實驗室藥檢檔案工作信息化管理

薛欣 吉林市食品藥品檢驗所

對檔案進行管理以及對檢驗報告、數(shù)據(jù)進行整理和保存，是科學高效地完成藥品檢驗工作的基礎，藥檢檔案管理的水平將直接決定著整個藥品檢驗工作的質量。如今網(wǎng)絡信息技術在各行各業(yè)都得到了十分廣泛的應用，藥品監(jiān)管部門也對電子檔案等信息化管理技術進行了探索和研究，以此來提升檔案管理工作的效率。

一、藥檢檔案工作信息化管理的重要性

在藥品監(jiān)督管理局開展藥品檢驗的過程中，勢必會產生大量的藥品檢驗分析報告，這些報告中存在的各種藥品成分、準入情況等數(shù)據(jù)信息一同形成了藥檢檔案，由于藥檢工作是一項專業(yè)性非常強而且需要格外重視的一項工作，因此一般情況下會對藥檢檔案進行加密保管[1]。除此之外，市場上每天上新的藥品多達幾百種，對已經(jīng)進入市場的藥品也需要進行定期的檢驗，這也就在很大程度上加大了藥品監(jiān)督管理部門的工作量，對于藥檢檔案的管理也提出了更高的要求。藥品作為牽扯到人民直接利益的特殊商品，其質量和安全對于人民的健康和生命有著極大地影響，因此加強對藥品的監(jiān)管很有必要，為了提高藥品質量檢驗效率，更要加強對藥檢檔案的信息化管理。

二、我國藥檢檔案管理工作中存在的問題

（一）電子檔案系統(tǒng)發(fā)展不完善

一直以來，我國對于藥檢檔案的管理一直采用的是紙質檔案記錄的方式，這種方式已經(jīng)遠遠落后于我國高速發(fā)展的科學技術水平，再加上部分藥品檢驗機構對于檔案管理工作不夠重視、投入不足，導致藥檢檔案管理工作水平越來越低下，使檔案逐漸失去了其應該發(fā)揮的價值，阻礙了藥檢檔案管理工作的開展。雖然經(jīng)過多年的發(fā)展，我國藥檢機構雖然對藥檢檔案的信息化管理提高了重視，但是由于缺乏相關的經(jīng)驗和方法，大部分藥檢機構才去的仍然是傳統(tǒng)的手工管理檔案的方式，很多藥檢檔案也僅僅用于收藏和保存，無法發(fā)揮其應有的作用，更無法滿足藥品檢驗機構的工作需求。

（二）紙質檔案查詢困難

由于我國現(xiàn)階段仍然采取紙質檔案的保存方式，隨著藥檢機構發(fā)展的時間越長，存儲的檔案和其占用的空間會越來越多，但是有限的存儲空間讓機構只能對一些存儲時間達到一定期限的檔案進行銷毀。然而銷毀這些寶貴的檔案是對信息資源的嚴重浪費。除此之外，紙質檔案由于其存儲形式和保密性的限制，導致很難對其進行針對性的查詢，需要利用其中的一些信息數(shù)據(jù)時就要進行大量的查閱工作，降低了藥檢檔案的利用率和管理效率[2]。

（三）藥檢檔案管理硬件設施落后

現(xiàn)在大部分的藥檢機構建設時間比較短，所以其辦公條件并不是特別完善，常常會出現(xiàn)空調、除濕機等設備缺失的問題，還有的機構沒有做好防火、防潮等安全措施。這些機構僅僅配備基礎的檔案管理設備，無法全面開展藥檢檔案管理工作，嚴重阻礙了藥檢檔案管理信息化的發(fā)展進程。

三、加強藥檢檔案管理信息化的手段

（一）建立電子檔案管理形式

藥檢檔案管理信息化的一個要點就是加強對于電子檔案的應用，以此來逐步替代傳統(tǒng)的紙質檔案。具體的紙質檔案信息化工作可以從兩個方面進行，首先是對一些新加入檔案庫的資料進行信息化登記，直接錄入到電子檔案當中，其次是對于一些已經(jīng)存入檔案庫的資料進行信息化歸檔，可以選擇直接將信息轉存進數(shù)據(jù)庫，也可以利用郵件等形式進行歸檔，以便日后更加方便的抽調資料或者對數(shù)據(jù)信息進行補錄[3]。

（二）提供更加便捷的檔案查詢方式

藥檢檔案的電子信息化可以提供更加便捷的檔案查詢方式。利用電子檔案可以設置多種檢索方式，這樣查詢者就可以對不同類型的檔案采取不同的查詢方式，以達到更加快捷、高效的找出自己所需檔案的目的。例如可以設置根據(jù)文件名、作者名、藥品名、報告書號等種種不同的信息來進行檔案檢索，或者是在不知道準確的檔案檢索名時可以采取檢索關鍵詞的方式進行查詢，利用多種檢索方式進行檔案的查詢不僅僅可以迅速找到所需信息，還可以保證查詢到的檔案數(shù)據(jù)更加完整、全面。為了提高使用者在查詢檔案時的檢索速度，檔案錄入數(shù)據(jù)庫時就要按年度等信息進行歸檔，文件的歸檔號也需要進行統(tǒng)一的編排，例如按照文件類號、卷號等順序編排，就能保證使用者能夠更加一目了然地找到所需檔案。

（三）云平臺的應用

利用云技術搭建藥品檢驗檔案查詢平臺，可以直接將檔案數(shù)據(jù)存儲在云平臺上，這樣就能節(jié)省采購服務器和電腦等設備的成本，后續(xù)的維護成本也會得到一定程度地降低，因為目前的云技術比較成熟，直接利用云平臺存儲就避免了對硬件設施的開發(fā)和不斷的維護成本[4]。除此之外，還可以利用云技術實現(xiàn)多個地區(qū)的藥檢機構的信息共享和管理。雖然利用云技術建立藥檢檔案查詢和管理平臺雖然有著諸多優(yōu)點，但是從云技術服務企業(yè)的角度來說也有著一定的缺陷，因為一旦企業(yè)司機利用藥檢檔案謀取利益就會對藥檢機構造成危害，這也就需要相關的法律法規(guī)對云技術服務企業(yè)進行進一步的約束，避免不法行為的發(fā)生。

四、結束語

綜上所述，實現(xiàn)藥品檢驗檔案管理工作的信息化轉變才能夠有效提升藥檢機構的檔案業(yè)務建設，促進藥檢檔案管理工作更加科學、規(guī)范以及更加標準，幫助檔案管理者和檔案使用者更加便捷、高效地開展管理工作和查詢工作，提高藥品檢驗機構的檔案管理質量和水平，從而促進藥檢工作的優(yōu)質和高效。