探究電子文件檔案化管理重要性

張園英 烏魯木齊市鯉魚山公園

一、電子文件檔案化管理的重要性

目前中國社會電子文件檔案的數(shù)量正在急速上漲，而要 求利用此類信息的請求卻越來越多，檔案部門必須在管理方 面加強(qiáng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作改進(jìn)需要遵循 信息化檔案管理的發(fā)展要求，逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案 管理，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

具體可采取如下措施：①加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)，包括庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊(duì)伍等多方面的建設(shè)，隨后大力推廣計(jì)算機(jī)管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升信息化水平。②加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案館中原本已經(jīng)存在著的紙質(zhì)檔案文件需要進(jìn)行電子化處理，視頻、音頻轉(zhuǎn)成數(shù)字化的存檔，完成數(shù)字化館藏建設(shè)。③建設(shè)檔案目錄。數(shù)字檔案館中的核心是資源庫建設(shè)，資源庫的作用是幫助儲存所有的檔案，同時也對檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠建立起對應(yīng)的檔案目錄，幫助提供檢索服務(wù)，其他部門為檔案館提供檔案移交的時候需要將檔案目錄一起提交。④加強(qiáng)電子文件歸檔。負(fù)責(zé)檔案管理的部門需要對電子文件歸檔工作加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，保證有價(jià)值的電子文件都能夠順利保存到檔案館，根據(jù)自身單位的特點(diǎn)制訂電子文件檔案的接收、管理、使用方法，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。⑤加強(qiáng)電子文件檔案化管理。電子文件需要借助當(dāng)代的辦公設(shè)備才能閱讀和使用，而且可以共享，不受時間和距離的限制，未來實(shí)現(xiàn)全面的電子文件檔案化管理是必然的檔案管理發(fā)展方向。

二、電子文件檔案化管理的問題和改進(jìn)策略

（一）存在的問題

1.安全隱患

在全球化發(fā)展的經(jīng)濟(jì)背景下，中國正在大力推廣數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用能夠輕易推進(jìn)全球化的發(fā)展，任何人都能夠利用網(wǎng)絡(luò)獲取想要的信息。近年來，很多政府部門已經(jīng)開始通過電子政務(wù)系統(tǒng)頒布公文或進(jìn)行宣傳，政府也在逐漸實(shí)現(xiàn)公文電子化。然而，在網(wǎng)絡(luò)浪潮的發(fā)展中，卻存在著安全方位的隱患，電子版的文檔在網(wǎng)絡(luò)傳輸中，可能會因?yàn)閻阂馄茐脑獾酱鄹幕騻卧?，而且，電子版文件在保管和歸檔的過程中，可能會受到病毒的侵害，而且當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)接入的時候也可能遭到非法訪問。

2.保管要求高

對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子文件檔案管理在管理方法和保管設(shè)備方面都存在著明顯的差異，尤其是保管環(huán)境的要求，更是差異顯著。電子文件檔案管理需要一種特殊的磁性載體，隨著時間的推移磁性載體的磁性會逐漸衰減，進(jìn)而導(dǎo)致電子文件出現(xiàn)信息錯誤或是丟失，這種問題非常嚴(yán)重，所以電子文件檔案管理的環(huán)境要求相對較高。

3.管理制度不健全

目前中國正在推進(jìn)電子化檔案管理，但是推進(jìn)并不完全，也沒有完善的管理制度，所以當(dāng)前的管理仍然比較松散，沒有劃分明確的責(zé)任范圍。若是在管理過程中發(fā)現(xiàn)電子文件出現(xiàn)了錯誤，那么管理人員會互相推卸責(zé)任，沒有人負(fù)責(zé)過失。而且沒有規(guī)定完善的管理制度，那么負(fù)責(zé)人員犯錯的成本就會比較低，相應(yīng)的電子文件檔案化管理的安全性也會下降。

（二）電子文件檔案化管理的改進(jìn)策略

1.加強(qiáng)安全管理

電子文件檔案化管理中，逐漸暴露出了缺陷，如何加強(qiáng)檔案的保密性成為管理人員關(guān)注的問題，如果檔案管理權(quán)落到了多數(shù)人手中，是否會造成社會動蕩，管理人員的綜合素質(zhì)會不會影響到檔案管理也是未能解決的問題。所以當(dāng)前相關(guān)部門必須加強(qiáng)對電子檔案管理的重視，不能延續(xù)以往的舊思想，認(rèn)為資料泄露不會造成任何損失，而是要用新的眼光看待電子文件檔案管理，保證單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

2.完善管理制度

檔案管理工作如果具備完善的管理制度，那么必然能夠保證工作順利推進(jìn)，提升管理效率。所以，電子文件檔案管理也需要完善制度，不僅僅是為了加強(qiáng)管理，同時也需要幫助后續(xù)電子文件檔案化管理進(jìn)一步推進(jìn)。通過適當(dāng)?shù)墓芾碇贫饶軌驇椭s束部分管理人員的不當(dāng)想法，賞罰分明，保證工作效果。管理制度中，特別需要關(guān)注的就是電子文件的歸檔管理制度。電子文件的來源非常廣泛，制作文件的人員類型也有多種，不僅僅是業(yè)務(wù)管理人員，同時還有數(shù)據(jù)錄入人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等，所以進(jìn)行電子文件歸檔的時候必須通過一定的管理制度進(jìn)行約束，約束歸檔人員按照標(biāo)準(zhǔn)工作。電子文件歸檔需要將其納入單位的檔案管理制度中，列入信息管理工作中。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件會受到更多的約束，單獨(dú)的檔案管理部門不能獨(dú)立完成，必須依靠多個部門共同合作完成管理。電子文件形成部門負(fù)責(zé)了解文件的形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，能夠在鑒定工作價(jià)值的時候發(fā)揮作用；檔案部門負(fù)責(zé)制訂歸檔的制度方法，了解全局情況，做好統(tǒng)籌工作；計(jì)算機(jī)管理部門則需要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)方面的維護(hù)，為檔案管理提供技術(shù)方面的支持。

3.建立檔案網(wǎng)站

電子文件檔案化管理需要為本單位提供方便快速的檔案信息查閱服務(wù)，也就是借助自身的館藏優(yōu)勢體現(xiàn)其特色，建立一個能夠提供信息查詢功能的網(wǎng)站。如果單位本身已經(jīng)有自己的官網(wǎng)，那么檔案查詢功能可以加在單位官網(wǎng)中，該欄目還可以加入單位的歷史信息，例如舉辦過的活動、發(fā)展歷史照片、領(lǐng)導(dǎo)人員的視頻音頻等。網(wǎng)站上的檔案信息查閱功能是為本單位的職工提供的服務(wù)，不僅僅是為了檔案部門的管理人員。所以在網(wǎng)站建設(shè)的時候，需要保證普通職工也能通過該網(wǎng)站進(jìn)行信息查閱，最好能夠根據(jù)關(guān)鍵詞查詢檔案，因?yàn)橐话愕穆毠な遣粫ㄟ^檔案號、分類號等專業(yè)的檢索方式來查找檔案的。另外，網(wǎng)站提供的檔案查詢服務(wù)應(yīng)當(dāng)包括多方面的內(nèi)容，不僅僅是職工個人信息相關(guān)的內(nèi)容，同時也應(yīng)當(dāng)包括單位歷史發(fā)展、往年文件發(fā)布等。最后，網(wǎng)站建設(shè)需要不斷完善，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)用戶留下的意見不斷完善網(wǎng)站的功能，例如留下能夠與檔案管理人員交流的渠道，幫助單位職工在線答疑解惑，提升整體職工的檔案管理知識水平。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著中國不斷向前發(fā)展，信息化管理技術(shù)也在不斷發(fā)展進(jìn)步，當(dāng)前電子文件檔案化管理已經(jīng)應(yīng)用到了人們的生活和工作中，而且受到了相關(guān)部門和人員的重視，考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，未來的電子文件檔案化管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理和制度建設(shè)，提供更好的檔案服務(wù)。