信息技術(shù)時(shí)代下的報(bào)紙檔案管理工作分析

吉楠 濰坊日?qǐng)?bào)社

報(bào)紙作為重要的信息傳播手段，一般在對(duì)其進(jìn)行保管時(shí)，常將其溫度控制在24℃左右，而相對(duì)濕度也應(yīng)避免超過(guò)60%，由此確保報(bào)紙檔案得到良好的存儲(chǔ)。同時(shí)，還可充分依靠信息技術(shù)促使報(bào)紙檔案趨于信息化管理方向發(fā)展，這樣才能最大化發(fā)揮出報(bào)紙檔案的潛在價(jià)值，使其為時(shí)代建設(shè)與信息高效傳播帶來(lái)助力。

一、報(bào)紙檔案管理工作的主要內(nèi)容

在報(bào)紙檔案管理工作中，主要是針對(duì)報(bào)社發(fā)行報(bào)紙、出版計(jì)劃、刊發(fā)記錄等信息予以有效保管與記錄的工作內(nèi)容。其中針對(duì)已發(fā)行報(bào)紙的管理，具體是實(shí)施分類(lèi)、整理、編號(hào)、歸檔等工作，確保讀者能夠從中快速查找到所需報(bào)紙信息。在這期間，管理者還應(yīng)考慮到讀者的不同需求，從而有針對(duì)性的開(kāi)展報(bào)紙檔案分類(lèi)管理工作。其中最常見(jiàn)的是以報(bào)紙時(shí)間為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。至于另外兩項(xiàng)保持檔案，管理者應(yīng)注重報(bào)紙檔案信息的真實(shí)性，防止出現(xiàn)信息錯(cuò)誤傳播等現(xiàn)象。

同時(shí)，報(bào)紙檔案管理工作要想提高工作效率，還可結(jié)合信息技術(shù)時(shí)代特征適當(dāng)引入高新技術(shù)，一方面，可促使報(bào)紙檔案管理工作趨于信息化方向發(fā)展。另一方面，還能緩解管理者的工作壓力，使其面對(duì)龐大報(bào)紙檔案數(shù)據(jù)時(shí)能夠節(jié)省工作時(shí)間，便于他們獲得充足的時(shí)間用于完成其他報(bào)紙檔案工作任務(wù)。因此，緊跟時(shí)代潮流，針對(duì)報(bào)紙檔案管理工作加以創(chuàng)新，是當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展的主流方向，最終能夠滿(mǎn)足新時(shí)代用戶(hù)在報(bào)紙查閱方面的需求[1]。

二、信息技術(shù)時(shí)代下報(bào)紙檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）滲透信息化檔案管理理念

在信息技術(shù)時(shí)代下，報(bào)紙檔案管理工作需進(jìn)一步滲透信息化管理理念，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展目標(biāo)。其中要求在報(bào)紙檔案管理過(guò)程中充分應(yīng)用高新信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，進(jìn)而降低報(bào)紙檔案管理工作難度。一方面，報(bào)社單位可適當(dāng)增加技術(shù)管理資金投入額度，并適當(dāng)控制好檔案信息化管理資金利用效果，包括引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟硬件設(shè)施等，最終提高報(bào)紙資源利用率。另一方面，可與信息化系統(tǒng)研發(fā)機(jī)構(gòu)保持緊密聯(lián)系，從而獲得可靠的信息化管理保障，這樣既能幫助報(bào)社等報(bào)紙檔案管理組織節(jié)約一定投入成本，又能在信息技術(shù)協(xié)助下提高管理效率，實(shí)現(xiàn)報(bào)紙資源的共享建設(shè)。同時(shí)管理者應(yīng)善于應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，有效規(guī)范報(bào)紙檔案管理行為，保證報(bào)紙資源能準(zhǔn)確存儲(chǔ)于電子平臺(tái)中，促使讀者能夠直接從時(shí)間、主題等搜索內(nèi)容中快速獲取有效信息。

（二）完善信息化檔案管理制度

報(bào)紙檔案信息化管理相比常規(guī)管理工作有著明顯的差異。為了保證報(bào)紙檔案管理工作順利完成改革創(chuàng)新任務(wù)，應(yīng)制定完善的管理制度，包括對(duì)信息化系統(tǒng)的維護(hù)保養(yǎng)要求以及管理者工作職責(zé)等都需要利用對(duì)應(yīng)的管理制度加以規(guī)范，這樣可促使信息化報(bào)紙檔案管理模式趨于標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化方向發(fā)展。

比如針對(duì)新聞?lì)}材的報(bào)紙檔案，可在管理制度要求下確保管理者在錄入新聞或者修改檔案信息時(shí)能夠不違背檔案管理初衷開(kāi)展管理工作。同時(shí)，還要求信息化檔案管理工作中所保管的電子檔案信息在歸檔環(huán)節(jié)應(yīng)保證信息化管理設(shè)備處在適宜的環(huán)境條件下，一般濕度不可高于45%，且溫度應(yīng)低于20℃，這也是報(bào)紙檔案信息化管理的重要要求。

（三）注重檔案管理培訓(xùn)效果

報(bào)紙檔案管理工作在信息技術(shù)時(shí)代下需要格外注重培訓(xùn)效果，無(wú)論是常規(guī)管理事項(xiàng)還是信息化管理工作都離不開(kāi)管理者的大力支持。對(duì)此，報(bào)社等單位應(yīng)結(jié)合每個(gè)管理者信息技術(shù)知識(shí)的儲(chǔ)備量對(duì)其加以培訓(xùn)，從而強(qiáng)化管理者的信息化管理意識(shí)，使其在全新的管理模式下確保報(bào)紙檔案處于最佳管理狀態(tài)下，以免影響報(bào)紙檔案的利用率。

以十堰日?qǐng)?bào)社為例，它主要以《檔案法》等相關(guān)法律為依托組織報(bào)社報(bào)紙檔案管理者積極參與信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，從信息化管理系統(tǒng)的操作步驟以及安全管理策略等方面展開(kāi)學(xué)習(xí)，包括防火墻的設(shè)置方法等，從而提高了他們的信息化管理水平[2]。

（四）充分應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

報(bào)紙作為傳統(tǒng)媒體的主要形式，它所傳播的內(nèi)容相比新媒體可信度更高。因此，報(bào)紙檔案管理工作從某種意義上能夠展現(xiàn)某一時(shí)期的時(shí)代特征，從而為歷史事件以及新聞行業(yè)研究工作提供重要參考依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，若能將其應(yīng)用于報(bào)紙檔案管理工作中，可在提高管理效率的基礎(chǔ)上改善檔案管理現(xiàn)狀。

比如可依據(jù)信息化管理系統(tǒng)對(duì)報(bào)紙信息進(jìn)行分類(lèi)整理，并且將相關(guān)信息上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，便于讀者能夠從多個(gè)渠道關(guān)注到報(bào)紙檔案，從而拓寬報(bào)紙檔案的可用渠道。另外，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)報(bào)紙檔案相關(guān)部門(mén)的一體化管理，包括在報(bào)紙印刷以及后期發(fā)放等部分，都可經(jīng)由信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促使報(bào)紙信息實(shí)現(xiàn)高效傳播，便于報(bào)社踐行可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，也能使其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

三、結(jié)論

綜上所述，報(bào)紙檔案管理工作在信息技術(shù)時(shí)代背景下面臨著重大挑戰(zhàn)，故而應(yīng)充分結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新報(bào)紙檔案管理模式，由此提升報(bào)紙檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，還可從信息化管理理念、完善管理制度、注重人才培訓(xùn)、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手，確保報(bào)紙檔案擁有良好的發(fā)展前景，加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)速度。