優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的途徑分析

周富 內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟科爾沁右翼前旗財(cái)政局

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化，數(shù)字化的社會(huì)，在事業(yè)單位中的員工的檔案信息都應(yīng)該是有序的，一目了然的，不能混亂，毫無(wú)章法地去進(jìn)行管理。檔案的管理工作是非常復(fù)雜且龐大的，因?yàn)樯婕懊恳粋€(gè)員工的資料信息，必須進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。同時(shí)這項(xiàng)工作對(duì)管理人員也有一定的要求。管理人員得具備一定的專業(yè)能力與心理素質(zhì)，這樣才能在面對(duì)冗雜無(wú)序的資料時(shí)保持高度的耐心，并且仔細(xì)地完成檔案管理工作。在管理工作中可能會(huì)遇見(jiàn)一系列的問(wèn)題，這就需要事業(yè)單位采取一定的措施，妥善地處理好發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，使事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

大多數(shù)員工認(rèn)為檔案的管理工作是非常清閑的，簡(jiǎn)單的，只是對(duì)員工檔案的歸整和儲(chǔ)備，沒(méi)有什么技術(shù)性的難題，所以在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，員工就沒(méi)有以認(rèn)真的態(tài)度去完成這項(xiàng)工作。這樣就非常容易對(duì)檔案內(nèi)的一些內(nèi)容沒(méi)有仔細(xì)進(jìn)行核對(duì)，產(chǎn)生紕漏，影響事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）管理模式有待完善

有一些事業(yè)單位在檔案管理的制度方面沒(méi)有很好地進(jìn)行完善，對(duì)員工的工作態(tài)度和行為缺乏一定的約束，導(dǎo)致一些問(wèn)題的產(chǎn)生，從而影響整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。所以說(shuō)建立一個(gè)良好有效的管理制度可以使員工在工作方面有更高的積極性，使工作更快更好地進(jìn)行。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

因?yàn)閷?duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視，所以很多事業(yè)單位就對(duì)其人員的專業(yè)素質(zhì)缺少考察，導(dǎo)致非常多管理人員沒(méi)有足夠的專業(yè)知識(shí)。雖然從表面上來(lái)看檔案管理工作的內(nèi)容確實(shí)不需要一定的專業(yè)性，但是實(shí)際上這項(xiàng)工作不是一般人能夠勝任的。因?yàn)樵跈n案資料的專業(yè)部分需要有嚴(yán)格的調(diào)查與考證，如果不是技術(shù)型人員，不能馬上看出當(dāng)中的問(wèn)題，由此可以看出，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是十分必要的。

（四）檔案管理設(shè)施相對(duì)落后

大多數(shù)事業(yè)單位會(huì)在其生產(chǎn)方面加大設(shè)施資金的投入，保證質(zhì)量與效率，而對(duì)辦公設(shè)施缺少資金支持，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)使用的設(shè)備都相當(dāng)落后?，F(xiàn)階段，信息資源是最大的經(jīng)濟(jì)來(lái)源，而且信息更新的速度非常之快，只有以最快的速度把握住信息，才能成為事業(yè)單位快速發(fā)展中的佼佼者[1]。隨意說(shuō)只有愿意對(duì)信息資源投入時(shí)間和成本的事業(yè)單位才可以更好地利用信息，創(chuàng)造財(cái)富。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

（一）靈活性原則

大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作的過(guò)程都是差不多的，基本就是按照檔案管理工作的基本要求，然后再使檔案的管理達(dá)到規(guī)范，統(tǒng)一。但是在以上的基礎(chǔ)上，管理人員要認(rèn)識(shí)到需要按照不同事業(yè)單位的不同特點(diǎn)去對(duì)檔案進(jìn)行整合，使檔案的管理能跟隨事業(yè)單位的腳步，靈活地去進(jìn)行調(diào)整，使檔案的管理工作得到準(zhǔn)確的落實(shí)。

（二）管理性原則

在事業(yè)單位中，每一項(xiàng)的工作都需要制定符合工作特征的體系，只有保持這種專業(yè)的態(tài)度，才能促使事業(yè)單位的發(fā)展。在檔案管理的工作中也同樣適用。建立起一套完整的管理制度，由上級(jí)督促，檢驗(yàn)員工對(duì)于制度的遵守程度，適當(dāng)?shù)厝ゼて饐T工對(duì)于工作的熱愛(ài)。檔案管理的員工也需要按照制度去進(jìn)行工作，并且對(duì)工作中不理解的地方上報(bào)給上級(jí)，形成良好的溝通，這樣能夠快速的發(fā)現(xiàn)與處理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，使檔案管理工作能夠更高效地進(jìn)行。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）完善管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)引起檔案管理人員對(duì)于自身工作的重視，并且學(xué)習(xí)與之對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，增強(qiáng)其對(duì)于工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位本身也需要進(jìn)行一些檔案管理知識(shí)的宣講活動(dòng)，鼓勵(lì)員工去參與并且分享自身工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。領(lǐng)導(dǎo)層也需要建立起一個(gè)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查，分析工作出現(xiàn)弊端的原因，以便于能夠?qū)ΠY下藥，從根源得到解決[2]。對(duì)檔案管理的員工實(shí)行教程制度，表現(xiàn)優(yōu)秀的有一定的獎(jiǎng)勵(lì)，比如獎(jiǎng)金，假期等；而對(duì)于因不認(rèn)真對(duì)待工作而出現(xiàn)差錯(cuò)的員工，采取一定的懲罰措施。

（二）引入高素質(zhì)專業(yè)人員

要想使檔案管理工作的效率和質(zhì)量有一個(gè)有巨大的進(jìn)步，引入高質(zhì)量人員是非常必要的一步。檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)能夠很大程度的影響工作的進(jìn)程。所以為了解決這項(xiàng)工作中缺乏專業(yè)人員的問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在選拔人員的時(shí)候提高標(biāo)準(zhǔn)，著重考察應(yīng)聘人員的專業(yè)素質(zhì)與處理事務(wù)的能力，以便于后期能夠組建一個(gè)更標(biāo)準(zhǔn)，更專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（三）增加設(shè)施的投入資金

隨著管理工作復(fù)雜度的提高，以前的老舊設(shè)備已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的發(fā)展，并且季度的影響對(duì)當(dāng)前信息的掌握，降低了工作的效率。所以事業(yè)單位的管理者應(yīng)當(dāng)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，加大在辦公設(shè)備上的資金投入，促進(jìn)信息的更新?lián)Q代?？梢砸M(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓管理人員用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理，讓工作過(guò)程更加高效。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展前景有著不可估量的影響，所以說(shuō)在檔案管理方面投入人力物力是非常有必要的。具體可以從高素質(zhì)人員的引進(jìn)，管理制度的完善以及設(shè)備資金的投入等方面來(lái)采取措施，保證事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。