關(guān)于推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的研究

周瑩瑩 松原市工人技術(shù)等級考核服務(wù)中心

一、檔案管理工作的重要性

（一）檔案是一種真實(shí)性憑證

檔案具有法律上的一個(gè)效力，記載著工作的歷程。檔案的類型很多，涵蓋紙質(zhì)版檔案、電子版文件以及視頻和影音等文件。其具有客觀性、公正性的特點(diǎn)，正因?yàn)樗且环N真實(shí)性的憑證，才能一直被保留下來。

（二）檔案是具有重要參考性的資料

檔案由于是真實(shí)事件的反映，一般具有不可復(fù)制的特點(diǎn)，例如音頻、視頻以及簽字的文件，因此檔案是具有歷史參考價(jià)值的。比如煤礦行業(yè)中一些關(guān)于安全質(zhì)量問題的文件，具有非常重要的參考性意義，后期被用來作為員工培訓(xùn)的頻率非常的高，也可以為后期的相關(guān)政策的制定提供非常詳細(xì)的依據(jù)。

（三）有利于保守秘密

很多單位技術(shù)秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事項(xiàng)均會(huì)存在一定的檔案，如果檔案管理工作不完善，就會(huì)導(dǎo)致涉密文件的缺失，甚至?xí)?dǎo)致涉密文件的丟失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及財(cái)務(wù)、采購價(jià)格以及薪酬等方面的秘密泄露，會(huì)給各項(xiàng)工作的開展帶來不可估量的損失。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善

建立一套完整性科學(xué)化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎(chǔ)，從當(dāng)前來看，部分事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，導(dǎo)致檔案資料的混亂與漏失現(xiàn)象屢有發(fā)生，這與檔案制度的不統(tǒng)一有著直接的關(guān)系，因此，這個(gè)問題是當(dāng)前比較重要的一項(xiàng)任務(wù)，需要盡快解決并落實(shí)下去。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

當(dāng)前在事業(yè)單位檔案管理工作中，許多管理人員由于缺乏專業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中出現(xiàn)了許多問題。另外，許多人進(jìn)入事業(yè)單位是想謀取一份的安穩(wěn)的工作，但在后期由于工作的枯燥，造成了許多工作人員的流失，人員流動(dòng)變化較大，也對檔案管理造成了一定的負(fù)面影響。檔案管理看起來是一份比較簡單的工作，但是若想真正地把它做好，并不是一件簡單的事情。

（三）管理意識淡薄

在對事業(yè)單位檔案管理工作人員的管理意識的研究中發(fā)現(xiàn)：一些管理人員對于一些基本的管理知識都不夠了解，并且沒有想要去學(xué)習(xí)的意識。另外，由于事業(yè)單位中的人員較多，工作種類繁多，許多單位并沒有檔案管理的意識，甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，對于檔案的分類只是粗略的分類，整理工作基本上是輪班制。

（四）管理設(shè)施較為落后

在之前的發(fā)展過程中，事業(yè)單位的檔案多為紙質(zhì)版的檔案，這些檔案確實(shí)能夠最大限度上為需要的人員提供更加準(zhǔn)確的信息，但在信息化迅速發(fā)展的今天，這種管理方式顯然需要更新。紙質(zhì)版的檔案對于存儲環(huán)境也有較高的要求，然而，許多單位的檔案缺乏固定的檔案管理室，檔案存儲多為地下室或一些狹小的空間，甚至把檔案管理室當(dāng)成倉庫一樣，各種雜物都存在其中。

三、進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化的建議

（一）進(jìn)一步完善檔案管理制度

檔案管理制度在檔案管理工作中非常重要，如何形成一套完善的管理制度以及完整的管理流程是當(dāng)下比較重要的一個(gè)問題，因此，對于檔案資料的收集與管理都需要有條理性進(jìn)行，明確上級部門的規(guī)定與要求，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作與安排，將管理制度不斷進(jìn)行實(shí)踐與創(chuàng)新，通過不同的形式與內(nèi)容調(diào)整管理制度，明確檔案管理規(guī)范化的重要性，對檔案管理人員嚴(yán)格要求并定期進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，促進(jìn)管理工作效率的提升。另外，事業(yè)單位還要根據(jù)自身的實(shí)際情況因地制宜，把人民的服務(wù)當(dāng)成工作的重點(diǎn)與核心目標(biāo)，更好地為大眾提供便利的服務(wù)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

單位最好設(shè)置專業(yè)的檔案管理員，實(shí)行檔案的統(tǒng)一規(guī)劃和管理，如果單位無法實(shí)現(xiàn)專人專管的檔案管理方案，可以提高所有檔案參與人員的能力，以培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式組織檔案涉及人員進(jìn)行集體學(xué)習(xí)，對學(xué)習(xí)的效果進(jìn)行監(jiān)督反饋，并將檔案管理的水平納入考核之中。

（三）管理層需要高度重視

在事業(yè)單位中，管理層與基層工作人員都要清醒地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，以及在事業(yè)單位長久發(fā)展中起到的重要作用，要積極推廣檔案管理工作的創(chuàng)新力度，不斷尋找更適合的新方法與新模式，將檔案管理的創(chuàng)新目標(biāo)提上日程。檔案管理工作是事業(yè)單位的前提基礎(chǔ)與保障，對于人才支持有著重要的促進(jìn)作用，因此，提高檔案管理工作的效率刻不容緩，事業(yè)單位要利用好信息化技術(shù)，從多方面改善工作人員對傳統(tǒng)管理方法的舊觀念。

（四）不斷強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)的安全性

在對于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀研究中發(fā)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)大潮的發(fā)展現(xiàn)狀下，事業(yè)單位檔案管理的工作人員可以充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，將相關(guān)的資料和檔案進(jìn)行分類后上傳到單位的數(shù)據(jù)庫中，方便以后資料的閱讀和查詢，這樣級既可以提高檔案管理工作者的工作效率，對于查詢資料的人員來講，也方便了資料的閱讀。另外，雖然有些事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫的設(shè)立，但是，他們對一些資料缺乏備份，只是存在一個(gè)中心電腦中，如果單位的安全系統(tǒng)出現(xiàn)了維修或者其他的狀況，這些資料就有可能會(huì)全部消失，更何況是在互聯(lián)網(wǎng)的大勢推動(dòng)下，對于檔案的保護(hù)工作要更加注意。且在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，可能由于一些疏忽，導(dǎo)致單位中的許多資料流失，給管理工作者的工作造成較大影響，并且，事業(yè)單位的許多數(shù)據(jù)都是一些隱秘的資料。因此，在事業(yè)單位中，必須強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)保護(hù)。其中，最簡單的方式就是備份數(shù)據(jù)，首先，要對事業(yè)單位工作的信息進(jìn)行備份。其次，對于單位中的各項(xiàng)支出與收入、重要資料等都要進(jìn)行相應(yīng)的備份。通過備份數(shù)據(jù)的方式，事業(yè)單位的信息能夠得到有效保護(hù)。同時(shí)，通過數(shù)據(jù)備份的方式也可以防止因病毒入侵造成的對數(shù)據(jù)的破壞。

四、結(jié)語

綜上所述，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性是時(shí)代的要求，也是各項(xiàng)工作穩(wěn)步推進(jìn)的有效保障。因此，各單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，進(jìn)一步細(xì)化檔案管理的流程，為其配備專業(yè)的工作人員，努力讓檔案管理工作發(fā)揮出更大的效應(yīng)。