信息化背景下職業(yè)院校教學(xué)檔案管理研究

卜凡剛

(聊城高級財經(jīng)職業(yè)學(xué)校，山東 聊城 252000)

在信息化時代，要將教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)工作重視起來。職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作錯綜復(fù)雜，只有不斷融入信息化技術(shù)才能將錯綜復(fù)雜的工作理順，并在減輕工作強度的同時有效提高工作效率。

1 強化職業(yè)院校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 提高教師日常工作效率

職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作實現(xiàn)信息化以后，教師就可以通過電子檔案管理平臺時時查看、了解和掌握每一位學(xué)生的基本信息，并查閱與自身教學(xué)相關(guān)的教育教學(xué)資源，充實課堂教學(xué)內(nèi)容。教學(xué)檔案的信息化不僅可以方便教師教學(xué)，還可以有效提高課堂教學(xué)水平。

1.2 信息化檔案可以彌補紙質(zhì)檔案的不足

電子信息檔案相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便查閱，而且不易損壞，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以登錄系統(tǒng)隨時隨地查閱和下載相關(guān)資料，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，有效提高了檔案信息的應(yīng)用率。電子檔案可以通過計算機實現(xiàn)永久保存，這也是紙質(zhì)檔案無法比擬的，因此，實現(xiàn)職業(yè)院校教學(xué)檔案的信息化對于教師、學(xué)生、教學(xué)工作都意義重大。

1.3 有利于學(xué)生更好地走向工作崗位

教學(xué)檔案管理信息化是一個開放、共享的平臺，企業(yè)可以通過信息化平臺及時了解和掌握職業(yè)院校學(xué)生的在校學(xué)籍檔案，其中就包括學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績以及實習(xí)期間的實踐操作水平，企業(yè)可以根據(jù)自身發(fā)展所需來確定不同崗位的人選，這樣不僅方便了企業(yè)，而且方便了學(xué)生，提高了企業(yè)用人的準(zhǔn)確率以及職業(yè)院校畢業(yè)生的就業(yè)率。

2 信息化背景下職業(yè)院校教學(xué)檔案管理存在的問題

2.1 教學(xué)檔案管理信息化意識不強

當(dāng)前的職業(yè)院校教學(xué)檔案管理信息化工作開展現(xiàn)狀不容樂觀，在具體工作中還存在制度不健全和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后等問題。職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理工作人員的信息化工作意識不強，沒有將教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作放在院校發(fā)展的重要位置，導(dǎo)致教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作滯后，已經(jīng)成為了阻礙職業(yè)院校管理工作水平提高的重要因素。

2.2 缺少教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)專業(yè)人才

人才是推動各項工作順利開展的主要動力，但當(dāng)前一些職業(yè)院校的教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)滯后，缺少規(guī)范化的制度，這就導(dǎo)致教學(xué)檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)水平不高。即使職業(yè)院校完成了教學(xué)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但由于缺少專業(yè)人才，所以很難發(fā)揮出智能設(shè)備應(yīng)有的作用，而且檔案管理人員也不能高效率處理檔案管理工作中的各類問題。

2.3 教學(xué)檔案管理方式滯后

一些職業(yè)院校在教學(xué)檔案信息化建設(shè)中仍在沿用傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進程緩慢，檔案管理效率不高，耗費了大量的人力、物力，導(dǎo)致教學(xué)檔案無法滿足現(xiàn)代化教學(xué)工作的需要，影響了職業(yè)院校的發(fā)展，因此，職業(yè)院校要轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案的管理理念、管理方式，要積極推動職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。

3 信息化背景下提高職業(yè)院校教學(xué)檔案管理水平的有效策略

3.1 重視教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展對技能型人才需求量的不斷增多，我國職業(yè)院校發(fā)展規(guī)模不斷擴大，職業(yè)院校的教學(xué)檔案資料也在大幅增加。如果職業(yè)院校仍沿用傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理理念和管理方法，勢必會造成教學(xué)檔案管理工作漏洞百出，不利于檔案管理工作效率和教學(xué)質(zhì)量的提高。職業(yè)院校和教學(xué)檔案管理人員應(yīng)積極引進先進的信息管理系統(tǒng)，強化教學(xué)檔案電子信息平臺建設(shè)，促進教學(xué)檔案管理水平的全面提高。職業(yè)院校在積極引進信息化管理平臺的過程中，要堅持因地制宜的原則，信息管理平臺要與教學(xué)實際相適應(yīng)，并在此基礎(chǔ)上對平臺系統(tǒng)進行科學(xué)調(diào)整和優(yōu)化，使其能夠最大限度滿足職業(yè)院校教育教學(xué)工作的發(fā)展需求。

3.2 不斷完善教學(xué)檔案管理體系

職業(yè)院校的教學(xué)檔案管理工作具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性、綜合性，如果在工作中缺失目標(biāo)，勢必會導(dǎo)致整個教學(xué)檔案管理工作處于混亂無序的狀態(tài)，不僅導(dǎo)致教學(xué)檔案的信息價值難以發(fā)揮，而且還會影響整個教學(xué)檔案管理工作水平的提高。在教學(xué)檔案管理工作實踐過程中，要明確檔案管理的目標(biāo)，建立科學(xué)完善的教學(xué)檔案管理體系，這樣才能實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，讓教學(xué)檔案管理的各項工作有章可循，促進教學(xué)檔案管理工作能夠保質(zhì)保量的進行，全面提高職業(yè)院校的教學(xué)檔案管理水平。另一方面，職業(yè)院校和檔案管理工作人員要結(jié)合院校發(fā)展的實際情況來對工作進行科學(xué)及時地調(diào)整，增強檔案管理工作的靈活性，使其更好地滿足教學(xué)工作實際發(fā)展需求，讓檔案信息發(fā)揮出更大的價值。

3.3 明確檔案管理責(zé)任，提升教學(xué)檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性

要想有效提高教學(xué)檔案管理工作的整體水平，就必須細(xì)化責(zé)任，明確教學(xué)檔案管理工作中的責(zé)任主體，避免工作中出現(xiàn)“真空”現(xiàn)象。同時，要有效降低檔案管理工作中的失誤率，真正按照科學(xué)規(guī)范的流程有序開展職業(yè)院校的教學(xué)檔案管理工作，提升檔案管理的綜合水平，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)。

4 結(jié)語

隨著教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，教學(xué)檔案管理信息化的重要作用越來越凸顯。職業(yè)院校在發(fā)展過程中一定要將教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)工作重視起來，不斷強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作和人力資源保障工作，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，使信息化檔案的重要作用充分發(fā)揮出來。