信息化背景下社保檔案管理的創(chuàng)新性研究

孫紅民 黑龍江省伊春市湯旺縣人資源和社會保障局就業(yè)局

隨著我國信息化從第二階段向第三階段邁進，以物聯(lián)網(wǎng)和云計算為新興的兩種生產(chǎn)力正煥發(fā)著蓬勃之力，開始為社會各行各業(yè)以及國民生活提供全面應(yīng)用。在國家大力支持與推動下，我國政務(wù)信息化亦得到了長足的發(fā)展，社保管理作為深受影響的政務(wù)工作之一，同樣受到了嚴(yán)重的影響。社會保險作為一種因喪失勞動能力，暫時失去勞動能力的收入補償型社會經(jīng)濟制度，也是一種收入再分配制度，隨著參保人數(shù)的增多，人們越來越重視參保信息的真實性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性以及合法性。作為參保人的基本信息文件、重要法律憑證與維系自身利益重要的證據(jù)，社會保險檔案的作用和地位不可忽視，做好社會保險檔案管理工作能有效維持社會安定，然而，應(yīng)對信息化大背景下的發(fā)展，社會保險檔案管理也出現(xiàn)了新的機遇與挑戰(zhàn)。

一、我國社保檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)代信息化技術(shù)的全新升級，使社保檔案的規(guī)劃和管理有了更先進的技術(shù)依托，社保檔案管理變得更科學(xué)有效。信息化對社保檔案管理的成效現(xiàn)狀如下：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施趨于完善，社保檔案保管體系日趨健全

因信息化的發(fā)展，我國社保檔案的保管大多依賴于先進的檔案管理系統(tǒng)，同時配備相應(yīng)的計算機、掃描儀等設(shè)備，從而保證社保檔案信息化管理的順利運行。各省級、地州市配備專用的檔案柜，并安裝相應(yīng)的信息儲存軟件，同時配備了計算機、打印機，掃描儀的硬件設(shè)施。

（二）社保檔案數(shù)據(jù)整理工作精細(xì)化水平明顯提高

隨著參保人數(shù)日趨增多，其基本信息和相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)也逐漸龐大，面對更多的數(shù)據(jù)資料，社保檔案管理尋求更加精細(xì)化的數(shù)據(jù)處理與整理，針對這種需求，我國的社保檔案管理水平也逐漸提高[1]。面對如此龐大的數(shù)據(jù)，為妥善保管社保檔案，我國各省級、地州市管理部門注重檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)，并認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝晟聘鳂I(yè)務(wù)系統(tǒng)功能，積極采取實時備份、全備份、增量備份等多渠道、多措施的備份存檔工作，基本保障了社保數(shù)據(jù)的安全性。同時，為了保證參保人信息的精準(zhǔn)性，我國會對各個小系統(tǒng)中的信息進行實時核查，精確到具體個人，并且將小系統(tǒng)的信息同步更新到大系統(tǒng)，留存檔案。

（三）社保檔案信息化管理不足之處尚存

信息化作為新時代的產(chǎn)物之一，無疑是一把雙刃劍，在使檔案管理更方便快捷的同時，也帶來了許多弊端。在信息時代的今天，信息泄露問題已成為國民最關(guān)注的話題之一，人們依賴于檔案信息化的高效快捷，然而其機密性也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。社會保險包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險以及生育保險，這五種險種其管理機構(gòu)不同、操作流程有所差異，其互聯(lián)網(wǎng)信息未達到兼容互通的成熟地步，這樣的弊端容易造成管理系統(tǒng)的冗雜，并且增加管理人員的工作量。再者，數(shù)據(jù)的龐雜需要更專業(yè)更細(xì)心的技術(shù)管理人員，我國目前培養(yǎng)的相關(guān)技術(shù)人才欠缺，對社保檔案管理工作的順利開展造成一定的影響[2]。

二、信息化背景下社保檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）優(yōu)化管理系統(tǒng)，提高管理水平

作為社保檔案管理的短板之一，檔案管理系統(tǒng)非兼容性及非共享性嚴(yán)重阻礙著社保檔案管理操作的連貫性，并嚴(yán)重影響著其便民性。因此，應(yīng)加大對管理系統(tǒng)的優(yōu)化程度，將參保人相關(guān)的資料信息在五大險種的管理系統(tǒng)中貫通，以便可在不同的管理機構(gòu)也能查詢甚至能辦理意愿的險種業(yè)務(wù)，提高便民性的同時，使管理工作更加順暢，提高工作效率。此外，應(yīng)重視信息化社保檔案管理的分類與管理工作，對于不同的業(yè)務(wù)類型應(yīng)采取不同的管理方式，如業(yè)務(wù)文件、待遇申領(lǐng)記錄、審計等普通的文件類型，其存檔時間要明確記錄；影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步記錄時，要選擇適當(dāng)?shù)臍w類方式，采用此類相關(guān)方法，社保檔案管理工作就會開展得規(guī)范、有序[3]。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員，提升管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

社保工作是關(guān)于人的工作，要秉承著以人為本的思想，才能做好基層服務(wù)工作。因此，工作質(zhì)量的好壞取決于是否做好人與人之間的交流工作，良好的人際交往能力亦是考察工作人員的能力高低，工作人員的能力對管理工作的順利進行起到至關(guān)重要的影響。除此之外，專業(yè)人員的技能提升也是重要的原因之一，管理部門不僅要增加專業(yè)技術(shù)人員的選拔難度，并對其進行專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后方可入職。對于在職人員，應(yīng)定期組織培訓(xùn)或進修學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的專業(yè)水平，同時挖掘出更優(yōu)秀、更全面的、更適合的檔案管理人員，提升我國整體機構(gòu)的管理水平，為參保人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證管理工作能高效運作。

（三）利用信息化管理技術(shù)，創(chuàng)新優(yōu)化管理機制

信息化具有易用性、整合性、靈活性、移動性等特點，這些特點作用于社會保險業(yè)務(wù)，煥發(fā)著強大的生機與活力。首先，其易用性與移動性可用于管理軟件的推廣，參保人可根據(jù)自我需求在自己的設(shè)備上查詢或辦理相關(guān)業(yè)務(wù)；其靈活性可用于管理系統(tǒng)的推送服務(wù)，根據(jù)不同客戶的情況，推送適合的信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性；其整合性可用于辦公一體化，從而實現(xiàn)檔案資源共享。利用信息技術(shù)整合各個孤立的檔案館和各個部門系統(tǒng)，為參保人提供一站式服務(wù)。

（四）增強法制思維，維護檔案信息安全

堅定守法執(zhí)法，樹立良好的職業(yè)道德，運用法制思維工作，嚴(yán)格遵守《網(wǎng)絡(luò)安全法》《國家保密法》和《各級檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，為參保人的信息安全保駕護航[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代發(fā)展的潮流中，社保檔案的管理變得更加高效率、高質(zhì)量，就過程中出現(xiàn)一些問題，本文提出了一些解決辦法或者創(chuàng)新策略，優(yōu)化計算機技術(shù)，增強人本思想，推動社會保險業(yè)務(wù)的高效發(fā)展，為社保檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新提供新思路，從而提高國民生活質(zhì)量。