信息化背景下文書檔案管理工作初探

徐惠芬 中國石化管道儲運公司后勤服務(wù)中心

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各項管理工作中的應(yīng)用也獲得了長足的進(jìn)步，檔案的合理使用效率也顯著提高。檔案文書信息化管理指的是應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立檔案網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理和應(yīng)用，進(jìn)而不斷拓展檔案信息資源，并實現(xiàn)檔案資源的合理利用與開發(fā)。基于新形勢下，社會公眾對文書檔案資源的合理利用要求越來越高，傳統(tǒng)文書檔案管理模式很明顯已難以適應(yīng)其發(fā)展要求。所以，要如何在檔案文書管理工作中合理展開信息化管理，以更好地滿足時代發(fā)展需求及提升文書檔案的管理水平，成為當(dāng)前亟待解決的新問題。

一、文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺少健全的管理制度

目前我國的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以在登記、流轉(zhuǎn)的時候，經(jīng)常出現(xiàn)各式各樣的版本，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達(dá)不到預(yù)期要求。

（二）缺乏對檔案管理工作的重視

或許由于對檔案管理工作重要性宣傳不到位、部分單位部門領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對文書檔案管理工作認(rèn)識不足、對于文書檔案管理工作未給予充分重視等原因，而出現(xiàn)一些單位部門在檔案管理過程中缺乏主動性，沒有制定相對完善的管理對策與手段，有時會導(dǎo)致歸檔內(nèi)容信息不全、信息缺失等問題出現(xiàn)，這樣就會對文書檔案管理工作帶來一定的阻礙，影響了各項相關(guān)工作的有序開展。

（三）信息化管理存在局限

在機關(guān)單位文書檔案信息化管理工作中，雖然已經(jīng)有部分機關(guān)單位開展了文書檔案信息化管理工作，同時配備了相應(yīng)的信息化設(shè)備，但是，由于管理水平較低同樣會造成機關(guān)單位文書檔案管理工作實效性較低的問題。在此期間，由于工作人員受到傳統(tǒng)思想的束縛，或者是部分工作人員的思想水平并沒有達(dá)到相應(yīng)的信息化文書檔案管理工作要求，從而致使信息化設(shè)備無法被充分利用。例如：文書檔案管理工作中，若是想要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)檔案，對管理工作人員的工作素質(zhì)具有較高的要求，只有在工作人員的工作技能較高的情況下才能夠更加優(yōu)質(zhì)的完成該項工作。而在實際工作期間，往往都會由于工作人員的專業(yè)技能有限而影響到整體機關(guān)單位文書檔案信息化管理工作，從而致使該項工作的實效性受損。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的有效策略

（一）文書檔案管理信息化的含義

大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣和發(fā)展，逐步變革人們的工作、生活習(xí)慣，也促使文書檔案的數(shù)據(jù)量急劇增長，顯示出信息化管理的明顯優(yōu)勢。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對文書檔案進(jìn)行收集、管理、開發(fā)和利用，最大限度地提高文書檔案的利用價值，延長文書檔案的使用時間，為單位發(fā)展提供更準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)化管理、安全化管理、數(shù)字化管理是文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容，而文書檔案數(shù)字化建設(shè)是一個單位檔案信息化建設(shè)中非常重要的內(nèi)容。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化文書檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)、不同類型用戶的共享使用。單位文書檔案對于安全保障問題非常重視，尤其在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，更顯得格外重要。這就需要各單位在實際的管理工作中，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，采取嚴(yán)格的保密措施，對文書檔案進(jìn)行分級管理。

（二）提升檔案文書信息化管理建設(shè)意識

在思想意識上對檔案文書信息化管理給予足夠的重視，是實現(xiàn)檔案文書信息化管理的重要前提條件。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新管理模式，借助計算機技術(shù)進(jìn)行管理，逐漸優(yōu)化完善數(shù)據(jù)庫，將部分潛在的信息資源合理挖掘出來，做到全部文檔信息共享。與此同時，展開信息化管理還需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的人力、物力以及財力支撐，配備統(tǒng)一且現(xiàn)代化檔案管理軟、硬件設(shè)備，并打造共享的文書檔案信息系統(tǒng)管理平臺，以更好地實現(xiàn)檔案傳輸、交換共享。

（三）加強文書檔案管理力度

檔案管理人員要主動利用現(xiàn)代信息技術(shù)把各類文書檔案制作為具體詳細(xì)的列表，讓使用者能夠借助計算機操作即可對所需要的檔案材料進(jìn)行查詢讀取，從而保證醫(yī)院所有檔案材料的規(guī)范化管理。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)尤其重視檔案數(shù)據(jù)庫的實時更新，根據(jù)醫(yī)院實際發(fā)展情況和醫(yī)學(xué)技術(shù)研究進(jìn)展，把最新的檔案數(shù)據(jù)融合到數(shù)據(jù)庫內(nèi)。要注意的是，醫(yī)院檔案管理制度不僅僅是為了提升檔案管理效率，也應(yīng)當(dāng)促進(jìn)管理體系的優(yōu)化，推動檔案管理朝著更加規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展，為后續(xù)的開發(fā)利用打下堅實基礎(chǔ)。相關(guān)科室也必須要制定與自身業(yè)務(wù)相適應(yīng)的檔案管理規(guī)定，確?？剖裔t(yī)務(wù)人員可以更加高效地對檔案數(shù)據(jù)信息予以調(diào)取。在科學(xué)整理歸檔的前提下，還需要對檔案材料實施合理分類，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，避免關(guān)鍵性檔案文件出現(xiàn)損失或丟失的現(xiàn)象，保障文書檔案的安全性與完整性。

（四）全方位規(guī)范文書檔案管理工作

規(guī)范文書檔案管理工作的各個方面也是提升該項工作實效性的有效措施，通過以上措施可以保證文書檔案管理工作科學(xué)有序的進(jìn)行，同時可以令文書檔案管理工作更加規(guī)范。在實際工作期間，可以依據(jù)當(dāng)前機關(guān)單位文書檔案管理工作的開展情況來定制相應(yīng)的管理制度，同時還需要對于該項工作做出細(xì)化考量，確保管理規(guī)范可以涵蓋到文書檔案管理工作的各個方面，這樣才可以有效提升文書檔案管理工作的實效性。同時還需要定制文書檔案管理信息化平臺的管理規(guī)范，確保信息化管理平臺可以適用到當(dāng)前的文書檔案管理工作中，并且保證其中每一項工作的規(guī)范性與科學(xué)性，進(jìn)而確保機關(guān)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量更佳。

（五）加強檔案文書信息化管理隊伍建設(shè)

文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低可直觀關(guān)系到檔案文書的管理水平。信息化檔案管理模式會應(yīng)用到各種先進(jìn)信息設(shè)備與技術(shù)，所以對于檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高。文書檔案管理人員不但要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要對部分設(shè)備操作和使用技術(shù)掌握得非常熟練，檔案文書信息管理的建設(shè)需要高素質(zhì)管理人員去管理和支撐。因而，必須要加強組織檔案管理人員培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使其在培訓(xùn)中完全掌握最新檔案管理理念，適應(yīng)最新管理方案，同時要重點對其計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，提高其綜合技能與管理能力，從而能更好地符合信息化管理需求。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息化背景下，機關(guān)單位文書檔案管理工作也受到一定影響，從而導(dǎo)致機關(guān)單位中文書檔案管理工作存在部分問題，影響到該項工作的實效性?；诖?，便需要對于其中所存在的問題做出系統(tǒng)性的分析與探究，在明確其中的問題之后便可以具有針對性的定制改善措施，從而全方位提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。