(yī)院必須要針對性地梳理檔案管理的流程，然后依托現(xiàn)代信息技術(shù)重新構(gòu)建醫(yī)院檔案管理方法。PDCA以及SDCA是非常不錯的方法，PDCA和SDCA是管理領(lǐng)域非常著名的兩個循環(huán)體系，其中PDCA相當于全面質(zhì)量管理，包含計劃、執(zhí)行、檢查以及處理四個要素。SDCA具有標準化的特征，其四個要素是標準化、執(zhí)行、檢查和總結(jié)，包括所有和改進過程相關(guān)的流程的更新。在醫(yī)院檔案管理中引入這兩個循環(huán)，主要是利用PDCA來分析醫(yī)院檔案管理的問題，并對問題進行改進，形成標準化的檔案管理方法體系，然后用SDCA來進行鞏固。通過對管理流程的優(yōu)化，形成標準化的管理體系，也就是必須要有章可循、有法可依，檔案管理的各個環(huán)節(jié)從資料收集，到歸檔，再到掃描成電子檔案存入計算機都要條理清晰，目的明確。但注意標準化規(guī)范化不能僵化，因為檔案管理是一個動態(tài)過程。所以檔案管理必須要持續(xù)地改進管理體制機制，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理形勢，尤其是為了適應(yīng)新信息技術(shù)的應(yīng)用，必須要對管理體制進行重塑，并且特別加強對電子檔案的管理，電子檔案方便了檔案的共享利用，但是電子檔案只要共享就會用到網(wǎng)絡(luò)，而在網(wǎng)絡(luò)節(jié)點之間的交互過程中，很可能遭遇被抓取的問題，這非常可能造成檔案信息的泄露，特別是一些敏感信息，因此必須要加強電子檔案的安全管理，特別是利用云服務(wù)的醫(yī)院，必須要科學(xué)地利用現(xiàn)有技術(shù)手段加強檔案信息的安全性。

對于紙質(zhì)檔案而言，也應(yīng)當采取合適的方法來進行保管，特別是一些珍貴的紙質(zhì)檔案，無酸卷盒是目前比較理想的一種紙質(zhì)檔案保存方法，無酸卷盒不易老化，耐腐蝕，非常適合長期保存，注意一個保存盒中應(yīng)當存入一個類型的文書檔案，卷盒上要完善卷宗號、類別代號、編號等等信息，當然也可以在盒子上加上一個電子標簽，用于記錄盒內(nèi)所有檔案的信息，只需要掃描標簽就可以查看檔案的維護情況，包括最近的一次維護，是否有檔案出借、保存的期限等等。

二、醫(yī)院檔案利用的策略

檔案管理的最終目的是要利用檔案來指導(dǎo)醫(yī)院建設(shè)，檔案必須要利用起來才能發(fā)揮其最大價值。醫(yī)院檔案管理人員要堅持到位而不越位，強調(diào)服務(wù)周到但不給醫(yī)院建設(shè)添亂，發(fā)揮檔案管理的專業(yè)特長，立足指導(dǎo)，全方位地為醫(yī)院的工作服務(wù)，積極但不冒進。醫(yī)院工作做到哪里，檔案的業(yè)務(wù)就跟到哪里，為醫(yī)院工作提供有效依據(jù)。

為此要積極開發(fā)檔案信息資源，多渠道、深層次以及創(chuàng)新性地開發(fā)檔案的信息資源，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理以及醫(yī)院患者提供服務(wù)，比如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，數(shù)據(jù)集成與共享技術(shù)，以電子病歷為核心，組建一個服務(wù)各科室醫(yī)務(wù)人員的平臺，通過匯總醫(yī)院的病歷，并對各科室醫(yī)務(wù)人員共享，然后利用相應(yīng)的算法，由計算機自動對比歷史檔案資料，為新病例的診斷、治療提供一些依據(jù)，供醫(yī)務(wù)人員參考，當然隨著數(shù)據(jù)的不斷匯總，還可以基于大數(shù)據(jù)的可視化分析，對提高醫(yī)院治療水平、服務(wù)水平提供幫助，更進一步則還可以對居民健康做出分析，進而實現(xiàn)智慧醫(yī)療。再比如利用醫(yī)務(wù)人員檔案資料，幫助醫(yī)院人力資源管理做出人事決策，在任何一個領(lǐng)域，人事決策都是最難的一個環(huán)節(jié)，利用醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員檔案了解每一位執(zhí)業(yè)醫(yī)師的能力、經(jīng)歷、培訓(xùn)考核、科研創(chuàng)新、職業(yè)操守等等，從而為醫(yī)院人力資源管理梳理出人才，并為人事決策提供一些參考意見。

很顯然，醫(yī)院管理者要用好醫(yī)院檔案，就必須要強化信息化建設(shè)，通過對檔案的數(shù)字化改造，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案快速高效的共享。因此，醫(yī)院要以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，不斷完善IT環(huán)境，通過構(gòu)建功能強大的計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等來打造完善的硬件基礎(chǔ)，進一步配備適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案管理平臺，并面向有需求的人士提供檔案服務(wù)。

綜上所述，新時期醫(yī)院檔案管理應(yīng)當做成記憶工程，要科學(xué)地處理電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的平衡問題，通過高效地管理和科學(xué)地利用發(fā)揮檔案資料的價值?！肮堋笔菣n案有效利用的重要保證，而“用”則是檔案管理的最終使命，醫(yī)院要“管用結(jié)合”突出檔案價值，以此來指導(dǎo)醫(yī)院建設(shè)。