衛(wèi)生機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案的建立與管理分析

王威 公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學(xué)校

一、衛(wèi)生機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案建立

（一）申購材料

主要是指購買各項(xiàng)設(shè)備所需填寫的申請單、購買設(shè)備的可行性分析書、各類招投標(biāo)書、各類合同等等。

（二）驗(yàn)收材料

主要是指購買一些儀器所帶來的相關(guān)證明儀器設(shè)備的證書或者手冊。其中包括各類儀器設(shè)備的裝機(jī)報(bào)告、清單、責(zé)任書等文字資料。一般情況下，將各項(xiàng)儀器設(shè)備使用說明和操作手冊復(fù)印，將復(fù)印件交給使用部門，原件留存歸檔。對于所有儀器設(shè)備的發(fā)票復(fù)印件全部歸檔。針對一些進(jìn)口設(shè)備，以及備存進(jìn)口設(shè)備，涉及的相關(guān)的材料，都需要?dú)w檔。針對一些檢測儀器，如監(jiān)護(hù)儀、內(nèi)窺鏡等設(shè)備，還要留存其“商檢報(bào)告”；針對一些需要強(qiáng)制檢定的計(jì)量測量設(shè)備，如B超、心電圖機(jī)等設(shè)備，要將首檢證書進(jìn)行留存歸檔；針對一些特種設(shè)備，需要將使用證進(jìn)行留存歸檔；針對甲乙類大型醫(yī)用設(shè)備，還要留存配置許可證，并歸檔。

（三）在運(yùn)行過程中形成的材料

1.針對購入的能夠單獨(dú)使用，可以為病人診療檢查，直接收取費(fèi)用的儀器設(shè)備，在完成驗(yàn)收以后，將設(shè)備記錄本發(fā)放給使用設(shè)備的科室，嚴(yán)格要求各個科室按照標(biāo)準(zhǔn)每日逐筆記錄登記。記錄本中主要記錄的內(nèi)容有：開關(guān)機(jī)時間、使用的次數(shù)、檢查次數(shù)、治療次數(shù)、病人姓名、操作人員等。記錄本在每月固定一天進(jìn)行小結(jié)，年終還要進(jìn)行年度總結(jié)。每個記錄本在全部記錄完畢后，使用科室需要拿著記錄本到設(shè)備管理科室換取新的記錄本，設(shè)備管理科室留存歸檔使用完畢的記錄本。對于已經(jīng)報(bào)廢的設(shè)備，記錄本應(yīng)該一起收回歸檔。另外，針對臨床上使用的萬元設(shè)備，每個季度都需要定期開展成本分析，包括使用的科室、儀器設(shè)備的名稱、儀器設(shè)備相關(guān)規(guī)格和型號、折舊情況、本季度的純收入報(bào)告。針對儀器設(shè)備分析整體的收入、支出等使用情況。每年度一起設(shè)備的分析報(bào)告都需要存入檔案當(dāng)中進(jìn)行管理。

2.所有的儀器設(shè)備在使用過程中，需要對儀器設(shè)備定期保養(yǎng)和維修。所有的工作步驟都需要形成文字版本，包括時間、檢查的問題、維修工作等內(nèi)容，對于外請專家來維修的記錄單也要整理歸入檔案當(dāng)中。

3.針對國家質(zhì)監(jiān)局要求需要強(qiáng)制檢定的計(jì)量測量儀器設(shè)備，需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來開展校準(zhǔn)工作，并且還需要將相關(guān)證件的復(fù)印件放入到檔案當(dāng)中。針對一些使用時間比較長，但是發(fā)生故障不能修復(fù)使用的儀器設(shè)備，計(jì)入報(bào)廢處理，由使用的科室和儀器設(shè)備管理科室共同負(fù)責(zé)后續(xù)工作，使用科室應(yīng)該填寫封存、報(bào)廢表（一式兩份），其內(nèi)容有使用科室、儀器設(shè)備名稱、型號規(guī)格、已使用年限、相關(guān)部門的意見以及使用科室和保存科室交接雙方的簽字等。完成填報(bào)材料后，一份需要給財(cái)務(wù)科，一份需要給設(shè)備管理部門。另外，對于每臺儀器設(shè)備要建立對應(yīng)的檔案，同時裝訂在一本“儀器設(shè)備履歷表”，在表中完善設(shè)備的各項(xiàng)資料內(nèi)容。

二、做好衛(wèi)生機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理的建議

（一）合理規(guī)劃歸檔范圍

衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)該合理規(guī)劃歸檔范圍，明確各項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備是否屬于歸納范圍內(nèi)，這樣可以大大降低檔案室的多余資料，還能有效緩解檔案管理人員的工作壓力，減少工作量。由于衛(wèi)生機(jī)構(gòu)當(dāng)中，一些小型醫(yī)療設(shè)備，其具有較高的創(chuàng)收水平，并且回報(bào)期比較短，所以近些年衛(wèi)生機(jī)構(gòu)當(dāng)中的小型設(shè)備檔案數(shù)量越來越多。而現(xiàn)在留存的小型醫(yī)療設(shè)備檔案，主要是為了購買同類設(shè)備提供一些參考。按照《醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法》中的第三十二條：“衛(wèi)生機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的單價(jià)在5萬元及以上，需要建立對應(yīng)的管理檔案。檔案的內(nèi)容包括但不限于，申報(bào)的資料以及儀器設(shè)備使用和維修等相關(guān)資料。針對單價(jià)5萬元以下的儀器設(shè)備，衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可以結(jié)合實(shí)際情況，制定自己的管理機(jī)制。衛(wèi)生機(jī)構(gòu)可以將單價(jià)在5萬元以下的儀器設(shè)備，制定分類管理機(jī)制，可以將其統(tǒng)一標(biāo)為編號CC，這樣可以大大降低檔案的制作和存儲工作量，管理效果更加高效。

（二）構(gòu)建信息化管理體系

構(gòu)建信息化的設(shè)備檔案管理，就是在檔案建立過程中，將產(chǎn)生的相關(guān)文檔資料收錄到相應(yīng)的設(shè)備管理系統(tǒng)中，從而使檔案信息可以得到更加快速的補(bǔ)充與登記，對設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)的匯編，為后期的檔案檢查和維修等提供較大便利。當(dāng)前許多衛(wèi)生機(jī)構(gòu)缺乏合理有效的設(shè)備檔案信息化管理，這就使相關(guān)科室的檔案需求不能得到快速響應(yīng)，其科室只能通過相關(guān)檔案管理人員在設(shè)備檔案表中對其設(shè)備信息進(jìn)行查詢，或者前往檔案室對其原始紙質(zhì)資料進(jìn)行查詢，這就會使設(shè)備的信息獲取效率大大降低。而衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案信息化管理后，就可以使臨床需求得到有效解決，還可以明顯提高其檔案信息查找效率。在購進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備后，就要將其資料進(jìn)行建檔，設(shè)備驗(yàn)收人員要將其資料錄入到設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)中，然后將其驗(yàn)收模塊中的部分?jǐn)?shù)據(jù)調(diào)至檔案模塊中，這些資料以電子檔案形式存儲在計(jì)算機(jī)，各個臨床科室可以從系統(tǒng)當(dāng)中下載使用，檔案的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)全系統(tǒng)內(nèi)共享。各個科室都可以根據(jù)自己的需求，來查閱采購合同、技術(shù)參數(shù)、操作手冊，這些數(shù)據(jù)信息對后期設(shè)備的使用有著重大的參考意義。

三、結(jié)束語

在信息時代，每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息，為了保障檔案信息資料的時效性、完整性、真實(shí)性，檔案管理人員必須要通過不斷學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)技能，在這個基礎(chǔ)上構(gòu)建完整的檔案管理制度與體系，針對整個方面的信息進(jìn)行回收和采集，充分發(fā)揮檔案信息資料的價(jià)值和作用，為相關(guān)工作的開展提供支持和參考。