建筑工程企業(yè)檔案的科學(xué)化管理策略研究

張成華 山西西山金城建筑有限公司

一、建筑工程企業(yè)檔案開展科學(xué)化管理的重要性

（一）工程檔案管理是建筑工程的重要內(nèi)容

現(xiàn)代建筑工程施工規(guī)模較大，涉及眾多的專業(yè)知識領(lǐng)域，除了基本的施工之外，也包括工程檔案管理工作。建筑工程項目建設(shè)流程越來越規(guī)范，從項目決策、工程設(shè)計、施工以及竣工等內(nèi)容都有相對規(guī)范的流程的標(biāo)準(zhǔn)。而這些流程和標(biāo)準(zhǔn)主要是通過工程方案進行體現(xiàn)，各個階段都需要有文字記錄，整理后形成建筑工程檔案。如果缺少了工程檔案，那么建筑工程就必然存在缺陷，即使工程主體建設(shè)完成，缺少了工程檔案也意味著工程項目是不完整的，也無法進行正常的使用。

（二）工程檔案管理是工程質(zhì)量重要的衡量指標(biāo)

建筑工程的質(zhì)量確定需要專業(yè)的管理機構(gòu)進行驗收，驗收過程中除了要檢查工程材料質(zhì)量、施工工藝以及施工技術(shù)落實情況之外，還需要檢查工程檔案是否完成。因為建筑工程中有很多的分項目工程和工序，這些分項目工程和工序完成以后都需要進行質(zhì)量檢查，然后各方負(fù)責(zé)人要進行簽字確定質(zhì)量情況，這些都會成為工程檔案。最終工程質(zhì)量驗收階段如果沒有這些工程檔案，或者工程檔案丟失，那么就會影響工程最終的質(zhì)量評定，因此工程檔案管理是工程質(zhì)量重要的衡量指標(biāo)。

（三）工程檔案管理能夠提高施工效率

現(xiàn)代建筑工程項目建設(shè)受到很多因素的影響，包括施工材料、機械設(shè)備、施工環(huán)境以及施工人員和施工技術(shù)等。這些也是施工企業(yè)比較重視的，但是很少有施工企業(yè)重視工程檔案管理工作。實際上，建筑工程項目建設(shè)的這些影響因素中都和工程檔案有緊密的聯(lián)系，材料的采購領(lǐng)用和使用、機械設(shè)備的操作、施工人員的情況以及施工技術(shù)的落實情況等都是有相關(guān)的檔案記錄的。在施工過程中可以根據(jù)這些記錄在出現(xiàn)問題的時候進行追溯，找到相關(guān)的責(zé)任人進而解決問題，確保建筑工程施工的順利，提升工程施工效率。

（四）有效的提升建筑企業(yè)的管理水平

傳統(tǒng)的建筑工程項目建設(shè)中對檔案管理工作重視程度不夠，企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)中也缺少專門的檔案管理部分，往往是行政人員身兼多職復(fù)雜檔案管理工作。在這種情況下，工程檔案管理工作效率就會降低，而且也容易因為人為因素的影響導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題，在這種情況下，建筑企業(yè)為了確保建筑工程施工效率和質(zhì)量，同時也為了企業(yè)的長遠發(fā)展，就需要對組織架構(gòu)進行完善，尤其是需要增加專門的檔案管理部門和檔案管理人員，然后引進檔案管理設(shè)備和信息化技術(shù)，這也會提高建筑企業(yè)整體的管理水平。

二、建筑工程企業(yè)檔案的科學(xué)化管理策略

（一）提高對檔案管理工作的重視

雖然檔案管理工作是建筑工程項目建設(shè)中重要的組成部分，但是很多建筑企業(yè)對于檔案的管理工作并不重視。因為如果要做好檔案管理工作需要組建專門的管理部門，設(shè)置檔案管理崗位和人員，同時還需要有相應(yīng)的管理設(shè)備，這些都是需要資金投入的，建筑企業(yè)為了節(jié)省成本，并不愿意在檔案管理方面做過多的投入。針對這種情況，建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層首先要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，組建專門的檔案管理部門，并且招收專業(yè)的檔案管理人員，按照崗位職責(zé)進行檔案管理責(zé)任的劃分。同時還需要加強檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，提高管理人員的檔案管理意識，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，共同做好企業(yè)的檔案科學(xué)化管理工作。

（二）提高工程檔案管理風(fēng)險防范意識

現(xiàn)代建筑工程規(guī)模很大，施工過程中受到多種因素的影響，而且施工內(nèi)容很多，因此檔案管理工作內(nèi)容繁多，在管理過程中很容易出現(xiàn)疏漏，甚至造成檔案的丟失。針對這種情況，建筑企業(yè)要采取科學(xué)化的管理模式，提高風(fēng)險防范意識。首先，完善工程檔案管理制度，落實相應(yīng)的責(zé)任制，加大檔案管理的力度，任何工程項目工序都要進行嚴(yán)格的記錄并且及時的進行整理歸檔。其次，成立專門的管理部門，對工程檔案管理開展專項管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要安排專門的管理人員負(fù)責(zé)檔案管理工作的監(jiān)管，而且要求檔案管理部門要進行檔案的備份工作，防止出現(xiàn)意外情況。檔案的管理也需要采取多種方式，不同種類的檔案要進行嚴(yán)格的分類，并且要優(yōu)化檔案管理編制方法，從而消除檔案管理的風(fēng)險，提高應(yīng)急能力。

（三）建立高素質(zhì)檔案人才隊伍

隨著時代的進步，當(dāng)前建筑工程檔案管理理念也有了很大的變化，對于工程檔案的重視程度不斷提高，而檔案管理工作的技術(shù)設(shè)備也有了較大的更新。這就要求檔案管理人員需要跟上時代的腳步，提高工程檔案科學(xué)化的管理意識，不斷的學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)手段，從而提高自身的檔案管理水平。建筑企業(yè)在進行檔案管理隊伍建設(shè)中，說先就要提高檔案管理工作的門檻，在招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，招收檔案管理方面的專業(yè)性人才，并且對應(yīng)聘人員的檔案管理知識進行考核，了解其以往的檔案管理經(jīng)驗，同時還有考察檔案管理人員對于現(xiàn)代化檔案管理工作的見解，進而為創(chuàng)建高素質(zhì)檔案管理隊伍打下堅持的基礎(chǔ)。其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容一方面要有檔案管理 的專業(yè)知識，使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，能夠熟練操作檔案管理的相關(guān)設(shè)備。另一方面要加強檔案管理人員的素質(zhì)教育和法治教育，提高檔案管理人員的管理意識和法律意識，能夠在檔案管理工作過程中認(rèn)真負(fù)責(zé)，了解自身的工作失誤帶來的嚴(yán)重后果，能夠嚴(yán)格按照檔案管理的流程規(guī)范開展具體的檔案管理工作。

（四）加強檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

目前我國檔案管理工作由于起步較晚，在管理技術(shù)和理念方面還存在一定的問題，主要體現(xiàn)在檔案管理的設(shè)備落后，科學(xué)技術(shù)水平不高，這些問題都制約著企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化進程。因此，企業(yè)檔案管理要充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，改善物質(zhì)手段，設(shè)備更新?lián)Q代，提高技術(shù)水平，要現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)工作納入企業(yè)的總體規(guī)劃和預(yù)算當(dāng)中，有利于加快檔案管理的科學(xué)化步伐。檔案管理部門利用其自身建立的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為社會服務(wù)，取得一定的經(jīng)濟效益，再投入到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，實現(xiàn)檔案的經(jīng)濟價值。檔案信息管理作為一種特殊商品，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，可以使其社會效益和經(jīng)濟效益不斷提高。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代建筑工程項目建設(shè)過程中，建筑企業(yè)不僅要重視施工技術(shù)的有效應(yīng)用，同時也要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。因此建筑工程施工企業(yè)有必要深入對建筑工程檔案管理現(xiàn)狀進行研究，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工程檔案管理實踐中存在的各類問題，不斷對工程檔案管理策略進行創(chuàng)新型調(diào)整，制定具體的實施方案，將與工程檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度落到實處，使得工程檔案管理工作得到健康有序的發(fā)展，為我國工程檔案管理水平的提升做出努力。