簡論加強食品藥品市場監(jiān)管檔案管理工作的策略

姜瀚博 四平市食品藥品檢驗所

食品藥品市場監(jiān)管工作目的是保障人民群眾飲食、用藥安全。近幾年隨著食品藥品立法的推進，各地食品藥品安全監(jiān)管工作力度不斷加大，產生了大量的執(zhí)法案卷、檢測報告、督查記錄、行政審批材料等檔案，如何系統(tǒng)地管理并利用這些檔案，并及時對社會公布有價值的信息，是在執(zhí)法以外必須重視的工作?；诖耍韵戮图訌娛称匪幤肥袌霰O(jiān)管檔案管理工作的策略進行了探討分析。

一、食品藥品市場監(jiān)管檔案管理的概述

食品藥品市場監(jiān)管檔案管理是指將食品藥品市場監(jiān)管過程中產生的文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像等資料進行記錄并整理歸檔的過程。一旦發(fā)生食品藥品安全事件，將以食品藥品市場監(jiān)管檔案中的文字、數(shù)據(jù)等資料進行闡述，并通過數(shù)據(jù)的預測和總結作用，有效提高食品藥品安全應急處置效率。因此，對食品藥品市場監(jiān)管檔案的必須進行規(guī)范化管理。

二、食品藥品市場監(jiān)管檔案管理工作的重要意義

1.提升管理及使用效率。食品藥品日常管理涉及多方面的資料信息，為了對其進行精細化管理，需要以檔案資料為基礎，進行系統(tǒng)化分類留存，以保證檔案管理的有序性。在檔案管理中要對各類信息資料進行歸類整理，不同項目內容之間有著明確的劃分，要嚴格區(qū)分種類予以存檔，這樣就不會出現(xiàn)信息混亂的情況，方便查驗以提升管理質量與效率。

2.保證信息的真實性。食品藥品市場監(jiān)管檔案管理工作中，對各類信息進行分類管理，多以計算機技術為輔助手段，將所有的信息輸入管理系統(tǒng)，進行加密管理，如果需要調閱某方面的信息，由檔案管理專門人員在計算機系統(tǒng)中抽取。簡化了查驗工作程序，同時也保證了信息資料的真實性。檔案管理由專門人員進行，操作系統(tǒng)由專業(yè)管理人員負責，避免了肆意修改檔案信息資料的問題，保證檔案信息資料真實準確。

3.保障檔案的安全性。食品藥品市場監(jiān)管檔案合理有序管理，不僅要對各類資料文件及時收集歸檔、及時錄入系統(tǒng)，還需要投入大量的人力、物力和財力，購置、升級計算機軟硬件系統(tǒng)，購置檔案盒、檔案架、檔案柜及相應的防護設施，以保證檔案資料有序存放，避免因隨意堆砌、亂放出現(xiàn)檔案資料損毀、丟失，或檔案信息資料不全等問題，同時需要確保各類資料文件收集歸檔及時。

三、加強食品藥品市場監(jiān)管檔案管理工作的策略

1.有效構建食品藥品市場監(jiān)管檔案工作網(wǎng)絡。開展食品藥品檔案監(jiān)管工作，首先需要根據(jù)具體的工作內容，將其科學地劃分到各個層次部門中去，最基礎一級的檔案管理人員應參照檔案歸檔范圍和保管期限，對手頭上紛繁復雜的原始資料進行區(qū)分、鑒別、整理，并按期上交上一級部門的檔案管理人員。上一級管理人員審核無誤，經相關領導符合審批后，統(tǒng)一交回檔案室，標準裝訂，并進行掃描，構建電子檔案，所有檔案應嚴格遵守歸檔辦法，統(tǒng)一編號，歸檔保存，不得擅自增改內容，更不得隨意帶出檔案室。檔案室每年應清理一次檔案，對達到保管期限的檔案應按規(guī)定銷毀，銷毀必須負責人簽字，并經兩人復核。

2.科學組織檔案管理機構。做好檔案管理工作，首先需要配備專門的檔案管理人員，構建起單位內部的組織機構，成立專門的檔案室，工作小組，鑒定小組，總負責人最好是單位一把手，分管各部門工作的分管負責人應參與進來，需要移交檔案的部門指定一名聯(lián)絡員。檔案室負責制定檔案歸檔范圍和保管期限的相關文件，并報當?shù)貦n案局審批，同時應建立各項管理制度，檔案室應具備檔案管理的硬件和軟件設施，在信息化迅速發(fā)展的今天，應建立電子檔案。單位每年應投入一定經費進行軟硬件升級更新，對檔案管理人員進行培訓。

3.加強案卷檔案管理工作力度。案卷檔案是指具體案件檔案，即具有行政處罰決定書及罰款結果的檔案。此類檔案既有一般檔案的特點，又具有其特殊性，它不僅是工作痕跡，更是執(zhí)法依據(jù)。案卷的來源有日常督查、專項檢查、投訴舉報等。做好案卷檔案首先應熟悉監(jiān)管對象，這就需要我們的執(zhí)法人員對監(jiān)管片區(qū)內的經營戶進行逐一摸排，先建立一套基礎檔案，根據(jù)其經營特點，分類完善，比如食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品等自成一類，確保執(zhí)法過程無交叉、無遺漏、無重復，避免執(zhí)法不嚴、執(zhí)法過嚴、案卷分類不明、責任人不清等現(xiàn)象。食品藥品執(zhí)法應按照《中華人民共和國行政處罰法》和《食品藥品行政處罰程序》進行，執(zhí)法案卷應包括案件來源登記表、現(xiàn)場檢查筆錄、責令整改通知書、行政處罰決定書等一系列材料，這些材料都應按照先后發(fā)生次序整理裝訂，需要簽名或書寫處筆記應該清晰，不得隨意涂改，所有案卷歸檔前都應由法制部門審核，對于不規(guī)范、不嚴謹、不明確的執(zhí)法案卷不得進入檔案室，一旦進入檔案室不得隨意調換更改。良好的執(zhí)法案卷，不僅為以后工作提供參考，也是和當事人發(fā)生糾紛的最直接證據(jù)，為了執(zhí)法的嚴謹性和工作人員安全，這部分案卷應特別重視。

4.強化食品藥品市場監(jiān)管檔案資料服務效能。開展食品藥品市場監(jiān)管檔案資料的收集，最終目的是為了服務于實際工作，因此保證檔案質量，提高利用價值，滿足社會各界合理的查檔需求，提供優(yōu)質的服務，也是我們檔案室應盡的義務。借閱檔案應做好登記工作，復印檔案需負責人審批，避免出現(xiàn)丟失、損毀等意外事故。

四、結束語

綜上所述，為了發(fā)揮食品藥品市場監(jiān)管檔案的功能作用，需要針對食品藥品市場監(jiān)管檔案建立完善的工作網(wǎng)絡，由點到線，由線到面，需要一線執(zhí)法人員、行政審批人員、檔案管理人員的互相配合，才能順利推進食品藥品市場監(jiān)管檔案工作的進行。