PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應用

趙希彥，房 鑫，張雨桐

[中國科學院大學附屬腫瘤醫(yī)院(浙江省腫瘤醫(yī)院)，杭州310022]

醫(yī)院科技檔案管理是醫(yī)院科技管理和醫(yī)院文化的重要組成部分，它其實是醫(yī)院的一種無形資產(chǎn)，能夠為醫(yī)院的科技創(chuàng)新和發(fā)展提供參考資料，更加有助于醫(yī)院科研水平的發(fā)展和穩(wěn)步前進。目前，醫(yī)院的等級在不斷提升，醫(yī)院管理也在逐漸科學化，加強科技檔案管理不僅能夠為醫(yī)院的醫(yī)療技術水平和服務質量提供保障，還能夠提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。對科技檔案進行科學管理是當下醫(yī)療機構需要關注的重點問題。目前，我國在醫(yī)院科技檔案管理方面仍然存在很多問題，直接影響了醫(yī)院科研工作的健康發(fā)展。因此，科技檔案管理工作也應當被作為醫(yī)院管理工作的重點，只有醫(yī)院科技檔案得到科學管理，才能推進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展。

1 醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院的科技檔案管理主要是指對醫(yī)院自成立之初以來所從事的醫(yī)教研活動以文字、圖像、聲像的形式所保存的具有參考機制的歷史記錄和載體。醫(yī)院的科技檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的比重正不斷增加，它是醫(yī)院從事一切科研活動的基礎，更是提高醫(yī)院科研質量和促進醫(yī)療技術水平不斷進步的重要保障。

1.1 制度不健全

目前，醫(yī)院的檔案管理工作仍以臨床病案管理為主，對科技檔案管理重視程度不夠，管理人員一般為兼任，缺乏相關專業(yè)性的管理人員，科技檔案管理規(guī)章制度建設存在短板。隨著科研在醫(yī)院發(fā)展建設中的地位越來越高，現(xiàn)有的科研檔案管理機制已難以滿足科研高速發(fā)展的需求，制約了科研工作向更加深入的方向發(fā)展。

1.2 檔案管理人員綜合素質不高

醫(yī)院的檔案管理人員基本都是兼職人員，都具有很強的流動性，而且大部分專職人員沒有進行過專業(yè)化訓練，他們的專業(yè)化水平和技術都不能滿足新形勢下科技檔案管理的需要。尤其是網(wǎng)絡技術和智能化技術正在不斷發(fā)展，如果不能利用好網(wǎng)絡技術和智能化管理，勢必會阻礙醫(yī)院科研工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.3 科技檔案管理較為分散

很多醫(yī)院都沒有專門的科技檔案管理機構和專門的科技檔案管理人員，基本上都是處于分散式的管理狀態(tài)，對于科技檔案的管理不夠系統(tǒng)，科研成果產(chǎn)出等數(shù)據(jù)收集的工作量大、效率低下。同時，很多大型科研項目和科研成果歸檔不及時，不利于醫(yī)院科技檔案管理的長遠發(fā)展。

1.4 科技檔案管理的現(xiàn)代化程度不高

隨著計算機網(wǎng)絡技術的不斷成熟，科技檔案管理已經(jīng)逐漸從紙質管理轉向數(shù)字化管理，這樣能夠大幅提升科技檔案管理的工作效率。但現(xiàn)在很多醫(yī)院對于這方面的重視程度不高，投入力度不大，仍然停留在傳統(tǒng)的手工檢索階段，嚴重制約了科技檔案管理工作的發(fā)展。

2 PDCA循環(huán)和醫(yī)院科技檔案管理的關聯(lián)

PDCA循環(huán)是管理學家戴明提出來的理論，將它應用在醫(yī)院科技檔案管理中，可以更好地提高管理質量和效益。PDCA循環(huán)是全面管理體系運轉的基本方法，該理論能夠提高企業(yè)的質量和效益。PDCA主要有四個階段，分別是P：計劃、D：執(zhí)行、C：檢查、A：處理。這四個階段是一個有規(guī)律且循環(huán)連貫的管理模式，四者緊密結合，環(huán)環(huán)相扣，既相互制約又相互補充，一環(huán)扣一環(huán)，每一個循環(huán)都能解決一些實際問題，是提高醫(yī)院科技檔案管理工作水平的重要保障。

3 PDCA循環(huán)的各個階段在醫(yī)院科技檔案管理中的應用

3.1 計劃階段

計劃階段就是PDCA循環(huán)中的P階段，它屬于基礎階段，同時也是最為重要的階段之一。它主要負責對有價值的科研信息進行詳細記錄并保存，是根據(jù)實際管理的需要來制訂詳細的目標和計劃，然后對制訂的計劃進行縝密分析，將詳細的科研信息進行分類集中歸檔，便于綜合利用。科技管理的主要內容包括合同書、學術研究資料、檢測報告、科研成果產(chǎn)出，等等，這些內容都是事先按照計劃保存好的內容?？萍紮n案管理中涉及的很多計劃不僅僅需要掌握原件，還要有復印件，以確保后期使用和管理的安全性。

3.2 執(zhí)行階段

執(zhí)行計劃是對制訂好的計劃進行分析并實施。醫(yī)院科技檔案管理工作對于執(zhí)行階段十分重視，管理者需要制定科學合理的制度，相關的管理人員要明確自己的工作職責，要知道該如何對檔案進行合理分類。在執(zhí)行階段，要先制定科學合理的制度，按照管理制度的約束進行工作，為科技檔案管理提供穩(wěn)定、安全的平臺。不同的責任部門要對檔案進行清晰標注，避免出現(xiàn)分類不明確的現(xiàn)象。要最好對相關人員的培訓工作，可定期組織檔案管理人員參加相關知識競賽活動，確保他們能夠熟悉各種檔案的分類及歸檔，并在遇到特殊問題時能夠第一時間進行解決。只有這樣，才能保證PDCA循環(huán)檔案管理步驟的順利實施。

3.3 檢查階段

檢查階段就是PDCA循環(huán)中的C階段，就是對工作人員所執(zhí)行的計劃進行督促，對所執(zhí)行的檔案進行核實，保障科技檔案信息在真實、可靠的基礎上進行歸檔和存檔。要想保障醫(yī)院科技檔案管理的完善性，就一定要進行有效地監(jiān)督和檢查，保障科研數(shù)據(jù)的真實性。

3.4 處理階段

處理階段就是PDCA循環(huán)中的A階段，也是PDCA循環(huán)當中最為重要的一個環(huán)節(jié)，它主要是對檢查階段的結果和調查所產(chǎn)生的反饋進行及時、系統(tǒng)的總結和討論，通過前三個階段的努力來保障檔案資料的真實可靠。檔案管理人員會根據(jù)具體的檢查結果來進行方案的整改和下一次計劃的制訂，有助于領導者充分掌握醫(yī)院科技檔案管理環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題，是對PDCA循環(huán)檔案管理形式的總結。

4 結語

在科技檔案管理中使用PDCA循環(huán)管理模式能夠更好地糾正不良問題，也能夠提高檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展提供了最優(yōu)的管理模式。