事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

古利瑩 梅州市區(qū)公有房屋和保障性住房服務(wù)中心

事業(yè)單位作為我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要支柱，隨著經(jīng)濟(jì)體系的不斷變化，自身的經(jīng)營范圍也在不斷擴大，也加大了檔案信息化建設(shè)的難度，而信息化建設(shè)又是提升綜合實力的重要途徑，應(yīng)當(dāng)予以重視并加強建設(shè)。倘若信息化建設(shè)不能夠順利進(jìn)行，只會拉低檔案管理工作質(zhì)量，也不能夠滿足自身可持續(xù)發(fā)展需求。因此，要想在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，必須要采取措施來推動信息化建設(shè)，進(jìn)而大幅度提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題

（一）檔案管理人員缺失

檔案管理信息化建設(shè)是一個十分復(fù)雜的過程，需要大量的人員參與其中，而管理人員綜合素質(zhì)水平的高與低，直接影響著信息化建設(shè)質(zhì)量，所以必須要采用高技能人員來加強檔案管理，但現(xiàn)實狀況是，事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的檔案管理人員綜合技能有待提高，他們的綜合素質(zhì)普遍偏低，甚至有一些人員對工作缺少熱情，只是機械式的完成相應(yīng)的檔案管理工作，對于存在與工作中的問題不能夠妥善解決，這無異于阻礙檔案管理工作信息化建設(shè)。再加上，管理人員計算機水平?jīng)]有達(dá)到要求，也會拉低檔案管理的質(zhì)量[1]。

（二）信息化建設(shè)意識不強

如今，信息化建設(shè)已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對提高綜合實力及市場競爭力具有重要意義，但目前，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量并不高，很多管理人員對信息化建設(shè)認(rèn)識并不夠充分，對其認(rèn)識依舊停留在表面層次，甚至有一些高層人員自身信息化建設(shè)意識也比較低下，阻礙著檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)度[2]。同時部分人員的工作模式仍舊停留在傳統(tǒng)管理模式上，思想意識也受到傳統(tǒng)觀念的束縛，他們并不愿意主動接受新事物，這不僅不能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，也難以提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

（三）信息化建設(shè)存在安全隱患

由于信息化建設(shè)是一個涉及范圍較廣的過程，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中，往往面臨著安全隱患問題，這樣就會致使相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息丟失，或者是損壞。而致使安全隱患問題出現(xiàn)的原因有以下幾點。第一，管理人員對檔案安全管理并不夠重視，總是將紙質(zhì)的檔案隨意的擺放，致使檔案信息化建設(shè)過程中的紙質(zhì)檔案被泄露，嚴(yán)重者還會對經(jīng)濟(jì)活動帶來較大的影響。第二，信息化建設(shè)本身就具備著一定的安全隱患，應(yīng)配備安全軟件，倘若軟件存在漏洞，容易讓系統(tǒng)被黑客入侵，造成相關(guān)重要資料被泄漏。

（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足

檔案信息化建設(shè)水平之所以不高，一部分原因是事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施不足所致，本身信息化建設(shè)就是一個漫長且曲折的道路，不僅需要大量的管理人員參與，更加需要充足的硬件設(shè)備來輔助，這樣才能夠推動檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。但現(xiàn)實狀況是，很多事業(yè)單位并沒有認(rèn)識到基礎(chǔ)設(shè)施充足的重要性，并不愿意花過多的資金去購買設(shè)備，造成信息化設(shè)備和技術(shù)無法得到完善，最終，將直接影響事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）加強檔案管理人員培訓(xùn)

針對上述檔案管理人員缺失問題，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強管理人員培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，這是推動檔案管理信息化建設(shè)順利展開的重要前提。首先，要對現(xiàn)有的檔案管理人員加強培訓(xùn)，不斷提高他們的專業(yè)能力和管理水平，對于信息化建設(shè)中存在的問題也能夠及時妥善的解決。比如，可以定期對其進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷豐富其理論知識。而對于不合要求的人員應(yīng)不予采用，盡可能的選擇高素質(zhì)、高技能人員參與到信息化檔案管理中，只有這樣才能夠提高檔案管理信息化建設(shè)水平[3]。其次，還應(yīng)當(dāng)端正檔案管理人員的工作態(tài)度，使他們對工作充滿熱情，恪盡職守做好每一項工作，也只有使使其從心理認(rèn)可這份工作，才能夠提高信息化建設(shè)實效性，以及促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)固發(fā)展。

（二）提高信息化建設(shè)意識

以往檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量之所以不高，很大一部分原因是管理人員信息化建設(shè)意識不強所致，所以，為了促進(jìn)我國事業(yè)單位健康穩(wěn)固發(fā)展，我們還應(yīng)當(dāng)提高各級領(lǐng)導(dǎo)人員的信息化認(rèn)識，使他們認(rèn)識到信息化建設(shè)工作的重要性，這就需要加大信息化建設(shè)宣傳力度，讓每一個人員了解到信息化建設(shè)的重要性，可以主動參與到檔案管理信息化建設(shè)中來，并確保檔案數(shù)據(jù)信息的科學(xué)性與安全性，進(jìn)一步為后續(xù)管理工作的有效展開奠定夯實基礎(chǔ)。同時還應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)落后檔案管理模式，樹立一個全新的思想價值觀念，讓各級人家可以主動去接受新的事物，這樣才能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，為檔案管理工作信息化建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)支持，不至于阻礙信息化建設(shè)的進(jìn)度，從而提高事業(yè)單位綜合管理水平。

（三）加強檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

通過上述介紹，我們可以了解到信息化建設(shè)中仍舊面臨安全隱患問題，所以事業(yè)單位要想提高的管理工作質(zhì)量，還應(yīng)當(dāng)加強檔案信息數(shù)據(jù)安全管理，這就需要提高各級人員對檔案安全管理的重視程度，使他們認(rèn)識到安全隱患對檔案管理信息化建設(shè)的阻礙性，對于相關(guān)紙質(zhì)檔案必須要進(jìn)行妥善管理，降低重要資源被泄露或者是竊取等問題的發(fā)生，確保數(shù)據(jù)信息的安全性與穩(wěn)定性。同時我們也要引進(jìn)一些安全硬件設(shè)施，這樣做的目的也是為了防止黑客入侵，竊取重要的資料，進(jìn)一步發(fā)揮安全硬件的作用和價值。除此之外，事業(yè)單位管理人員還應(yīng)當(dāng)建立一個檔案信息管理保密制度，要求各級人員嚴(yán)格遵循制度中的內(nèi)容，確保保密制度能夠貫穿于每一個檔案管理工作環(huán)節(jié)中，只有這樣才能夠推動檔案管理信息化建設(shè)有效展開，如此一來，得以實現(xiàn)提高信息化建設(shè)水平的目標(biāo)。

（四）加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為進(jìn)一步推動檔案管理信息化建設(shè)工作展開，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要加大信息化建設(shè)中軟硬件的投入力度，只有資金投入充足，才能夠確保信息化設(shè)備和技術(shù)得到完善，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的關(guān)鍵[4]。為此應(yīng)將傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，善于運用現(xiàn)代化高新科技代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檔案管理模式。比如，可以運用電子設(shè)備來代替人工管理方式，這不僅可以提高整體檔案管理工作的質(zhì)量，還可以提高數(shù)據(jù)信息的安全性，可以說，這對檔案管理信息化建設(shè)非常重要。其次，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加大平臺推廣模式的建設(shè)，讓更多的信息需求者受益，這也是一種提高知名度的一種方式，最終，促進(jìn)我國事業(yè)單位在可持續(xù)發(fā)展道路上走得更遠(yuǎn)且更好。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今是信息化飛速發(fā)展的時代，只有認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，才能夠健康、穩(wěn)固發(fā)展，所以，事業(yè)單位要想提高檔案管理信息化建設(shè)水平，必須要加強檔案管理人員培訓(xùn)并提高信息化建設(shè)意識，同時也要加強數(shù)據(jù)安全管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣才能夠讓信息化融入整個檔案管理工作中來，確保檔案管理工作得以朝著多元化方向快速發(fā)展，以及提高事業(yè)單位綜合市場競爭力和經(jīng)濟(jì)利潤。