事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

王紅軍 麒麟鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心

隨著信息化的普及，國(guó)家對(duì)檔案管理信息化越來(lái)越重視，中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，文件中明確要求加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，這充分說(shuō)明信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢(shì)。隨著國(guó)家綜合檔案館信息化的普及和利用，大多數(shù)的事業(yè)單位也開始探索檔案管理的信息化建設(shè)，但是在信息化建設(shè)過(guò)程中卻存在著種種問(wèn)題，影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和原則

檔案信息化建設(shè)，就是對(duì)單位室藏紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化掃描的方式進(jìn)行加工，并利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息資源的管理。室藏檔案資源，只有通過(guò)數(shù)字化加工，才能實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。

在檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，要明確遵循以下三點(diǎn)原則，確保檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，一是規(guī)范性原則，在檔案信息化建設(shè)的全過(guò)程都要秉持規(guī)范性的原則，這是做好檔案信息化建設(shè)的首要原則，尤其是在數(shù)字化加工過(guò)程中，一定要注意規(guī)范性，要制定合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案，確保數(shù)字化掃描檔案資源的規(guī)范性；二是注重檔案信息化建設(shè)的效益，室藏檔案涉及的檔案類型較多，每種檔案有每種檔案的專業(yè)特點(diǎn)，這就需要多個(gè)崗位人員的配合，提高檔案信息化建設(shè)的效率；三是注重檔案資源的安全管理，這不僅是指在數(shù)字化過(guò)程中對(duì)檔案資源的保護(hù)，還指檔案信息化資源的安全保護(hù)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，堅(jiān)決避免檔案信息泄露和丟失。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

事業(yè)單位的檔案信息化管理建設(shè)直接影響企業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案資源的使用效率有著極大的影響。信息化建設(shè)是未來(lái)事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)，在新時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展中，事業(yè)單位要結(jié)合需求來(lái)制定完善的信息化檔案建設(shè)計(jì)劃，從實(shí)際情況出發(fā)制定檔案信息化管理制度，提升管理效率和管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展。

（一）將檔案信息化管理工作納入日常管理之中

檔案管理工作的信息化建設(shè)可以有效的提升檔案管理工作的進(jìn)行效率和質(zhì)量，進(jìn)而優(yōu)化企業(yè)對(duì)檔案資源的使用，推動(dòng)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)質(zhì)量的提升。在未來(lái)的發(fā)展中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)的重視，在明確使用收益以及建設(shè)規(guī)范的前提之下制定完善的信息化建設(shè)規(guī)范，將信息化建設(shè)工作和企業(yè)的發(fā)展結(jié)合，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用。同時(shí)，為了優(yōu)化檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，工作人員應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行信息化教育，提升工作人員對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的重視，優(yōu)化其信息使用能力，保證信息環(huán)境下檔案的使用和處理效率。信息化技術(shù)為基礎(chǔ)之下的檔案管理系統(tǒng)可以滿足不同部門的檔案查閱功能，有效的提升了檔案資源的利用效率。

（二）結(jié)合信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理設(shè)施的建設(shè)

當(dāng)前我國(guó)社會(huì)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)逐漸普及，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的技術(shù)，極大的提升了人們的生活質(zhì)量。在信息化發(fā)展的大背景之下，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)在工作和管理中引入信息技術(shù)，保證各類管理工作的高效進(jìn)行。技術(shù)人員可以在檔案管理中引入信息化技術(shù)，借助對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)在事業(yè)單位內(nèi)部推進(jìn)信息化的全面建設(shè)，推動(dòng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。在實(shí)際建設(shè)中，信息化建設(shè)對(duì)各類基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件控制系統(tǒng)有著較高的要求，因此建設(shè)中事業(yè)單位要加大對(duì)信息建設(shè)的資金投入，在檔案管理中引入先進(jìn)的信息管理的存儲(chǔ)設(shè)備，設(shè)備的完善功能可以極大的提升檔案管理工作的進(jìn)行效率。在信息技術(shù)背景之下，技術(shù)人員不應(yīng)當(dāng)僅僅在檔案管理中使用網(wǎng)絡(luò)，為了推動(dòng)事業(yè)單位的全面信息化建設(shè)，技術(shù)人員可以借助網(wǎng)絡(luò)將不同的工作部門進(jìn)行聯(lián)系，使得工作人員可以即時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢和利用，借助信息技術(shù)的便利性來(lái)推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)在事業(yè)單位中的普及，為全面的信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

（三）結(jié)合信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)

在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用中，管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)檔案分析和管理工作思維，借助信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)主動(dòng)地信息分析和推動(dòng)，使得事業(yè)單位的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在未來(lái)的信息化檔案管理發(fā)展中，事業(yè)單位要提升管理人員的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，使得管理人員可以主動(dòng)了解不同部門在日常工作中的信息需求，并在檔案的分析管理中設(shè)計(jì)個(gè)性化的信息資源發(fā)送模式，借助電子檔案以及網(wǎng)絡(luò)來(lái)主動(dòng)為不同工作部門提供信息，優(yōu)化檔案建設(shè)信息化建設(shè)效果，提升事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)中檔案管理工作的價(jià)值。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)重要工作，近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展事業(yè)單位檔案管理模式也發(fā)生了根本性變化，改變了以往的紙質(zhì)檔案保存模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，能夠高效整合各種檔案資源。事業(yè)單位檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效管理，同時(shí)還能提升檔案信息的準(zhǔn)確性，使整個(gè)檔案更加規(guī)范。