醫(yī)院檔案管理信息自動化分析

王偉 唐山市中醫(yī)醫(yī)院

一、醫(yī)院檔案信息自動化的管理現(xiàn)狀分析

（一）硬件設(shè)施建設(shè)不足

醫(yī)院是一個功能性機構(gòu)，該機構(gòu)的正常運行少不了硬件設(shè)施的幫助。目前醫(yī)院的檔案管理信息自動化需要依附在一定的硬件設(shè)置條件下。醫(yī)院只有建設(shè)完善的硬件設(shè)施才能夠極大的提升醫(yī)院的檔案管理水平，才能夠最優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理。但是目前很多醫(yī)院的檔案管理信息自動化硬件設(shè)施建設(shè)中并不完善，很多基礎(chǔ)設(shè)施不完備，整體的建設(shè)水平還比較落后。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院還需要通過紙質(zhì)版的載體記錄信息，這種情況和電子版的數(shù)據(jù)發(fā)展形成了矛盾，阻礙了現(xiàn)代化信息建設(shè)。也有些醫(yī)院雖然使用了信息自動化技術(shù)，但是很多自動化設(shè)備存在缺失，原本自動化運行的程序因為硬件設(shè)施的缺陷停滯，還需要傳統(tǒng)的人工方法完成檔案的調(diào)查和管理，這種情況限制了醫(yī)院的檔案管理速度，阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。目前硬件設(shè)施建設(shè)缺陷中最明顯的就是很多醫(yī)院并不能在線接受外界的數(shù)字信息，不能將醫(yī)院和醫(yī)院之間形成統(tǒng)一的整體。

（二）醫(yī)院檔案管理體系規(guī)范性不足

通過醫(yī)院檔案管理的工作實際可以看得出，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)確實能夠提升醫(yī)院的檔案管理效率，也能夠在傳統(tǒng)基礎(chǔ)上提高醫(yī)院檔案信息的利用率。但是目前的檔案信息自動化管理并沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，每一個醫(yī)院的檔案信息自動化管理規(guī)范不同，整體上形成了混亂的局勢，影響了醫(yī)院信息管理的水平。尤其是很多檔案信息對外傳輸中，因為管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，造成了信息共享失敗。如果醫(yī)院的檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)則會造成不同醫(yī)院或者是醫(yī)療單位之間不能形成整體效應(yīng)。目前在很多醫(yī)院的檔案信息管理中更加側(cè)重于軟硬件方面的內(nèi)容，很多醫(yī)院也接受信息化技術(shù)的價值，開始在醫(yī)院的內(nèi)部管理中使用信息化技術(shù)，同時經(jīng)這種技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中。但是醫(yī)院的管理者忽略了檔案信息自動化管理的規(guī)范性，僅僅是按照自身的管理意愿構(gòu)建了信息自動化體系，忽略了和外界的溝通交流，這種沒有標(biāo)準(zhǔn)的自動化管理體系形成了孤島效應(yīng)，在很多實際應(yīng)用中成為擺設(shè)。因為醫(yī)院的檔案管理中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范性不足，因此很多檔案信息的管理能力跟不上使用的需求，很容易出現(xiàn)檔案丟失問題。

（三）醫(yī)院檔案管理團隊建設(shè)缺陷

隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理需要使用更加先進的信息化技術(shù)，這種技術(shù)的使用和傳統(tǒng)管理技術(shù)之間存在明顯的差異，因此醫(yī)院要想實現(xiàn)信息自動化管理就需要引進專業(yè)化的人才，同時對醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員進行全面的技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理團隊的綜合素質(zhì)，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。不管是使用何種技術(shù)管理醫(yī)院的檔案都需要通過人進行，因此培養(yǎng)醫(yī)院信息檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。但是目前，醫(yī)院的檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，團隊建設(shè)不完善，缺乏專業(yè)性的人才。在進行檔案信息自動化管理的過程中，很多管理人員并不能勝任現(xiàn)有的工作崗位，表現(xiàn)出技能不足，專業(yè)性缺失問題。因為新技術(shù)的出現(xiàn)改變了對崗位人才的需求條件，因此現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理人員需要進行全面的提升，這樣才能夠適應(yīng)目前的檔案管理工作。還有很多的檔案管理人員對于該項工作注重的是經(jīng)驗，忽視了新技術(shù)的優(yōu)勢，既沒有配合專業(yè)化人員做好自身的工作，也沒有積極的學(xué)習(xí)先進技術(shù)，造成了現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理水平不高。

二、優(yōu)化現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息自動化的具體方案

（一）提高檔案管理的重視程度，積極改變現(xiàn)階段的檔案管理模式

醫(yī)院的檔案管理工作至關(guān)重要，這也是醫(yī)院全面提升所不可缺少的環(huán)節(jié)。因此醫(yī)院需要積極的轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理模式，積極的選擇信息自動化管理技術(shù)，不僅從意識上提高檔案管理的重要性，同時還需要重視信息自動化技術(shù)的重要性和管理規(guī)范的重要性。其一，醫(yī)院在進行檔案管理的工作中需要得到醫(yī)院高層人員的理解和重視，只有從上而下的重視醫(yī)院的檔案管理的才能夠為醫(yī)院的整體水平提升提供條件。醫(yī)院的管理者需要給予檔案管理一定的物質(zhì)支持，同時也需要重視信息自動化技術(shù)的優(yōu)勢，積極的引進先進的人才，也需要組織對內(nèi)人才的培訓(xùn)和管理。其二，醫(yī)院檔案管理需要將信息自動化管理放在實處，不能走形式，需要完善的自動化管理系統(tǒng)作為依靠。醫(yī)院的檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)階段的先進信息技術(shù)完成技術(shù)改革，同時需要在人員方面進行甄選和任免，形成一整套完善的檔案辦公流程，全面推進醫(yī)院檔案管理進入到數(shù)字化時代。

（二）構(gòu)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)，注重精細(xì)化管理

醫(yī)院檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含有醫(yī)院所有的建設(shè)資料和醫(yī)患資料，因此醫(yī)院的檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作。使用信息自動化技術(shù)完成檔案管理是一項非常正確的選擇，這種方法不僅可以極大的提升檔案管理的效率，同時信息化系統(tǒng)也能夠加速醫(yī)院的內(nèi)部業(yè)務(wù)辦理效率。但是醫(yī)院的檔案信息自動化管理需要依托一整套精確的信息管理制度，應(yīng)當(dāng)具有精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)。只有對醫(yī)院的檔案信息進行精確的分類才能夠確保檔案信息安全有效。其一，醫(yī)院的檔案管理信息自動化體系建設(shè)需要得到相關(guān)部門的高度重視，端正態(tài)度，結(jié)合醫(yī)院的實際情況完成內(nèi)部信息的梳理。醫(yī)院的檔案信息管理需要從整體上明確信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，提高體系建設(shè)的規(guī)范性。其二，醫(yī)院的檔案管理還需要注重信息精確分類。因為要想建設(shè)高質(zhì)量的信息自動化檔案管理系統(tǒng)就需要精確的區(qū)分醫(yī)院檔案信息的種類，這樣可以提高信息管理的收集效率、儲存質(zhì)量和信息整合速度，同時也方便后期的信息調(diào)取和傳輸。將醫(yī)院的檔案信息按照醫(yī)院不同科室進行分類是非?？茖W(xué)有效的，一般來說，醫(yī)院的檔案信息分成了如下的幾種類型：醫(yī)院的人事信息，比如醫(yī)生個人信息、患者信息等；醫(yī)院的業(yè)務(wù)辦理信息，比如醫(yī)院的檢驗信息和藥物信息等；醫(yī)院的管理類信息，比如醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)信息、器材管理信息和其他管理類信息等。

（三）注重信息收集管理的綜合性，提高檔案信息管理的人才素質(zhì)

信息管理需要注重信息收集的全面性，醫(yī)院的檔案管理信息自動化同樣如此。醫(yī)院信息收錄需要注重從全方位進行，注重醫(yī)院內(nèi)部信息的每一個細(xì)節(jié)。在進行檔案信息管理的過程中還需要結(jié)合醫(yī)院自身的工作性質(zhì)，注重信息化建設(shè)的特點，通過科學(xué)有效的信息管理方法完成檔案的收集和分類管理。同時，醫(yī)院的檔案信息自動化還需要專業(yè)化的人員帶動，因此醫(yī)院在進行檔案管理體系建設(shè)的時候還需要注重人員的任務(wù)分配，明確個人的工作職責(zé)，營造出有序的內(nèi)部信息管理環(huán)境。在實際的意愿檔案管理工作中需要做好信息的收集管理工作，尤其需要注重將醫(yī)院信息從紙質(zhì)版到數(shù)字化方式轉(zhuǎn)變環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)做到信息精確無誤，制定雙人復(fù)核制度，消除一切人為操作失誤的可能。其次，醫(yī)院檔案管理還需要提高人員的專業(yè)性，制定科學(xué)有效的內(nèi)部人才培訓(xùn)制度，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、總結(jié)

醫(yī)院的檔案管理和醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)，為此醫(yī)院需要注重檔案管理的重要性。隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也需要積極構(gòu)建信息化體系，推動信息自動化技術(shù)的建設(shè)，提高醫(yī)院檔案的管理能力。