云辦公視角下高校線上管理體系構建研究

陳雪梅,周 斌

(1.西安科技大學馬克思主義學院, 西安710054； 2.西安科技大學高新學院,西安710109)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的深入發(fā)展，尤其是現(xiàn)階段情況下大眾對于云辦公技術的重視和實際應用，促使高校線上管理體系建設工作得到更進一步的重視。但是在現(xiàn)階段高校云辦公技術應用并不成熟的情況下，如何利用高校原有的管理體系，加強信息技術的應用，促進高校實現(xiàn)線上管理體系的構建變得至關重要。

一、高校教育管理體系存在的主要問題

(一) 管理需求與封閉性平臺不對稱

管理需求與封閉性平臺不對稱是現(xiàn)階段高校教育資源管理體系存在的主要問題之一。一方面，教育資源系統(tǒng)的專屬性使得其管理過程中必然具有封閉性，這在很大程度上限制了高校教育資源的有效推廣和應用。另一方面，由于資源管理系統(tǒng)建設的差異性較大，導致各高校之間開發(fā)出了各具特色的教學資源，并且教學管理系統(tǒng)只針對內部管理人員開放操作權限，限制了系統(tǒng)內部教育資源的有效增長，因此封閉度較高的平臺，限制了教學資源系統(tǒng)在教學工作中的實際效用，大大壓縮了高校教育資源系統(tǒng)的實際開發(fā)價值，不利于管理體系的提升。

(二) 高校課程資源呈重復投資局面

由于高校教學資源建設工作通常需要依靠多所高校共同完成，這就導致高校在課程資源開發(fā)過程當中出現(xiàn)了嚴重的盲目性和雜亂性，導致高校課程資源建設的重復投資，浪費教育資源。在實際課程資源建設過程當中，由于缺乏明確的規(guī)劃和統(tǒng)籌，各高校之間的課程資源建設投資存在較為明顯的重復和交叉，導致部分課程資源重復開發(fā)，而部分冷門課程資源無人開發(fā)的不良情況，不利于學科的正向發(fā)展和學生自主學習。同時，缺乏規(guī)劃的課程資源建設投資還容易造成資源的浪費，嚴重阻礙了教育資源開發(fā)效率。

(三) 高校管理價值未能充分展現(xiàn)

由于高校教學資源庫的建設要求和管理要求都比較高，對高校內部的管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡系統(tǒng)、信息處理系統(tǒng)都提出了較高的要求和挑戰(zhàn)，但是在實際的管理過程當中，學校教學資源庫的管理還沒有形成統(tǒng)一的標準和規(guī)范，這就導致部分高校教學資源庫的建設和管理存在高度不協(xié)調的狀況，沒有辦法充分發(fā)揮高校教學資源庫的實際作用，導致高校在教學資源庫管理當中的實際價值無法有效體現(xiàn)，在一定程度上限制了教學資源庫的價值利用最大化。

二、云辦公應用于高校管理體系的優(yōu)勢

(一) 規(guī)?；航档透咝９芾沓杀?/h3>

云辦公應用于高校管理體系有助于高校實現(xiàn)規(guī)?；k公，降低管理成本。一方面，云辦公技術的應用能夠幫助高校在實際辦公過程當中，應用現(xiàn)代化的智能設備實現(xiàn)網(wǎng)絡溝通，大大降低了溝通所必須的時間和交通成本，同時也方便了高校人員組織和管理，節(jié)約人員管理的相關支出。另一方面，以互聯(lián)網(wǎng)為載體的云辦公，能夠幫助工作人員之間互相通過線上傳輸?shù)姆绞竭M行資料的交換，大大提升了溝通效率，與此同時，有利于無紙化辦公的有效推進，大大降低了紙張等辦公資源的損耗。

(二) 專業(yè)化：提高高校管理質量

云辦公的應用還有利于幫助高校建立專業(yè)化的管理體系，提升高校管理質量。云辦公技術在高校的應用，能夠幫助高校加強對學校辦公人員的掌控力度，通過云辦公所生成的相關數(shù)據(jù)信息，加強教務人員的實際辦公效率，提升辦公人員的考核力度。與此同時，高校管理部門可以利用云辦公技術所提供的數(shù)據(jù)收集和分析功能，建立起更加專業(yè)化的績效考核體系和人員管理體系，通過多方面的管理機制協(xié)調，幫助高校建設起專業(yè)化的戰(zhàn)略體系，切實提升高校管理質量。

(三) 精細化：提供個性化服務選擇

云辦公的應用還有助于提升高校管理的精細化水平，為高校相關工作人員提供更加個性化的服務選擇。云辦公能夠給高校相關人員提供更加多樣化的辦公選擇，大大降低了因空間限制而帶來的工作不便，讓高校工作人員在一定程度上突破了辦公的空間限制，避免了傳統(tǒng)辦公模式所帶來的不便。與此同時，云辦公技術能夠給教務人員提供更加多樣化的手段選擇，相關工作人員在教務工作進行過程中，根據(jù)自身工作特點，選擇最為便利性的辦公模式，通過個性化的服務選擇，提升辦公效率，從而能夠最大限度地增強教學效果。

(四) 自助化：激活高校用戶熱情

云辦公能夠在高校管理過程當中建立自助化的辦公模式，通過新穎獨特的辦公管理模式提升高校辦公用戶好奇心，激活高校用戶的熱情。語音辦公模式下高校管理系統(tǒng)可以根據(jù)不同用戶的實際需要，實現(xiàn)不同用戶之間的數(shù)據(jù)共享和信息互通，拓展了高校用戶通過云辦公平臺獲取相關教學資源的渠道和權利，使得高校用戶教學資源和辦公資源的獲取實現(xiàn)較高程度的自助化，在一定程度上方便了高校用戶工作的有效開展，擺脫了傳統(tǒng)辦公模式下對于其他信息系統(tǒng)以及其他工作人員的依賴程度，高度的自助化對于激活用戶熱情作用十分明顯。

三、云辦公視角下高校線上管理體系的要點

(一) 解決資源共享與封閉性平臺間矛盾

解決資源共享與封閉性平臺之間的矛盾，是云辦公視角下高校線上管理體系的建設要點之一。為了確保教學工作的順利進行，加強對于教學資源的管理和建設，高校在管理過程當中，需要對教學資源進行綜合整合，最大限度地保證教學資源的規(guī)范化管理。但在實際操作過程當中，不同學校的網(wǎng)絡平臺具有較高的封閉性，使得教學資源只能在高校內部流通和使用，大大降低了教育資源在不同高校之間的共享性和流通性，不利于教育資源發(fā)揮出其應有的價值，導致資源的利用效率普遍比較低下。

(二) 建立高校管理的云存儲數(shù)據(jù)中心

云辦公視角下高校線上管理體系的建設還應該著重建立云儲存數(shù)據(jù)中心。云存儲數(shù)據(jù)中心是高校線上管理有效開展的基礎保障，通過搭建起高校自主的云存儲數(shù)據(jù)中心，能夠幫助高校在線上辦公體系收集高校用戶在云辦公過程中形成的數(shù)據(jù)信息。通過對數(shù)據(jù)信息的深入分析，一方面能夠為線上管理體系的優(yōu)化提供必要的數(shù)據(jù)支持；另一方面，能夠為高校的管理決策提供較為充足的基礎數(shù)據(jù)支持。同時自有的云存儲數(shù)據(jù)庫還能最大限度保證高校云辦公數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，避免因數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)損壞而帶來的不便。

(三) 搭建高校管理資源共享的云平臺

搭建高校管理資源共享的云平臺，同樣是云辦公視角下高校線上管理體系建設的要點所在。傳統(tǒng)高校管理模式下由于教學資源的封閉性，加劇了高校之間的教學資源交流的困境，不利于教學資源的價值最大化。因此高校可以通過搭建資源共享云平臺的方式，將高校教育資源通過一定的技術手段進行云存儲，并且通過內部加密和權限劃分的方式來進行教育資源的有效管理，避免資源外泄的同時使得內部人員可以通過該云平臺十分便捷地獲取相應的教學資源，大大提高教育資源的共享性，提高教育資源的實際利用價值。

四、云辦公視角下高校線上管理戰(zhàn)略體系的具體設計

(一) 高校線上管理戰(zhàn)略體系的構建思路

云辦公視角下高校在進行線上管理體系構建過程當中，務必要實現(xiàn)管理平臺的數(shù)字化、開放化和可塑化，最大限度地保障線上管理平臺的資源共享性和信息安全性。首先，為了切實方便高校之間的信息交流和業(yè)務協(xié)調，應該建立起數(shù)字化的信息系統(tǒng)，建立數(shù)字化流程，提升協(xié)作便利性。其次，線上管理平臺在構建過程當中應該注重平臺的開放性，通過開放化的設計，滿足不同高校對于線上管理內容的多樣化要求，做到實時調整。最后，重視高校線上管理的多業(yè)務、多層級管理特征，利用相關技術手段促進管理流程的重構，提升可塑性。

(二) 高校線上管理平臺的整體設計

高校線上管理平臺在進行整體設計過程中，應充分考慮高?，F(xiàn)實管理系統(tǒng)當中所涉及到的部門、科室以及崗位特征，同時還應該充分考慮到高校管理服務平臺所面向的主要用戶類型，應該根據(jù)不同的用戶類型設計和搭建不同的應用平臺和應用功能?？紤]到高校往往都是由各二級學院組成，因此線上管理平臺在整體設計過程當中應該在建立服務系統(tǒng)的同時，開發(fā)出多個業(yè)務子系統(tǒng)，將子系統(tǒng)的管理權限下放到各級學院，并且在管理平臺系統(tǒng)當中預留子系統(tǒng)的接入端口，促進系統(tǒng)的整體協(xié)調性，方便高校管理工作的全面性。

(三) 高校線上管理體系的流程協(xié)同

云辦公視角下高校在進行線上管理體系構建過程中，應該加強管理體系的流程協(xié)同。線上管理體系搭建的過程中，高校應該對自身內部的工作業(yè)務流程進行詳細梳理，盡可能地保證業(yè)務流程的簡化和規(guī)范化，確保各業(yè)務流程與流程之間保持高度的緊密性和關聯(lián)性，避免因為工作流程的缺失而導致業(yè)務的完整性無法保證。與此同時，高校管理流程的規(guī)范化同樣重要，通過規(guī)范化的流程設置，可以減免信息系統(tǒng)的復雜性，降低系統(tǒng)開發(fā)的工作難度，同時也能確保系統(tǒng)運行過程當中的穩(wěn)定程度。最后，通過流程化設計，將高校的常規(guī)工作流程進行梳理，使得高校日后辦公可以根據(jù)系統(tǒng)中的規(guī)范流程進行流水操作，提高辦公效率。

(四) 高校線上管理體系的環(huán)境支持

高校線上管理體系建設過程中還應該著重把控高校環(huán)境支持。管理體系的建設離不開網(wǎng)絡系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術的支持，必須利用高?，F(xiàn)階段所擁有的互聯(lián)網(wǎng)云服務技術，構建高校日常管理當中所涉及的人、事、物數(shù)據(jù)中心，通過數(shù)據(jù)中心所搭建的云服務環(huán)境保證高校在日后的管理，即使出現(xiàn)用戶和業(yè)務量的增加，同樣能夠保證有效的資源配置和相應的管理效率。并且，高校還有必要搭建起完善的保密和防火墻保護環(huán)境，切實保障高校用戶的信息安全以及云服務系統(tǒng)的資源安全。