論加強醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

左善瑩 灌南縣第一人民醫(yī)院

醫(yī)院文書管理涉及方方面面，不僅包括醫(yī)務工作、人事工作、科研工作，還包括醫(yī)院的規(guī)劃、基礎建設等方面。因此為了提升醫(yī)院文書檔案管理工作水平，以下就加強醫(yī)院文書檔案管理工作進行了探討分析。

一、醫(yī)院文書檔案的重要作用

1.醫(yī)院管理的查考憑據(jù)。醫(yī)院文書檔案是對醫(yī)院各項活動的記錄，包括各種規(guī)章制度，各種行政事務的處理過程、結(jié)果及管理活動的經(jīng)驗總結(jié)等，是醫(yī)院工作查考的憑據(jù)。通過文書檔案資料的查考，可以更好地熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、處理各種問題，從而有效地推動各項工作地開展。

2.領(lǐng)導決策的參考依據(jù)。醫(yī)院文書檔案記錄了醫(yī)院管理活動中的情況、成果、經(jīng)驗和教訓等，包含了大量的醫(yī)療、管理等信息，能夠為領(lǐng)導決策提供重要參考，對制定計劃、總結(jié)情況、推廣先進管理經(jīng)驗等都是重要的參考資料，充分利用文書檔案資料，對促進領(lǐng)導科學決策，推動醫(yī)院各項工作開展具有重要作用。

3.宣傳教育的生動素材。醫(yī)院文書檔案較詳實地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，具有歷史性、直觀性等特點，是宣傳教育的生動素材。利用醫(yī)院文書檔案舉辦各種展覽活動、編寫醫(yī)院發(fā)展史等，充分介紹宣傳醫(yī)院的發(fā)展歷程，增強廣大醫(yī)療工作者和人民群眾對醫(yī)院的認識。

二、醫(yī)院文書檔案管理的主要原則

1.規(guī)范化原則。根據(jù)醫(yī)院文書檔案資料鑒定、收集、保管、管理以及利用等事項，要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理流程，主要包括以下方面：統(tǒng)一規(guī)范立卷歸檔，嚴格控制立卷歸檔的完整性以及時效性，重點做好立卷歸檔管理，合理分工協(xié)作立卷工作，并以實踐性以及科學性作為原則來劃分醫(yī)院文書檔案的保管期限；統(tǒng)一規(guī)范工作流程，執(zhí)行檔案管理相關(guān)標準，檢查檔案管理的不同環(huán)節(jié)，保證檔案材料的系統(tǒng)化；統(tǒng)一規(guī)范操作技術(shù)，無論紙質(zhì)檔案管理或者是電子檔案的管理，都需要根據(jù)一定的工作技巧以及工作方法完成。

2.標準化原則。大多數(shù)的醫(yī)院文書檔案是從公文轉(zhuǎn)化過來，因此做好公文管理可以說是做好醫(yī)院文書檔案管理重要的基礎與前提。為改進公文管理的效率，需要嚴格把握公文質(zhì)量，統(tǒng)一制定標準進行規(guī)范化管理，主要內(nèi)容包括：選用優(yōu)質(zhì)公文紙，尺寸幅面要符合征服規(guī)定，公文的制發(fā)需要履行簽發(fā)手續(xù)，并且滿足審批的權(quán)限，標注明確公文的日期；不同形式的公文，需要字跡鮮明清晰，從而有利于長期保存；公文的格式需要規(guī)范。

3.保密性原則。首先是要保證文書檔案原始性。一旦形成紙質(zhì)檔案，原始性往往難以改變，不過電子檔案因為缺乏固定的載體以及形式，因此電子檔案原始性的確定也就是當前檔案管理的難點。其次是要改進電子檔案加密性。使用先進的技術(shù)可以提高電子檔案的安全性，比如可以定期更換密鑰并且加密通訊傳輸?shù)取?/p>

三、加強醫(yī)院文書檔案管理工作的措施

1.保證質(zhì)量。醫(yī)院文書檔案管理工作不能出任何差錯，否則可能會造成無可挽回的損失。除了要求醫(yī)院文書檔案管理人員在思想上具備責任意識之外，還應該建立醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量保障機制。這一質(zhì)量保障機制要從文書檔案的生成、歸檔、調(diào)檔、流轉(zhuǎn)、保管、利用等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，確保每一個環(huán)節(jié)都不會出現(xiàn)任何差錯。文書檔案管理的質(zhì)量保障機制要和文書檔案管理人員績效考核相掛鉤，從而在制度層面提高文書檔案管理人員積極性和危機感。為了全面提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院還應該建立文書檔案管理的標準化、規(guī)范化規(guī)程，將文書檔案管理工作流程化、細節(jié)化、品質(zhì)化，防范文書檔案管理工作中任何可能出現(xiàn)的疏漏和不足，從而將質(zhì)量系于制度而非個人。醫(yī)院應鼓勵文書檔案管理人員參與制定規(guī)章制度，并在崗位工作中遵循更高的要求和標準做好文書檔案管理工作。

2.創(chuàng)新方法。醫(yī)院文書檔案管理人員應講求方法，善于將文書檔案管理的新方法運用到實踐中來。一方面，醫(yī)院文書檔案管理人員應吸收、借鑒檔案管理的最新理論和前沿技術(shù)，善于更新知識體系和崗位技能，能夠在崗位工作中做到創(chuàng)新實踐；另一方面，醫(yī)院文書檔案管理人員還要做到具體工作的具體化，尤其要針對醫(yī)院文書檔案管理工作的特殊性，形成一套差異化的工作路線，不斷提升文書檔案管理工作的針對性。當前醫(yī)院文書檔案管理人員應積極探索文書檔案管理工作的電子化、信息化技巧，除了應掌握文書檔案管理電子化、信息化的理論之外，還要善于從信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)、使用、維護等角度出發(fā)，掌握具有時代性、前沿性的文書檔案管理新方法。醫(yī)院文書檔案管理人員還必須精于文書檔案的檢索、查詢以及利用，使各類檔案的應用價值得到充分的發(fā)揮。

3.提升效益。醫(yī)院文書檔案管理并不是簡單地將各類檔案分類整理并束之高閣，而是要充分發(fā)揮文書檔案管理的效益，使文書檔案管理機制的作用和功能在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中得到充分的凸顯。一方面，醫(yī)院文書檔案管理能夠為相關(guān)資料的追溯和查詢提供保障和提供便利，這將有利于醫(yī)院管理工作的開展；另一方面，醫(yī)院文書檔案本身就是醫(yī)院和社會的一筆財富，應積極發(fā)掘醫(yī)院文書檔案的潛在價值，使醫(yī)院文書檔案不再是靜態(tài)的檔案，而是應成為具備社會價值的檔案資料。醫(yī)院文書檔案管理人員應積極探索如何提升醫(yī)院文書檔案管理的效益，突破現(xiàn)有管理機制的局限性，滿足新時代醫(yī)院文書檔案管理的新要求。具體來說，新時代醫(yī)院文書檔案管理人員不能停留于將各類文書檔案歸類整理等層面，而是要將文書檔案資料視作醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的一類寶貴資源庫，并從中不斷發(fā)掘出有價值的內(nèi)容，使各類文書檔案能夠推進現(xiàn)代化醫(yī)院建設。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案對未來醫(yī)療具有指導意義，其是對醫(yī)院臨床醫(yī)學進行研究的記錄者，是醫(yī)學科學的第一手資料，可以為未來科學提供全面的實踐指導，是各種決策和研究的輔助材料，因此對醫(yī)院文書檔案管理進行分析具有重要意義。