基層人民銀行檔案管理工作中存在的問題

尹桂芬 中國人民銀行石林縣支行

人民銀行檔案是人民銀行開展各項監(jiān)管過程中所保存下來的重要真實記錄，這些檔案數(shù)據(jù)信息，可以為人民銀行后續(xù)業(yè)務(wù)的開展、人民銀行運營決策的制定以及業(yè)務(wù)的開拓等方面提供科學(xué)可靠的參考依據(jù)。在當(dāng)下科技信息迅猛發(fā)展以及金融機制改革不斷深入的背景下，基層人民銀行更應(yīng)該重視檔案管理的重要作用，不斷優(yōu)化人民銀行檔案管理工作，為了更好地提升人民銀行內(nèi)部管理水平提供基礎(chǔ)保障，促進基層人民銀行持續(xù)健康發(fā)展。

一、當(dāng)前人民銀行檔案管理工作中所存在的常見問題分析

（一）對檔案管理缺乏重視

當(dāng)前，基層人民銀行相關(guān)管理人員以及檔案管理人員從思想深處就沒有對人民銀行檔案管理工作加以重視，將工作的重點放在了金融監(jiān)管方面，更沒有充分的認識到人民銀行檔案對人民銀行業(yè)務(wù)監(jiān)管、決策發(fā)展等方面所發(fā)揮的重要作用，更不注重檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象。人民銀行在這種對檔案管理工作認識不到位的情形下，極易發(fā)生入檔不及時、檔案收集不完整、失真、檔案歸類錯誤等問題。

（二）紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，利用率低

紙質(zhì)檔案在以往的檔案管理工作中為主要的檔案存儲方式，隨著人民銀行業(yè)務(wù)的日積月累，所產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案也隨著不斷增加，龐大數(shù)量的紙質(zhì)檔案，需要檔案人員對其進行分類、裝訂、封存，檔案整理工作量巨大。此外，人民銀行各分行之間紙質(zhì)檔案存檔也都是各自保管，這就造成了檔案憑證分散且查閱困難，檢索方式的落后，造成了紙質(zhì)檔案利用率低。再就是，紙質(zhì)檔案的存儲也需要占很大的存貯空間，隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案日益局增高，帶來很大的存貯空間壓力。

（三）檔案管理方式粗放，缺少現(xiàn)代化技術(shù)手段

人民銀行檔案管理工作中，人民銀行雖然意識到了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所帶來的弊端，也進一步加強了對紙質(zhì)檔案的影像化、電子化處理，但是，在思想觀念上，還是以傳統(tǒng)檔案管理的方式，開展電子文件歸檔工作的管理，在工作程序操作、工作方法上，沒有很好的去利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，無法利用計算機和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行管理，只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，從而造成了人民銀行檔案的管理方式粗放，利用效率低下。再就是，在檔案信息化建設(shè)中，呈現(xiàn)出軟硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)的滯后的情況，主要體現(xiàn)在大部分基層人民銀行單位中，缺少專用的電子檔案管理設(shè)備和專門的檔案庫房，檔案庫房安全防護系數(shù)低，面積小，防盜、防火設(shè)施不健全等問題。

（四）缺乏完善的人民銀行檔案管理制度

基層人民銀行在檔案管理工作中，檔案管理制度建設(shè)相對滯后，檔案管理工作缺乏精細化管理，監(jiān)督落實情況不佳。再就是缺乏對檔案管理信息化的充分認識，造成檔案信息化建設(shè)進程緩慢，現(xiàn)代化技術(shù)利用率低下，同時，也限制了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（五）人員專業(yè)能力有待提升

在檔案信息化管理迅速發(fā)展的時代，檔案管理人員必須要學(xué)習(xí)與掌握相應(yīng)的計算機操作技術(shù)與專業(yè)知識，由此才能滿足現(xiàn)代信息化檔案管理工作的需求。然而，部分檔案管理人員，在計算機專業(yè)水平上，只是停留在會簡單的操作上，對于檔案管理中的信息系統(tǒng)安全管理技術(shù)不能深入的掌握，計算機專業(yè)水平不足，不能深入的挖掘與掌握計算機現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的靈活運用。在檔案管理工作中，一旦出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、泄密、誤刪、病毒襲擊等情況，將會給檔案信息管理造成嚴重安全威脅。

二、人民銀行檔案管理質(zhì)量提升策略

（一）提高檔案管理的認識

人民銀行開展各項業(yè)務(wù)及監(jiān)管過程中所保存下來的重要真實記錄，這些是人民銀行后續(xù)業(yè)務(wù)的開展、人民銀行運營決策的制定以及業(yè)務(wù)的開拓等方面可供參考的重要參考依據(jù)。需要人民銀行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人以及檔案管理人員充分認識到人民銀行檔案所發(fā)揮的積極重要作用，并對檔案工作引起高度重視。并要積極改變觀念，解放思想，提高對人民銀行檔案的認識，全面開發(fā)利用人民銀行檔案，積極尋求檔案信息資源開發(fā)工作與人民銀行中心工作的結(jié)合點，正確處理人民銀行檔案保密與利用關(guān)系，實現(xiàn)檔案信息資源為人民銀行業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)、為人民銀行部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)，并在《檔案法》允許的范圍內(nèi)實現(xiàn)人民銀行檔案信息資源共享。打破只藏不用、重藏輕用的老觀念，以服務(wù)利用工作促進檔案工作創(chuàng)新管理持續(xù)快速地開展。

（二）深入挖掘檔案資源價值

做好人民銀行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、計算機管理等一系列基礎(chǔ)工作，不斷的強化對人民銀行檔案的科學(xué)管理，以此來保障人民銀行檔案的真實、可靠、完整性。集中保管好暫時不宜銷毀的紙質(zhì)檔案，有利于提高案卷質(zhì)量、確保檔案管理符合規(guī)范要求，同時，便于日后、查閱研究。此外，需要最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，深入挖掘檔案資源價值，采取多種形式為業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)。同時，充分利用人民銀行信息檔案的參考價值作用，在堅持保密原則的情況下，拓展檔案資源的利用范圍，為人民銀行改革與發(fā)展提供服務(wù)。

（三）推進檔案數(shù)字化的進程

隨著金融業(yè)務(wù)電子化水平的不斷提高，基層人民銀行應(yīng)該重視人民銀行檔案數(shù)字化建設(shè)，加大對軟硬件的投入建設(shè)，建立安全、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，做好辦公自動化和檔案管理的電子化，以此來提高檔案管理效率。同時，強化電子檔案信息安全管理，充分認識互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對電子人民銀行信息檔案帶來網(wǎng)絡(luò)安全問題，強化對保密操作規(guī)程和加密技術(shù)的應(yīng)用。再就是，人民銀行的檔案部門充分利用計算機管理的優(yōu)勢，提高對于商業(yè)人民銀行檔案信息資源開發(fā)利用的認識，提高檔案信息資源的價值，獲得更多的信息資源分享。最后，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才，為更加完善人民銀行檔案數(shù)字化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

（四）健全完善檔案管理制度

針對部分基層人民銀行檔案管理制度不完善，執(zhí)行與落實不佳的情況，基層人民銀行必須要加以重視，建立健全檔案管理工作機制，不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度，切實將檔案管理工作作為企業(yè)管理體系的重要部分，實現(xiàn)檔案管理工作的精細化發(fā)展。在實際的管理規(guī)章制度的制定上，要依照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合地方人民銀行業(yè)金融機構(gòu)發(fā)展的實際情況，制定科學(xué)、合理的各項規(guī)章制度。與此同時，必須要強化檔案管理規(guī)章制度的有效實施與落實監(jiān)督。

（五）強化對人民銀行檔案管理人員的專業(yè)與素質(zhì)培訓(xùn)

人民銀行檔案管理工作的高質(zhì)量、高效開展，離不開檔案管理人員作為基礎(chǔ)保障。因此，人民銀行必須要重視對檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)工作，強化對檔案管理人員專業(yè)知識與技能、思想素質(zhì)與工作責(zé)任意識等相關(guān)的培訓(xùn)工作。并持續(xù)不斷的讓檔案管理人員學(xué)習(xí)新的檔案管理規(guī)章制度以及相應(yīng)的專業(yè)知識，提高自己的檔案管理水平，以此來滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。此外，努力推動檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，培養(yǎng)優(yōu)良的宏觀分析能力，由此才能挖掘人民銀行檔案促進人民銀行發(fā)展的應(yīng)用價值。最后，需要強化檔案管理人員信息技術(shù)能力的提升，能夠良好的運用信息技術(shù)，提高處理信息資源管理中存在問題的效率。

三、結(jié)語

在人民銀行監(jiān)督管理過程中，會將全部的管理活動的過程記錄進行保存，從而形成寶貴的人民銀行檔案信息。人民銀行檔案作為一種豐富的經(jīng)濟信息資源，是人民銀行各項管理和經(jīng)營活動的歷史實踐記錄，是最直接、最真實的反映人民銀行各項業(yè)務(wù)開展的有效參考依據(jù)。因此，加強人民銀行檔案管理工作，做好人民銀行檔案的收集整理，并充分加以開發(fā)利用，充分發(fā)揮其服務(wù)于人民銀行監(jiān)督管理作用，使其不斷為今后人民銀行的監(jiān)督管理工作打下堅實基礎(chǔ)。