國企人事檔案管理急需改進

□ 梁小濤 劉建功

人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容。人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)，以及工作變動等情況進行歸納的文件材料，是全面正確識別人員并進行培養(yǎng)、選拔、任用的重要依據(jù)。當(dāng)前，企業(yè)工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深化，企業(yè)員工檔案管理如何緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)企業(yè)？

檔案具有證實性憑證和服務(wù)性參考作用

用好用活人力資源，識別、培養(yǎng)、選拔干部，除從專業(yè)技術(shù)方面考察、甄選、甄別外，還要把人事檔案當(dāng)作重要參考依據(jù)。人事檔案主要有兩個方面的作用：證實性憑證作用和服務(wù)性參考作用。

在證實性憑證方面，人事檔案形成的證明證據(jù)鏈具有真實性和原始性，是其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證，是個體經(jīng)歷真實、全面的反映。單位招考政審，出具以檔案為依據(jù)的各種證明，都要參閱人事檔案。在服務(wù)性參考方面，查閱檔案可以清楚了解個體工作軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。

現(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準確地了解員工，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等結(jié)合。在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料，繼續(xù)匯總、歸入本人檔案。人事檔案還是科學(xué)確定個人信用體系的重要參考依據(jù)。

檔案材料收集、歸檔和查閱使用存在問題

當(dāng)前，國有企業(yè)在檔案材料收集、檔案歸檔、檔案查閱使用上有進一步提升的空間。

在檔案材料收集方面，以收集的人事檔案材料為例，這些材料提供的信息存在質(zhì)量問題。主要原因是甄別與收集體系不完善，導(dǎo)致人事檔案一定程度存在信息失真、信息缺失、信息較少等情況。

在檔案歸檔方面，在人事檔案管理機制上，勞資雙方簽訂勞動合同后，用人單位才可以調(diào)檔。在市場經(jīng)濟條件下，人員流動較頻繁，很多單位會忽視檔案，甚至導(dǎo)致人員與檔案脫節(jié)等問題。

在檔案查閱使用方面，由于受傳統(tǒng)思想的束縛，部分企業(yè)檔案在收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等方面沒有完善的規(guī)章制度，在文件歸檔、登錄、統(tǒng)計等一系列環(huán)節(jié)全部采用手工操作的方式。在個別單位，檔案甚至可以隨意查閱。

加強對檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、使用管理和信息轉(zhuǎn)化

黨的十八大以來，《干部人事檔案工作條例》印發(fā)，中央組織部在全國分級分批集中開展干部人事檔案專項審核工作，對檔案造假問題進行專項整治，制度建設(shè)加強，營造了干部人事檔案管理的良好氛圍。

國有企業(yè)要進一步加強對人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，做到人事檔案收集、歸檔、使用和查閱分開，同時對人事檔案管理加強考核，明確考核結(jié)果與相關(guān)工作人員績效之間的密切聯(lián)系。進一步加強人事檔案使用管理，明確檔案要有充分體現(xiàn)干部忠誠、干凈、擔(dān)當(dāng)?shù)牟牧?，為干部人事等工作提供全面準確鮮活及時的檔案信息服務(wù)，用嚴格制度和嚴明紀律規(guī)范檔案“建、管、用”各個環(huán)節(jié)。要加快人事檔案信息化建設(shè)，積極開發(fā)相關(guān)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件，有步驟、有計劃地對企業(yè)檔案進行數(shù)字化處理，科學(xué)地管理好新型檔案材料。要提升人事檔案管理人員素質(zhì)，加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握現(xiàn)代化檔案管理方法及手段，以保證其能夠更好地開展檔案管理工作，建立機制確保檔案信息不泄密。