淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王馨 鎮(zhèn)江市城市干道建設監(jiān)理處

隨著社會的發(fā)展和經(jīng)濟的進步，企事業(yè)單位的改革也如火如荼地進行著，所以企事業(yè)單位文書檔案管理工作者必須與時俱進，轉變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，加快改革文書檔案管理的步伐，以高效、便捷、優(yōu)質的服務滿足事業(yè)文書檔案管理工作的需求，促進企事業(yè)單位檔案工作的科學化和規(guī)范化，提供檔案管理的效率。檔案管理工作者要提高學習意識和服務意識，認識到檔案工作的重要性，運用多種現(xiàn)代化辦公方式管理檔案，從而實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理工作的新突破。

一、高度重視文書檔案管理，轉變文書檔案管理理念

隨著社會的不斷進步，不同行業(yè)領域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領導者要在緊隨時代步伐中深層次認識自身文書檔案管理工作的同時把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長遠戰(zhàn)略目標以及可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術設備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實意義等同時對檔案管理人員進行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認識文書檔案管理，增強意識的同時將各項文書檔案管理工作落到實處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進的理念，單位要在高度重視基礎上轉變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時代產(chǎn)生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進理念指引下更加準確、完整，促使文書檔案管理工作以及長遠發(fā)展戰(zhàn)略目標同步實現(xiàn)。

二、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式

在一個不斷變化和發(fā)展的時代，企業(yè)必須改革以實現(xiàn)利益增長。企業(yè)文檔的管理必須隨著時代發(fā)展而改變。企業(yè)領導者必須改變管理理念，并根據(jù)目標和計劃創(chuàng)建新的檔案管理模式。首先，企業(yè)需要開發(fā)有效、簡短、清晰且功能強大的管理系統(tǒng)，職責和責任明確的管理模型，并創(chuàng)建專用于個人和分層管理的集成管理模型。其次，管理系統(tǒng)應著重于建立有效的激勵機制和懲罰機制，這些機制可以共同促進檔案管理，將當前的企業(yè)經(jīng)營與社會發(fā)展的需求聯(lián)系起來。最后，密切關注與管理系統(tǒng)有關的文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，該系統(tǒng)應根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況來改進，并以科學和“存檔”的方式統(tǒng)一執(zhí)行。管理規(guī)則，是基于管理內(nèi)容的規(guī)則，包括檔案設計規(guī)范，檔案管理措施以及相關的政策和法規(guī)，這些可以確保良好的管理工作系統(tǒng)，以保證管理者以標準有效的方式進行管理工作。

三、創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段

由于文書檔案的專業(yè)性強，所需管理人員的素質相對較高，因此，企業(yè)必須不斷開發(fā)和加強人事管理檔案的培訓。首先，該培訓對于文書檔案管理非常重要。企業(yè)必須在內(nèi)部為專職管理人員提供足夠的預算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動文書檔案管理的發(fā)展。其次，應利用制度和政策吸引檔案管理的優(yōu)秀人才，重點是對備份人員的培訓和團隊管理的不斷加強，尤其是要建立檔案管理人才團隊，使不同年齡的文書檔案管理人員增強解決實際問題的能力。最后，應加強管理人員的培訓和交流，繼續(xù)進行專業(yè)培訓，打開管理者的視野，更新知識體系，全面地理解理論。通過內(nèi)部和外部交流進行文書檔案管理，學習先進的技術和實踐技能，以提高經(jīng)理的領導能力，并進行持續(xù)學習。

四、創(chuàng)新信息化工作方式

促進文書檔案管理和文書檔案管理流程的開發(fā)是企業(yè)的重要任務。首先，企業(yè)需要改變觀念，改變工作方式，積極學習先進的管理觀念，快速建立數(shù)字檔案以及改變現(xiàn)有的采購管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發(fā)在線信息管理平臺，實施電子文書檔案分發(fā)以及調查管理和文書檔案的共享來提供滿足業(yè)務需求的軟件支持，并改善信息相關設備的硬件支持。創(chuàng)建安全性網(wǎng)絡，對數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點進行安全控制以及對數(shù)據(jù)文件的存儲和使用進行保護。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業(yè)管理層創(chuàng)造各種學習和培訓機會，培養(yǎng)管理系統(tǒng)知識。對文書檔案管理經(jīng)理而言，則需要充分了解管理任務和被系統(tǒng)創(chuàng)建集成的信息內(nèi)容。最后，通過各種形式的開發(fā)，必須包括文書檔案管理的各個方面，必須建立業(yè)務信息管理標準，并共享文檔資源以識別文檔的價值，加以充分的利用。

五、總結

總而言之，文書檔案管理工作是對單位內(nèi)部管理水平、現(xiàn)代化管理流程等的客觀折射，創(chuàng)新文書檔案管理勢在必行，要在實踐過程中全面、深入探究文書檔案管理工作開展具體情況，以問題為基礎，在優(yōu)化創(chuàng)新過程中持續(xù)提高文書檔案管理有效性，實時保證文書檔案安全以及質量，深化促進當下單位檔案管理革新，滿足其運營發(fā)展客觀要求，提升內(nèi)部管理能力、效益的同時更好地朝著信息化、精細化、可持續(xù)等方向發(fā)展，全面推動我國相關行業(yè)領域發(fā)展進程。