提升醫(yī)院檔案管理有效性的策略研究

劉麗 四川省成都市婦女兒童中心醫(yī)院

醫(yī)療體系改革和信息化發(fā)展，加快了醫(yī)院發(fā)展的速度，對醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的主要職責是為病患和醫(yī)生提供服務，信息化技術滿足了當前時代發(fā)展的新要求和人民群眾的實際需求。檔案管理的信息化改革可以提高工作效率，提升醫(yī)院服務水平和服務質量，促進醫(yī)院的全面發(fā)展。因此，本文以醫(yī)院檔案管理為主題，對提升醫(yī)院檔案管理工作的必要性進行了分析，并對此提出了對策建議，旨在為提升醫(yī)院檔案管理工作提供有效措施，推動醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。

一、提升醫(yī)院檔案管理工作的必要性分析

隨著計算機技術的廣泛應用，醫(yī)院的經營管理模式和服務方式得到了極大的改變，檔案管理工作也不例外。與紙質檔案相比，電子檔案借助計算機操作，使工作流程得到簡化，有利于檔案存儲，在運輸、查詢等方面都有極大的優(yōu)勢。而醫(yī)院檔案作為信息資源，更需要計算機的輔助管理，推動醫(yī)院檔案管理朝規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展?？茖W規(guī)范的檔案管理可以有效解決在紙質檔案管理過程中出現(xiàn)的諸多問題，提升工作效率，保障檔案管理的安全性，促進醫(yī)院管理水平的提高。此外，便捷高效的檔案管理可以為醫(yī)院科研教學、管理決策提供依據(jù)，專業(yè)技術人員可以根據(jù)病歷檔案中的信息，通過專業(yè)的統(tǒng)計分析，從中提取有效數(shù)據(jù)和信息，為科研教學的開展提供依據(jù)。同時管理人員通過檔案信息的二次開發(fā)，為醫(yī)院的發(fā)展方向、管理決策提供科學、客觀的依據(jù)。

二、當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

隨著大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用，醫(yī)院檔案管理也逐漸轉向數(shù)字化。但由于檔案管理信息化建設仍處于初級階段，時間短且經驗不足，而且需要將原有的紙質檔案轉化為電子檔案，工作量大，效率不高，導致醫(yī)院在信息的查詢分析時需要耗費大量的人力、物力。其中，紙質檔案中的一些珍貴數(shù)據(jù)資料由于查找不便，導致資料閑置，應用不足，沒能充分發(fā)揮檔案的作用。因此要想充分提升醫(yī)院檔案工作的有效性，必須提高檔案信息化效率，加大信息化建設力度。

此外，檔案的記錄和保管是檔案管理的重要組成部分，管理人員可以通過檔案直接了解到醫(yī)院的經營管理水平。醫(yī)院檔案信息化水平建設需要的人員和技術都必須是專業(yè)化、高水平，并且醫(yī)院部分檔案管理人員缺乏相應的信息處理和軟件應用技術，不能適應醫(yī)院當前的發(fā)展需求，從而出現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化人員嚴重不足、醫(yī)院檔案管理效率低的現(xiàn)象。

三、加強醫(yī)院檔案管理有效性的對策建議

（一）促進醫(yī)院檔案管理信息化建設的開展

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應促進醫(yī)院檔案管理信息化建設的開展。首先，應充分發(fā)揮信息化的作用，以計算機軟件技術為支撐，加強檔案管理工作信息化的基礎設施投入，開發(fā)利用信息資源轉化為醫(yī)院檔案信息管理模式，不斷更新軟件，做到與時俱進，提升醫(yī)院檔案管理工作效率；其次，應建立專門的數(shù)據(jù)庫，結合醫(yī)院的實際情況，重視醫(yī)院檔案管理工作的網(wǎng)絡環(huán)境建設，規(guī)范檔案管理工作流程，通過將醫(yī)院的各類資料按檔號、分類號、題名、主題詞、形成時間等錄入計算機，建立醫(yī)院檔案管理的基本數(shù)據(jù)庫，便于日常查詢；專門的檔案數(shù)據(jù)庫則包括人事、財務、病歷、科研等檔案信息，有利于在實際管理過程中實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化的管理模式，盡可能擴大覆蓋面，規(guī)范文字文檔、圖片的數(shù)字化流程；最后，應保障醫(yī)院檔案管理的安全性，避免醫(yī)院檔案信息泄露。在醫(yī)院檔案管理的實際過程中，要做好檔案數(shù)字化處理后的存儲和備份工作，對重要的資料檔案設置密碼，防止數(shù)據(jù)丟失，保障信息的安全性。同時還要對檔案信息進行定期檢查，加強對設備的安全管理，防止受到黑客攻擊等影響，有效提升醫(yī)院檔案管理的安全。

（二）提升醫(yī)院檔案管理人才隊伍結構

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應提升醫(yī)院人才隊伍建設水平。首先，應加強對現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)。信息化技術的發(fā)展對檔案管理工作人員提出了新的要求，加強檔案管理人員培訓，使其既具備豐富的檔案管理理論知識，又具備必要的計算機操作和軟件使用能力；其次，引進醫(yī)療信息統(tǒng)計分析人員，由專業(yè)人員定期對信息進行統(tǒng)計分析和深度挖掘，不僅提高了信息使用效率，還可為科研、教學的開展提供有效的數(shù)據(jù)支持，為醫(yī)院領導決策提供參考。第三，引進計算機專業(yè)人員，在醫(yī)院信息化建設中利用其專業(yè)知識將信息與檔案管理進行有機融合，開發(fā)綜合檔案管理信息系統(tǒng)，方便行政管理部門查詢與利用。

（三）完善醫(yī)院檔案管理制度，促進檔案有效利用

提升醫(yī)院檔案管理的有效性，應完善醫(yī)院檔案管理制度。首先，應促進醫(yī)院檔案創(chuàng)新改革，及時更新管理理念和管理手段，將計算機技術融入檔案管理的各個方面，做到與時俱進，同時借鑒國外先進經驗，為醫(yī)院的信息化建設提供有力的支撐；其次，應加強與各部門合作。在實際檔案管理過程中，檔案管理部門應與各個部門做好對接工序，確保檔案信息化流程的規(guī)范性，做好檔案數(shù)據(jù)的前期建設工作，為及時查閱信息、實時歸檔奠定良好的基礎，從而實現(xiàn)資源共享。當前醫(yī)院尚未建立好資源共享平臺，因此通過信息化平臺與各部門檔案庫建立連接，盡可能地將更多的檔案信息放入資源庫中，以達到資源共享、有效利用的目的；最后，應健全醫(yī)院檔案管理制度體系，加大醫(yī)院檔案信息化的落實力度。針對檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，要及時處理，準備好應對預案，加強醫(yī)院檔案實踐性管理，形成網(wǎng)絡信息化高水平管理體系。同時建立完善的監(jiān)管機制和查閱檔案的權限審批，加強對員工保密意識的培養(yǎng)，避免違法違規(guī)行為的發(fā)生，為醫(yī)院經營管理的規(guī)范化、信息化、科學化提供相應的服務支持，從而實現(xiàn)醫(yī)院的全面發(fā)展。