信息時(shí)代發(fā)電企業(yè)電子檔案管理探討

祁華 內(nèi)蒙古京泰發(fā)電有限責(zé)任公司

檔案管理對(duì)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要，發(fā)電企業(yè)應(yīng)做好檔案的電子化管理，不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)營。

一、電子檔案在發(fā)電企業(yè)的應(yīng)用意義

檔案信息的電子化管理是指檔案文獻(xiàn)的收集、篩選、加工全都依賴微機(jī)技術(shù)，并最終轉(zhuǎn)化為軟件的形式為人們提供信息。對(duì)于檔案業(yè)務(wù)管理工作來說，推行電子化檔案管理，可以最大限度的提高工作效率。發(fā)電企業(yè)推動(dòng)檔案的電子化管理有利于檔案部門對(duì)檔案進(jìn)行多次拷貝，將檔案分發(fā)至多個(gè)部門，工作人員可以直接利用網(wǎng)絡(luò)在電子檔案上進(jìn)行信息的加工，有效節(jié)省信息加工的費(fèi)用，另外可以促進(jìn)檔案信息與最新科技的接軌，為企業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃奠定基礎(chǔ)。企業(yè)在電子技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，在這一過程中，需要多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域的融合，檔案管理工作具有一定的技術(shù)含量，因此發(fā)電企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行管理，提高其專業(yè)知識(shí)水平和檔案管理的工作能力。另一方面，檔案的電子化發(fā)展就是對(duì)檔案的信息化的推進(jìn)，檔案信息化的建設(shè)涉及多個(gè)方面，需要發(fā)電企業(yè)各部門的共同努力。

二、信息時(shí)代電子檔案在發(fā)電企業(yè)的應(yīng)用措施

（一）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)

完善檔案信息的自動(dòng)化系統(tǒng)，需要將數(shù)據(jù)的處理工作向信息化管理系統(tǒng)方向發(fā)展，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)對(duì)完善信息的自動(dòng)化管理至關(guān)重要。數(shù)據(jù)庫可以對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的記錄和管理，無須人工分析和記錄，最大程度上地節(jié)約了工作時(shí)間和勞動(dòng)成本。發(fā)電企業(yè)的日常工作對(duì)于維持人們生產(chǎn)生活，維系社會(huì)平穩(wěn)運(yùn)行具有重要作用，發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心機(jī)密，因此企業(yè)必須重視對(duì)于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理，數(shù)據(jù)庫需要有完善的管理體系，以免特殊情況造成數(shù)據(jù)的泄露和丟失。為了提升檔案管理的安全性，可以采取不同措施，比如劃分檔案的多級(jí)權(quán)限，檔案管理人員可以根據(jù)企業(yè)信息、員工等級(jí)、檔案信息的重要程度進(jìn)行檔案級(jí)別的劃分，設(shè)置檔案的查閱權(quán)限，和員工瀏覽器的應(yīng)用權(quán)限，對(duì)重要檔案設(shè)置級(jí)別較高的加密處理，員工不可以對(duì)重要檔案進(jìn)行查看或下載。另外為了提高企業(yè)部門的協(xié)調(diào)能力，可以建設(shè)企業(yè)內(nèi)部檔案共享平臺(tái)，比如建設(shè)企業(yè)內(nèi)部開放式數(shù)據(jù)庫和分布式數(shù)據(jù)庫群，工作人員可以在數(shù)據(jù)庫內(nèi)查找相關(guān)檔案，提高工作效率，促使自動(dòng)化系統(tǒng)的效率進(jìn)一步提升。

（二）電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

電子文件管理對(duì)于檔案的管理工作造成了巨大的影響，工作人員可以利用檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行編輯、修改、印發(fā)等工作，檔案的管理工作不再只局限于簡(jiǎn)單的文件記錄。為建設(shè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)，提高電子檔案的管理水平，應(yīng)推動(dòng)電子檔案的規(guī)范化、制度化管理。發(fā)電企業(yè)如果不進(jìn)行制度化的統(tǒng)一管理，就會(huì)造成數(shù)據(jù)遺失、數(shù)據(jù)泄露等不良情況，不利于企業(yè)內(nèi)部資料的安全管理，因此發(fā)電企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各部門做好檔案的管理工作，建立完善的檔案制度。但是目前除了電子檔案以外，還有很多檔案管理措施，比如“雙軌制”歸檔方式，許多文件的保存必須保留其簽名和印章，這是文件生效的證明，鑒于電子文件具有易修改性，工作人員會(huì)采取“雙軌制”歸檔策略，檔案管理部門需要將紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔，形成兩套內(nèi)容一致的檔案，在歸檔時(shí)使用不同的存儲(chǔ)工具和編目方法，檔案部門應(yīng)在電子文件中標(biāo)注紙質(zhì)文件的檔號(hào)，在紙質(zhì)檔案中標(biāo)注電子文件的路徑和編碼，方便檔案的查找[1]。

（三）組建電子檔案管理團(tuán)隊(duì)

隨著科技的不斷發(fā)展，發(fā)電企業(yè)的檔案管理的工作模式、工作任務(wù)、工作量、服務(wù)對(duì)象都發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，檔案的管理工作已經(jīng)不再是單純地保管和記錄工作。檔案的管理人員不再僅僅是單純的記錄者，而是帶有責(zé)任感的檔案遺產(chǎn)塑造者。為了迎接企業(yè)信息化管理所帶來的巨大挑戰(zhàn)，檔案的管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該做好團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作能力，積極完成電子檔案工作。檔案的管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該積極吸納專業(yè)人才，擴(kuò)充團(tuán)隊(duì)規(guī)模，比如發(fā)電企業(yè)可以與學(xué)校完成對(duì)接，吸收目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理、文書學(xué)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)的專業(yè)人才，或是在社會(huì)招聘，吸收具備檔案檢索、標(biāo)引、著錄、復(fù)制、編研、修裱等檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能的專業(yè)人才。為了推動(dòng)檔案系統(tǒng)向電子化發(fā)展的步伐，對(duì)于檔案工作人員要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和專業(yè)技能的系統(tǒng)訓(xùn)練，比如計(jì)算機(jī)、生物、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)對(duì)于檔案的現(xiàn)代化、信息化管理具有重要作用。檔案的工作人員需要具備檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)、檔案信息的分析與研究、檔案的信息服務(wù)等多方面工作能力。

（四）加大資金投入力度

隨著發(fā)電企業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)的大規(guī)模普及，企業(yè)越來越意識(shí)到電子化檔案對(duì)于提高企業(yè)管理水平和推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要性，為了加快企業(yè)電子化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)該加大資金、技術(shù)、人才多方面的投入力度，打造一個(gè)專業(yè)化程度高、工作能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，建設(shè)企業(yè)電子化檔案系統(tǒng)，推動(dòng)檔案的電子化管理。檔案管理涉及企業(yè)日常工作的全過程，因此推動(dòng)檔案的電氣化管理需要各個(gè)部門的共同努力，構(gòu)建部門之間的交流平臺(tái)，明確個(gè)人的工作內(nèi)容，提高個(gè)人的參與性和積極性，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行設(shè)備的控制工作，設(shè)備的正常工作、維修處理等出現(xiàn)的數(shù)據(jù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫，通過電子化管理，數(shù)據(jù)庫可以將數(shù)據(jù)自動(dòng)分類與保存，工作人員可以通過數(shù)據(jù)庫的檢索功能進(jìn)行數(shù)據(jù)的查找，利用電子化管理，可以完成數(shù)據(jù)的分析、對(duì)比和處理，由此形成一整套完善的檔案管理體系，對(duì)于提高企業(yè)的工作效率和企業(yè)的管理水平具有重要作用[2]。

三、結(jié)論

綜上，發(fā)電企業(yè)應(yīng)該做好電子檔案的系統(tǒng)建設(shè)，完善電子檔案的制度化管理，不斷提升檔案管理的業(yè)務(wù)水平，對(duì)于提升發(fā)電企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展具有積極意義。