提升企業(yè)檔案管理工作的認識

嚴金平 國網(wǎng)重慶市電力公司綜合服務(wù)中心

當(dāng)前，建筑工程進入了新的發(fā)展階段，對建筑工程施工技術(shù)進行研究重新成為熱點話題。其中，建筑工程連續(xù)墻施工技術(shù)又是最具代表性的、最有研究價值的一種施工技術(shù)，它能夠保證連續(xù)墻結(jié)構(gòu)性能、確保建筑工程整體穩(wěn)定性，在這種情況下對本課題進行探討，完全符合建筑工程施工技術(shù)發(fā)展的新要求

一、企業(yè)檔案管理效能管理問題分析

（一）企業(yè)檔案管理體系不健全。

隨著我國企業(yè)的改革和發(fā)展，檔案管理體系也在發(fā)生變化。但是，鑒于管理層對檔案管理的不重視，大多數(shù)企業(yè)檔案管理存在較多問題：企業(yè)檔案管理制度不健全，缺乏專門的規(guī)定和實施細則；而且存在者崗位設(shè)置不科學(xué)以及人員職責(zé)劃分不清的現(xiàn)象；檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，管理流于形式，管理方式較為粗放；缺乏健全的檔案責(zé)任追究制度，對檔案管理失責(zé)行為缺乏監(jiān)管和懲處。

（二）檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求

部分企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，沒有設(shè)立專門的檔案管理室。一些企業(yè)沒有按照效益、保密、審慎、規(guī)范、實用的標準建設(shè)檔案管理室。還有一些企業(yè)的檔案館規(guī)模小，未考慮長遠發(fā)展的需要，檔案架大多是自制的鋼架或木架，既不規(guī)范，也不美觀；文件包、文件盒等不符合標準，檔案館不能滿足基本規(guī)范要求。

（三）檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)有待進一步提升

目前，仍然有部分企業(yè)存在著現(xiàn)人員不熟悉，針對檔案資料的相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟悉。更有個別企業(yè)使用非專業(yè)的人員來進行檔案管理，管理效率不高。在無考核監(jiān)管的情況下，沒有對檔案資源進行及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效存取，造成檔案管理中的數(shù)據(jù)存在誤差不真實的現(xiàn)象，對實踐應(yīng)用指導(dǎo)意義不大。

二、提高企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）建立和完善檔案信息化管理制度

在檔案信息化建設(shè)過程中，完善的制度是基礎(chǔ)性保障。立足于檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，形成電子檔案資源。同時，注重存儲和開發(fā)應(yīng)用，不斷加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，維護信息管理的安全性。為了實現(xiàn)以上管理目標，必須遵循相關(guān)標準規(guī)范和機制制度。對于企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)全面分析檔案管理信息化建設(shè)問題，注重落實和執(zhí)行各項制度機制：其一，企業(yè)應(yīng)建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責(zé)，通過制度強化檔案管理責(zé)任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學(xué)合理的考核制度和激勵制度，這能有效約束和規(guī)范信息化工作的開展，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性，不斷提升工作效率。其二，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執(zhí)行的監(jiān)管力度，確保管理職責(zé)的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。在優(yōu)化升級過程中，要立足于國家標準和行業(yè)規(guī)范，不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導(dǎo)，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（二）加大檔案設(shè)施建設(shè)

改善檔案保管條件，結(jié)合實際情況做到檔案保管室與辦公、閱覽有效分開。按照檔案保管“八防”要求，完善設(shè)施設(shè)備，具體內(nèi)容有：檔案室加裝防盜措施，如安裝防盜門窗；為檔案室的通風(fēng)口、窗戶加裝窗簾、門簾，防止陽光直射到檔案室內(nèi)；在濕度較大的房間和天氣情況下，配備除濕機或者使用吸潮劑；健全檔案室的防火制度并且配備相關(guān)防火器材，如滅火器等，同時嚴禁吸煙，杜絕火災(zāi)的發(fā)生；設(shè)置滅鼠籠、投放滅鼠藥，防止老鼠啃食檔案；有條件的可以安裝空調(diào)設(shè)備，保持庫房適宜的溫度，條件稍差的可以通過通風(fēng)、灑水、等方式方法緩解檔案室內(nèi)高溫的情況；加裝雙層窗來防止灰塵的進入，同時要使用吸塵器對檔案架上的灰塵做到定期清掃；在檔案室、檔案局上放置防蟲藥品，通過以上措施來做到防。

（三）注重檔案管理人才建設(shè)

現(xiàn)階段，在檔案信息建設(shè)過程中，人會對建設(shè)效果造成直接影響。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于信息化建設(shè)角度，注重引進信息化人才。采用優(yōu)越條件吸引專業(yè)的檔案管理人員，還可與高校建立合作關(guān)系，按照信息化管理建設(shè)需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)策略，全面提升檔案管理信息化水平。不斷的對檔案管理人員的素質(zhì)進行提升。一方面，可以通過相關(guān)的業(yè)務(wù)、知識技能培訓(xùn)，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升；還可以通過組織學(xué)習(xí)活動、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動等，鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提升自我，從而緊跟時代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當(dāng)提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應(yīng)聘人員專業(yè)能力水平達標的情況才準許從事檔案管理工作。對于新入職的人員，積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學(xué)習(xí)方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。

三、結(jié)語

檔案能夠見證企業(yè)的發(fā)展過程，幫助企業(yè)做出正確的決策，要制定出切實可行的發(fā)展目標。為企業(yè)發(fā)展提供參考。對企業(yè)的發(fā)展影響比較大。并且在實際的企業(yè)管理當(dāng)中，在企業(yè)管理工作中，必須關(guān)注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作占據(jù)這企業(yè)管理的重要地位，已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要手段。檔案是企業(yè)利益的憑證，可以全面反映出企業(yè)生產(chǎn)情況、經(jīng)營效益與技術(shù)水平等。在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，高質(zhì)量的檔案管理工作能夠為企業(yè)的發(fā)展提供動力。因此企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極引進新的管理理念，不斷優(yōu)化檔案管理思路和內(nèi)容，凸顯出檔案服務(wù)的價值，以此來不斷推進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。