新時(shí)期文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

夏雪 湖北省漢江河道管理局田關(guān)閘管理分局 毛珍珠 湖北省碾盤(pán)山水利水電樞紐工程建設(shè)管理局（籌）

單位通常是國(guó)家設(shè)置的具有公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，要接受政府的領(lǐng)導(dǎo)。最近幾年，單位在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步中不斷壯大，需要職工處理的工作不斷增多，各種文件也越來(lái)越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文案已經(jīng)很難滿足單位系統(tǒng)管理及文書(shū)檔案保存需求，文書(shū)檔案管理信息化成為必然趨勢(shì)。信息化把檔案人員從煩瑣、冗雜的文書(shū)檔案收集與保管等工作中解救出來(lái)，提供更加高效、便捷、有保障的文書(shū)檔案管理方式，加強(qiáng)研究具有重要意義。

一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

綜合性，文書(shū)檔案主要來(lái)自機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企單位辦公室等行政管理崗位在日常管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料，包括通知、決議、決定、會(huì)議紀(jì)要等文件，涉及單位黨務(wù)、人事、基建等內(nèi)容。其來(lái)源既有上級(jí)印發(fā)，也有本單位制定，還有本單位與其他單位往來(lái)文件等等，具有綜合性特點(diǎn)。

二、當(dāng)前單位文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足

許多單位對(duì)文件檔案管理不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到利用信息技術(shù)提高文件檔案管理效率的必要性，檔案管理的作用沒(méi)有充分發(fā)揮，在日程運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中顯得微不足道。正因?yàn)槿绱?，才?huì)導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)很多問(wèn)題。長(zhǎng)此以往，不僅在思想上容易忽略檔案管理工作，更容易導(dǎo)致員工甚至領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作認(rèn)知上的偏差和態(tài)度上的偏移。一些單位中的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不是主要工作，更不是重點(diǎn)工作，檔案管理工作的好壞并不能決定一個(gè)單位的興衰成敗，因此，在檔案管理工作方面，并沒(méi)有做到高度重視、親自部署、嚴(yán)加推進(jìn)、抓好落實(shí)，也就使得各層級(jí)人員對(duì)檔案管理工作難以付出百分之百的努力。雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)如火如荼，但正是因?yàn)榘l(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案管理工作重視度不夠高，才使得信息化建設(shè)推進(jìn)滯后而緩慢，工作局面往往較為被動(dòng)，對(duì)于單位提高檔案管理質(zhì)量和效率、有效促進(jìn)單位發(fā)展是極為不利的。

（二）缺乏專業(yè)性的管理人才

在單位，檔案管理不是主要工作，所以專業(yè)管理人才往往不安排或者很少安排。在實(shí)際工作中，大多數(shù)人員沒(méi)有接受過(guò)檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、檔案管理的要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔和裝訂沒(méi)有了解，檔案收集意識(shí)薄弱。而且大部分檔案工作者往往工作多，對(duì)檔案工作的精力投入不足。，日常檔案管理工作中多數(shù)情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒，在梳理、歸納、分類、紀(jì)實(shí)等方面嚴(yán)重欠缺，在很大程度上影響了一個(gè)單位的檔案管理水平，也就更加難以在信息化建設(shè)上發(fā)揮力量，推進(jìn)工作。

三、新時(shí)期文書(shū)檔案管理對(duì)策

（一）制度化管理

俗話說(shuō)，不以規(guī)矩不能成方圓。文書(shū)檔案管理也應(yīng)遵循嚴(yán)格的規(guī)章制度，提升文書(shū)檔案制度化管理水平。一方面，成立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)小組。實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，行政崗位主管、各部門(mén)通力協(xié)作配合，檔案人員具體落實(shí)的管理體制機(jī)制，明確不同崗位及人員的職責(zé)，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。另一方面，要構(gòu)建全生命周期的文書(shū)檔案管理制度。從文書(shū)檔案資料的形成、收發(fā)、傳閱、歸檔、保管、借閱、銷毀、保密等管理制度，確保文書(shū)檔案管理全過(guò)程有章可循、有據(jù)可依。此外，要加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度貫徹落實(shí)的監(jiān)督和考核，將文書(shū)檔案管理納入機(jī)關(guān)綜合績(jī)效考核的重要組成部分，增強(qiáng)制度執(zhí)行力。

（二）規(guī)范化流程

目前，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企單位文書(shū)檔案管理流程普遍存在不規(guī)范現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在文書(shū)檔案歸檔不及時(shí)、文書(shū)檔案交接隨意性、文書(shū)檔案內(nèi)容不完整等等，極大地影響了文書(shū)檔案管理質(zhì)量和效率，因此，要切實(shí)規(guī)范文書(shū)檔案管理流程，實(shí)行全流程規(guī)范化管理。一方面，要規(guī)范文書(shū)檔案收集。明確文書(shū)檔案收集范圍、保管期限，文書(shū)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等；另一方面，要規(guī)范文書(shū)檔案整理。嚴(yán)格按照文書(shū)檔案形成時(shí)間、內(nèi)在聯(lián)系等因素，做好文書(shū)檔案規(guī)范整理，確保頁(yè)碼編制不漏號(hào)、不空號(hào)。此外，要規(guī)范文書(shū)檔案借閱、歸還等利用流程，嚴(yán)格履行檔案利用手續(xù)，確保檔案保密和安全。

（三）更新升級(jí)軟硬件設(shè)施

針對(duì)管理文書(shū)檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書(shū)檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)控制設(shè)備，并及時(shí)更新、升級(jí)，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，它可以依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)擴(kuò)展其模塊和功能。它由三個(gè)相互關(guān)聯(lián)、相互獨(dú)立的模塊組成：文檔處理、文檔管理和文件管理。這三個(gè)模塊覆蓋了本單位文件檔案的整個(gè)工作流程，實(shí)現(xiàn)了文件收發(fā)過(guò)程中的預(yù)歸檔，實(shí)現(xiàn)了所述文件檔案整理過(guò)程中的檔案管理，并準(zhǔn)備了電子文件號(hào)、文件檔案的存放號(hào)、文件的識(shí)別與銷毀、檔案的添加，進(jìn)一步提高了文件檔案管理的信息化水平。此外，單位應(yīng)把檔案建設(shè)納入總體規(guī)劃，因?yàn)槲募n案管理信息化離不開(kāi)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，單位應(yīng)結(jié)合先進(jìn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)建數(shù)字檔案，使其電子設(shè)備可以準(zhǔn)確、完整地存儲(chǔ)并輸出檔案數(shù)據(jù)信息，增強(qiáng)處理文書(shū)檔案的功能。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理中的檔案信息系統(tǒng)、文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實(shí)行現(xiàn)代化建設(shè)，充實(shí)文書(shū)檔案信息資源，為單位的發(fā)展、群眾需求的滿足等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在單位發(fā)展和改革的過(guò)程中，關(guān)于檔案管理工作的進(jìn)行，需要領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)人員共同協(xié)調(diào)重視來(lái)完成，并在其中加入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，搭建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷地提升檔案管理人員的薪資待遇，定期組織培訓(xùn)以提高其專業(yè)性，為單位的發(fā)展和改革奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)，最終提高其競(jìng)爭(zhēng)力和實(shí)力。