信息化是城建檔案管理轉(zhuǎn)型升級的必由之路

柯萍

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展不斷深入，檔案管理正逐步向信息數(shù)據(jù)化管理邁進。城建檔案作為城市建設(shè)信息記錄的載體，數(shù)字化管理全面升級，與國家推動電子政務(wù)、電子商務(wù)，網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”相融合，突破了城建檔案管理信息化建設(shè)瓶頸，實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)化管理。

一、前言

在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)不斷發(fā)展的當代，深化人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算研究和應(yīng)用，城建檔案在管理對象、方式、內(nèi)容上發(fā)生重大變化，城建檔案管理對象逐漸從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變；管理方式逐漸從手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變；管理內(nèi)容逐漸從實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變；獲取方式逐漸從在館查閱向網(wǎng)絡(luò)共享轉(zhuǎn)變。這些都標志著城建檔案工作正逐步實現(xiàn)“以數(shù)據(jù)化為核心”的信息管理現(xiàn)代化。我們必須抓住這一歷史機遇，以國家推動電子政務(wù)、電子商務(wù)，特別是網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”為契機，深入研究城建檔案管理面臨的現(xiàn)實問題，加快信息化建設(shè)步伐，推動城建檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化，全面實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型升級。

二、城建檔案與城建檔案管理

1.城建檔案概念

城建檔案，是城市自然面貌和地上地下建筑物等各項建設(shè)的忠實記錄，它包括了城市管網(wǎng)、市政設(shè)施、水文地質(zhì)、歷史名勝、風景園林等，涵蓋了城市建設(shè)發(fā)展的各個方面，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要組成部分。

2.城建檔案管理

城建檔案管理，是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)住建、造福社會的事業(yè)，是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作，是城市建設(shè)發(fā)展中的全局性工作，貫穿城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的全過程。

（1）城建檔案管理的重點資料

城建檔案管理的重點資料主要體現(xiàn)在三個方面：

①各類城市建設(shè)工程檔案。包括工業(yè)、民用建筑；市政基礎(chǔ)設(shè)施；公用基礎(chǔ)設(shè)施；交通基礎(chǔ)設(shè)施；園林建設(shè)、風景名勝建設(shè)；市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)；城市防洪、抗震、人防等工程；

②建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門。

③有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的文件、基礎(chǔ)資料。

（2）城建檔案管理現(xiàn)狀

我國城建檔案管理工作，始于上世紀80年代。據(jù)統(tǒng)計資料顯示，目前全國已建立近500個城建檔案館，區(qū)（縣）城建檔案室達1000多個，館藏量在4000萬卷以上。雖然館藏資料豐富，但由于許多地方的城建檔案館至今還是采用傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，僅限于提供原始憑證查詢服務(wù)，使城市城建檔案的作用沒有得到很好的發(fā)揮。

隨著改革的不斷深化，城建檔案管理質(zhì)量得到有效提升。以湖北城建檔案管理為例，湖北省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳為推進和加快城建檔案信息化建設(shè)工作，采取一系列重要舉措：要求將城建檔案事業(yè)的發(fā)展納入住建事業(yè)的發(fā)展，列入年度計劃；建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，統(tǒng)一規(guī)范城建檔案電子文件歸檔標準，組織全省城建檔案館進行檔案數(shù)字化、城（鎮(zhèn)）市地下管線普查，推進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工；不斷完善城建檔案管理機制和機構(gòu)建設(shè)，在直屬的事業(yè)單位下設(shè)城建檔案科，配備檔案管理專職人員，實現(xiàn)城建檔案機構(gòu)和人員隊伍的穩(wěn)定；加大對全省建設(shè)工程檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督管理，協(xié)調(diào)做好建設(shè)、監(jiān)理、施工單位建設(shè)工程竣工檔案歸集管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)工作；強化信息資源共享，積極配合建筑工程項目聯(lián)合驗收。由于措施得力，湖北的城建檔案管理工作規(guī)范有序推進。

三、城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化

1.城建檔案管理信息化

（1）信息化概念

信息化是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程。它是技術(shù)革命和產(chǎn)業(yè)革命的產(chǎn)物，是一種新興的最具有活力和高滲透性的科學(xué)技術(shù)。

信息化是一個動態(tài)的發(fā)展中的概念，是向信息社會前進的動態(tài)過程，它所描述的是可觸摸的有形物質(zhì)產(chǎn)品起主導(dǎo)作用，向難以觸摸的信息產(chǎn)品起主導(dǎo)作用轉(zhuǎn)變的過程；信息化是一個漸進的動態(tài)過程，它是從工業(yè)經(jīng)濟向信息經(jīng)濟、從工業(yè)社會向信息社會逐漸演進的動態(tài)過程，每一個新的進展都是前一階段的結(jié)果，同時又是下一發(fā)展階段的新起點。

（2）城建檔案管理信息化和主要內(nèi)容

城建檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺等，科學(xué)合理地處置、管理和應(yīng)用城建檔案信息資源，推進城建檔案管理現(xiàn)代化進程。

城建檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，它貫穿于城建檔案管理的始終，存在于城建檔案管理的各個方面。其主要內(nèi)容包括：檔案信息標準化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；其核心要義就是實現(xiàn)管理信息化，貫穿于城建檔案管理全過程。

（3）城建檔案管理信息化的優(yōu)勢

城建檔案管理信息化與傳統(tǒng)城建檔案管理相比，具有明顯優(yōu)勢：

①便捷、易存。由于城建檔案管理實現(xiàn)信息化，過去的“紙質(zhì)文件”轉(zhuǎn)變?yōu)椤半娮游募?，容易保存。由于采用?shù)字技術(shù)，檔案資源的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱非常便捷，便于檢索。

②高效、省時。實現(xiàn)城建檔案管理信息化，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實施城建檔案管理活動，簡化了工作程序，提升管理的效率和質(zhì)量。

③全覆蓋、共享。實現(xiàn)城建檔案信息化，就能使檔案資源的收集、整理、保存、利用等各個環(huán)節(jié)，全部電子化。由于檔案資源信息化后具有開放性，可供各行各業(yè)、各類人員共享利用。

④安全、完整。城建檔案管理實現(xiàn)信息化后，大幅度降低了管理成本，改變了以往紙質(zhì)傳遞的方式，由檔案管理人員錄入到計算機、介質(zhì)備份，確保檔案的完整性和安全性。

（4）城建檔案管理信息化建設(shè)

城建檔案信息化建設(shè)是新時代城建檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，主要包括五個方面的建設(shè)：

①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；

②檔案信息資源建設(shè)；

③應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；

④標準規(guī)范建設(shè)；

⑤人才隊伍建設(shè)。

（5）城建檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

我國的城建檔案管理信息化建設(shè)，雖然取得了長足的發(fā)展，但仍然存在一些問題。

①籌措資金難。實施城建檔案管理信息化建設(shè)，要購置現(xiàn)代化設(shè)備、進行信息安全防護，需要投入大量的經(jīng)費。同時，電子產(chǎn)品生命周期短，更新?lián)Q代速度快，其后續(xù)維修、更換、升級等，也需大量資金投入。而由于籌措渠道不暢，投入資金有限，更新改造無法落實，成為持續(xù)城建檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸。

②復(fù)合型人才缺乏。城建檔案管理信息化，對檔案人員的思想觀念、專業(yè)實操技能、業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)都提出了全面發(fā)展的要求，城建檔案管理部門普遍存在，現(xiàn)有人員管理水平有限，受城建檔案管理部門人事考聘制度的影響，導(dǎo)致引進高精尖復(fù)合型人才難，使深入推進城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化建設(shè)受限。

③歷史檔案管理信息化水平不高。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，館（室）藏的歷史檔案難免發(fā)生載體破損老化、字跡褪變模糊等問題，因財力薄弱，辦公自動化水平低，城建檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的更新不及時、使用率不高等問題，造成大量的歷史檔案信息化標準規(guī)范管理落實不到位，導(dǎo)致卷案整理基礎(chǔ)差，修復(fù)質(zhì)量不高，影響城建檔案管理水平和信息化建設(shè)進程。

2.城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化

（1）城建檔案管理信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)運用現(xiàn)狀

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出了“加強檔案信息系統(tǒng)安全技術(shù)防范管理，安全入侵報警、電子監(jiān)控、防盜屏障、周界報警等設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)及檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施安全”“探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動融合”“制定檔案數(shù)據(jù)計劃”等政策，各地根據(jù)《規(guī)劃》，建立了城建檔案目錄中心和電子文件中心，建筑工程竣工聯(lián)合驗收管理機制，實現(xiàn)了城建檔案信息資源共享、城建檔案信息建設(shè)數(shù)字化管理向數(shù)據(jù)融合管理的轉(zhuǎn)變。

（2）城建檔案管理信息系統(tǒng)運用存在的問題

我國城建檔案管理工作因受區(qū)域經(jīng)濟基礎(chǔ)、社會關(guān)注度等因素的影響，存在著不可忽視的薄弱環(huán)節(jié)，如：設(shè)施建設(shè)滯后、投資、館舍規(guī)模、現(xiàn)代化建設(shè)程度遠遠不能滿足信息化建設(shè)的需要；在管理水平、工作內(nèi)容、發(fā)展模式以及體制結(jié)構(gòu)存在差異，跟不上城市建設(shè)快速發(fā)展的要求，造成我國城建檔案管理隊伍不穩(wěn)定，發(fā)展不均衡。

如何克服城建檔案信息數(shù)據(jù)化管理的制約因素，成為現(xiàn)時期城建檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。

四、城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的思考

1.改革城建檔案信息管理模式

（1）深化城建檔案數(shù)據(jù)化管理

相對檔案信息內(nèi)容的有效控制，檔案信息不僅是載體的轉(zhuǎn)換和數(shù)字上的描述、存儲，在數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、共享、轉(zhuǎn)移、識別、融合等方面更智能，社會利用價值多樣。創(chuàng)新城建檔案信息管理方式，以信息“數(shù)據(jù)資源”為管理對象，將重點從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，利用現(xiàn)代化手段深入推進檔案信息數(shù)據(jù)資源管理，推行城建檔案大數(shù)據(jù)的安全、可信的管理。

（2）適宜國家城鎮(zhèn)建設(shè)改革要求

深入學(xué)習(xí)領(lǐng)悟國家檔案事業(yè)發(fā)展建設(shè)規(guī)劃要求，抓住政策機遇，做好頂層設(shè)計，將檔案信息數(shù)據(jù)化納入單位信息化建設(shè)全局，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)管理制度，做好技術(shù)保障和檔案元數(shù)據(jù)的積累；強化大數(shù)據(jù)時代檔案資源的認知，外延檔案數(shù)據(jù)管理制度、方法和技術(shù)的維度，轉(zhuǎn)變思維，以大數(shù)據(jù)思維考量和有序組織，開展省級城建檔案館數(shù)據(jù)中心建設(shè)。

（3）創(chuàng)新城建檔案數(shù)據(jù)誠信互動服務(wù)

住建部推行工程建設(shè)項目審批制度的改革，倒逼城建檔案管理實現(xiàn)數(shù)字信息化轉(zhuǎn)型升級。首先，工程建設(shè)項目審批制度要求“相關(guān)行政主管部門實施‘統(tǒng)一時間、集中組織、一次驗收’”，就是政府各職能部門組織的政府性驗收，是跨部門職能的整合，是大數(shù)據(jù)時代的信息化建設(shè)多元化的運用。其次，驗收事項中“建設(shè)工程竣工檔案驗收”，對城建檔案信息建設(shè)、服務(wù)模式等指出新方向。要求創(chuàng)新城建檔案數(shù)據(jù)誠信互動服務(wù)模式，強化信息建設(shè)智慧、服務(wù)互動靈活，城建檔案的知識、歷史價值等價值共享和互補，推動城建檔案數(shù)據(jù)資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。擴展地下綜合管線信息數(shù)據(jù)庫，推動市政工程、城市規(guī)劃等聯(lián)合驗收相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

2.加強城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化的理論研究

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在城建檔案管理中的運用，引發(fā)的信息數(shù)據(jù)的實踐性、智慧性等相關(guān)問題的深度理論的探討，在電子檔案的鑒定、電子文件數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)識別等信息化手段中，提出了諸多檔案學(xué)基本理論，如：檔案數(shù)據(jù)可編程計算、分析對比和安全識別跨信息向智能化轉(zhuǎn)換等，運用數(shù)據(jù)技術(shù)開展數(shù)據(jù)組織、分析、價值發(fā)掘等工作，發(fā)現(xiàn)未知的檔案數(shù)據(jù)聯(lián)系，激活城建檔案數(shù)據(jù)的潛在價值。

3.加強城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化的制度建設(shè)

在推進城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化建設(shè)中，為防止各自為政帶來的一系列問題，健全城建檔案管理信息化的法律法規(guī)，用法治思維和法治方式開展城建檔案管理，為檔案管理信息化工作提供法律保障；建立檔案數(shù)據(jù)管理制度，建立健全檔案管理信息化的安全管理制度，提高安全應(yīng)急應(yīng)變能力。

4.加強城建檔案管理信息數(shù)據(jù)的標準體系建設(shè)

城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化是檔案數(shù)字化發(fā)展的必經(jīng)之路，要重視標準體系建設(shè)，規(guī)范統(tǒng)一標準體系，運用數(shù)字簽名、電子簽章等技術(shù)，確保電子文件歸檔、電子檔案接收和長期保存，檔案數(shù)據(jù)來源等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的可靠和可信。

5.加強城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化的人才隊伍建設(shè)

城建檔案信息數(shù)據(jù)化管理工作的專業(yè)性很強，需要現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍作為支撐，在檔案整理、保護、鑒定、編研等信息化工作中，不僅需要城建檔案和信息專業(yè)人才，更需要優(yōu)秀的數(shù)據(jù)管理專家的支持。因此，完善人才培養(yǎng)使用評價機制，吸納優(yōu)秀的專業(yè)人才，做好城建檔案管理員、信息員、數(shù)據(jù)員角色的轉(zhuǎn)變；做好城建檔案從業(yè)人員繼續(xù)教育工作，不斷提高管理人員的專業(yè)知識、實操水平和信息技術(shù)處理能力，提升人才隊伍的綜合素質(zhì)；要定期組織開展基層、企業(yè)、建設(shè)工區(qū)指導(dǎo)城建檔案接收、整理、保管和利用工作，夯實基層實踐經(jīng)驗；打造一個業(yè)務(wù)技術(shù)過硬，既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息數(shù)據(jù)技術(shù)，熱愛城建檔案管理事業(yè)，愿為城建檔案事業(yè)發(fā)展而努力進取的現(xiàn)代化的復(fù)合型人才隊伍。

五、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展進步，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的不斷普及，對城建檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容、方法和手段提出了挑戰(zhàn)，我們必須應(yīng)勢而為，切實有效的加快城建檔案管理信息數(shù)據(jù)化建設(shè)，推進城建檔案管理轉(zhuǎn)型升級，逐步實現(xiàn)建檔案信息數(shù)據(jù)化管理。