積壓檔案整理移交的重要性及對策分析

馬秀君 濟寧市兗州區(qū)人力資源和社會保障局

濟寧市一學校有三所中專學校整合而來，積壓了大量的檔案。積壓檔案是檔案管理工作的重要組成部分之一，對積壓檔案的科學整理和開發(fā)利用，有利于高校檔案資源的有效管理和資料的豐富與完善。該學校是國家重點中專學，已有65 年的辦學歷史，蘊含著深厚的歷史文化底蘊和豐富的物質(zhì)文化遺產(chǎn)。檔案資料的科學整理和深入開發(fā)，不僅能進一步豐富學校的物質(zhì)文化遺產(chǎn)，更好地彰顯學校歷史，激活文化內(nèi)涵，而且能使廣大校友獲得歸屬感，使師生產(chǎn)生自豪感、幸福感，從而加深校友及師生對學校的熱愛和關(guān)注，增強師生對學校的責任感，深化其愛國愛校的人文情懷，進而推動學校各項工作不斷向前。學校近期集中整理移交歸檔，并邀請我們?nèi)松缇謾n案管理人員前去培訓指導。下面我就了解到的情況從積壓檔案整理移交的重要性及對策談些想法。

一、積壓檔案整理的重要意義

積壓檔案承載著學校文化傳承和發(fā)展的關(guān)鍵紐帶。文化傳承是高校保持自身發(fā)展與持久吸引力的基礎(chǔ)，其所表現(xiàn)出來的人文精神與思想內(nèi)涵的重要性不言而喻。該學?，F(xiàn)存積壓檔案是在辦學過程中形成的寶貴歷史記錄，是在學生學業(yè)成績、教學科研、黨政管理、基建、財會等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表等形式的真實記載。積壓檔案中的照片檔案，真實記錄有關(guān)學校重大歷史事件、對外交流、校園活動、校園風景、領(lǐng)導關(guān)懷等方面的情形；學生檔案，記錄了學生在校學習的情況，學生學籍信息，各學期成績，獎懲情況等；教學檔案，詳細記載了學校的教學理念發(fā)展和轉(zhuǎn)變，以及教學研究成果，很大程度上可以彰顯學校辦學實力和人才培養(yǎng)模式與質(zhì)量；科研檔案，其作用一方面可以規(guī)范科研活動，為后人攻克科研難題提供文獻參考，另一方面體現(xiàn)著學校濃厚的科學研究氛圍，記載著學校科研工作取得的豐碩成果等。因此，積壓檔案不僅是傳承和延續(xù)學校文化的重要基礎(chǔ)，而且可為學?？茖W發(fā)展提供重要的歷史借鑒和內(nèi)生動力。

二、檔案積壓的解決措施

積壓檔案問題的處理，通?？梢圆扇?nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包兩種方式解決。內(nèi)部整理即部門內(nèi)部成立專項整理小組，分門別類地對積壓檔案進行整理。業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。將次要的、非核心的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式承包給承包機構(gòu)來完成，它們可以利用其專業(yè)化、程序化的優(yōu)勢，高效率地完成整理工作。但考慮到檔案工作的安全性、機密性，學校檔案館積壓檔案的整理均采用內(nèi)部集中整理的方式加以解決。根據(jù)積壓檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以檔案資料的管理和利用為目標，結(jié)合實際情況研究制定切實可行的工作方案和計劃。另外，考慮積壓檔案整理的目標和任務(wù)，以及檔案整理人員專業(yè)能力參差不齊的現(xiàn)狀，整理工作啟動前期，對人員進行專項培訓，通過實際操作演示、授課等方式，詳細說明整理方案、操作要求、具體標準等。在以上準備和籌備工作基礎(chǔ)上，針對積壓檔案資料進行了全宗分類、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列等工作，并同步啟動系統(tǒng)錄入工作。

建議學校成立以檔案管理人員為組長，合校前各學校檔案負責人和現(xiàn)在需要移交檔案較多科室的抽調(diào)人員為組員的檔案集中整理移交小組，集中學習培訓，本著方便查閱的原則，制定統(tǒng)一標準限時解決積壓檔案問題。

三、檔案移交的路徑與對策

歸檔與辦理移交同步。單位歸檔工作與檔案移交工作同步進行可以極大地提高工作效率，避免出現(xiàn)重復指導、多頭指導與時差性指導。同時又由于計算機相關(guān)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案工作，檔案實體與信息的分離成為現(xiàn)實，一方面可以全面確保檔案實體的安全，另一方面也不影響相關(guān)信息的異地同時共享使用。

雙套制移交。雙套制檔案是檔案事業(yè)在數(shù)字化時代產(chǎn)生的新生現(xiàn)象，它既是一種新的檔案組合，又是一種數(shù)字化時代檔案安全管理模式。針對歷史檔案，要求移交紙質(zhì)實體檔案，同時必須移交相同內(nèi)容的數(shù)字化形式檔案；針對原生性電子檔案，向檔案館移交電子檔案時必須同時移交相同內(nèi)容的打印件實體檔案。這樣做一方面可以確保檔案信息資源的完整性、及時性，充分體現(xiàn)學校檔案館作為地域范圍內(nèi)檔案資源中心與高地的功能屬性，全面彰顯檔案館的檔案文化功效；另一方面可以在不影響檔案形成單位對檔案日常利用的前提下極大地提高形成單位的工作效率，減輕檔案日常管理與安全管理的常規(guī)投入與負擔。

檔案移交工作是一項集標準、規(guī)范為一體的專業(yè)性、技術(shù)性工作，全面依靠檔案形成單位與學校檔案館有限的工作人員與技術(shù)力量無法全面實現(xiàn)與完成檔案移交與接收工作，因此可以借助或者以購買方式引入社會第三方檔案資源加入、協(xié)助完成該項工作，如檔案規(guī)范化整理，檔案數(shù)字化加工與處理，檔案管理軟件的特色化編制、升級、維護及其他檔案產(chǎn)品研發(fā)等。通過社會檔案資源力量的全面加入，確保檔案歸檔與向檔案館辦理移交工作的及時高質(zhì)量完成與實現(xiàn)。