大數(shù)據(jù)理念下的采購(gòu)管理創(chuàng)新

陳旭海 中國(guó)對(duì)外貿(mào)易中心（集團(tuán)）

在企業(yè)采購(gòu)管理過(guò)程中，涉及諸多采購(gòu)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)內(nèi)容。我們可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，高效、準(zhǔn)確地采集和處理這些信息，結(jié)合其他相關(guān)的信息如生產(chǎn)過(guò)程信息、銷售信息等，將這種類繁多的各類信息進(jìn)行整合、分析，可有效提高企業(yè)采購(gòu)管理水平，進(jìn)而有效提高企業(yè)綜合效益。

一、大數(shù)據(jù)理念下采購(gòu)管理的相關(guān)概述

傳統(tǒng)的人工方式下，采購(gòu)管理數(shù)據(jù)的獲取和綜合分析都受到較大的限制，基本是表面化的靜態(tài)數(shù)據(jù)，不僅會(huì)影響到采購(gòu)數(shù)據(jù)的處理速度，同時(shí)也會(huì)降低采購(gòu)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和全面性。在現(xiàn)代企業(yè)采購(gòu)管理中，為了更好地提升采購(gòu)管理水平，有必要對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，這就需要大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行輔助[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)依托于信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，能夠滿足大量數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一處理需要，為決策提供更有價(jià)值的參考依據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)理念下采購(gòu)管理的問(wèn)題和不足

（一）大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理專業(yè)人才缺乏

在大數(shù)據(jù)背景下開(kāi)展采購(gòu)管理，采購(gòu)工作人員不僅要具備扎實(shí)的采購(gòu)管理知識(shí)和能力，也需要了解整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程、銷售使用情況等，同時(shí)還要掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方式，這就對(duì)相關(guān)人員提出了更高的要求。在一般的采購(gòu)管理中，采購(gòu)工作人員雖然具有良好的采購(gòu)管理知識(shí)，但往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的大數(shù)據(jù)應(yīng)用培訓(xùn)，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)無(wú)法有效落實(shí)于采購(gòu)工作當(dāng)中[2]。另外，由于很多企業(yè)不夠重視專業(yè)人才的招攬，造成采購(gòu)工作整體管理技術(shù)水平不高，人員培養(yǎng)時(shí)間長(zhǎng)、難度大。

（二）大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理應(yīng)用重視不夠

傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式已經(jīng)應(yīng)用多年，大多數(shù)企業(yè)和采購(gòu)工作人員在潛移默化中早形成了特有的管理習(xí)慣，對(duì)大數(shù)據(jù)這種新技術(shù)有著較大程度的忽視和排斥，認(rèn)為不采用大數(shù)據(jù)的采購(gòu)管理模式，也能夠完成采購(gòu)任務(wù)。沒(méi)有意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性[3]。在這種沒(méi)有足夠重視的情況下，采購(gòu)管理工作難以發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值[4]。在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，采購(gòu)工作不僅涉及采購(gòu)資金、采購(gòu)人員、庫(kù)存場(chǎng)地、運(yùn)輸檢驗(yàn)、時(shí)間調(diào)配等，而且采購(gòu)形式日益復(fù)雜、采購(gòu)流程更加多變、采購(gòu)時(shí)效要求更高，若采用大數(shù)據(jù)模式下的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以減少各種不匹配、不協(xié)調(diào)、反應(yīng)慢、效果差等問(wèn)題，優(yōu)化企業(yè)正常的采購(gòu)、生產(chǎn)和銷售秩序等，提升整個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（三）大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理機(jī)制不健全

企業(yè)采購(gòu)管理工作需要多部門協(xié)調(diào)合作才能夠有效完成，如生產(chǎn)部門要提供生產(chǎn)計(jì)劃數(shù)據(jù)，銷售部門要提供銷售情況，財(cái)務(wù)部門要提供相應(yīng)的資金準(zhǔn)備等，采購(gòu)部門要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)進(jìn)行采購(gòu)、根據(jù)銷售情況進(jìn)行前瞻性采購(gòu)準(zhǔn)備，還要監(jiān)督物流，以及配合做好采購(gòu)物資的檢驗(yàn)、入庫(kù)、報(bào)賬等，這些環(huán)節(jié)所涉及的部門和人員較多[5]?，F(xiàn)有的大多采購(gòu)管理工作以人為運(yùn)作核心，大數(shù)據(jù)管理機(jī)制不健全，在不同部門的相互協(xié)作過(guò)程中，無(wú)法將采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、有效的傳遞，容易造成采購(gòu)管理混亂的情況，如采購(gòu)資金沒(méi)有及時(shí)到位、采購(gòu)物質(zhì)的型號(hào)、數(shù)量等與生產(chǎn)需求不符、采購(gòu)物流時(shí)間滯后，進(jìn)而導(dǎo)致生產(chǎn)停滯、庫(kù)存增加、產(chǎn)銷不匹配等問(wèn)題，影響了企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)。

（四）大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理制度不完善

有效執(zhí)行大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理工作需要全面細(xì)致的制度作為指導(dǎo)，但實(shí)際的情況是大多制度還停留在傳統(tǒng)采購(gòu)管理模式上，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的制度不完善，很多管理細(xì)節(jié)的執(zhí)行方面都存在較大的問(wèn)題。制度不完善會(huì)造成一些具體的采購(gòu)工作沒(méi)有明確的執(zhí)行規(guī)范和要求，每個(gè)采購(gòu)工作人員的理解能力和管理能力都存在差異，在具體采購(gòu)工作落實(shí)上，難免出現(xiàn)把握的角度不一致，完成的效果不一致、責(zé)任不清等問(wèn)題。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于采購(gòu)管理當(dāng)中時(shí)，由于缺欠制度方面的保障，造成了大數(shù)據(jù)與采購(gòu)管理工作相脫節(jié)，難以發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。

三、大數(shù)據(jù)理念下采購(gòu)管理創(chuàng)新的策略

（一）完善專業(yè)人才培養(yǎng)，提升采購(gòu)人員素質(zhì)

在采購(gòu)管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，企業(yè)要重視專業(yè)化人才的培養(yǎng)。采購(gòu)管理人員需要全面掌握大數(shù)據(jù)的應(yīng)用技術(shù)，要了解企業(yè)中與采購(gòu)相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)，還要將大數(shù)據(jù)與采購(gòu)管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，這都與采購(gòu)管理人員的專業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到專業(yè)人才的重要性，從吸收和培養(yǎng)人才方面增加力度。在專業(yè)人才的引進(jìn)方面，可以與大專院校建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系[6]，可以在社會(huì)上吸收更多的有一定應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才。除此之外，企業(yè)還可以在內(nèi)部選拔專業(yè)化的、能夠勝任大數(shù)據(jù)模式下采購(gòu)管理的人員，從而提高采購(gòu)管理的整體水平。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的采購(gòu)管理系統(tǒng)也在不斷地完善，企業(yè)要為采購(gòu)管理人員提供有效的崗位知識(shí)和技能培訓(xùn)。企業(yè)可以聘請(qǐng)專家到企業(yè)內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)、座談等，將最新的大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理技術(shù)傳遞給相關(guān)工作人員，提升采購(gòu)人員的技術(shù)素質(zhì)；也可以與大數(shù)據(jù)采購(gòu)管理做得比較好的企業(yè)進(jìn)行交流，互相介紹經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升采購(gòu)管理水平。

（二）充分利用好大數(shù)據(jù)，加強(qiáng)采購(gòu)管理應(yīng)用

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在采購(gòu)管理過(guò)程中，需要注重發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)整理分析處理特點(diǎn)，可以被采購(gòu)管理流程實(shí)施所使用。在采購(gòu)管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，都可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使整個(gè)采購(gòu)管理過(guò)程成為一個(gè)有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一的形態(tài)。企業(yè)為了更好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以建立起以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托的采購(gòu)管理平臺(tái)。在平臺(tái)上利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將企業(yè)內(nèi)部所有部門進(jìn)行銜接，如企業(yè)生產(chǎn)部門將詳細(xì)的采購(gòu)申請(qǐng)信息錄入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)上，明確采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)型號(hào)、采購(gòu)期限等內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)信息會(huì)通過(guò)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行傳遞和共享[7]。采購(gòu)管理部門，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的協(xié)助對(duì)生產(chǎn)部門提出的采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分解，將其轉(zhuǎn)化為其他相關(guān)部門的工作數(shù)據(jù)。如將采購(gòu)數(shù)量和型號(hào)等數(shù)據(jù)內(nèi)容，與過(guò)往采購(gòu)單價(jià)或采購(gòu)部門從市場(chǎng)調(diào)研獲取的單價(jià)進(jìn)行結(jié)合，形成總的采購(gòu)資金需求數(shù)據(jù)，系統(tǒng)平臺(tái)將這一數(shù)據(jù)以及付款期限信息傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門可以提前做好支付款項(xiàng)準(zhǔn)備，采購(gòu)部門也可以在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)上追蹤相應(yīng)款項(xiàng)信息。采購(gòu)部門可以及時(shí)地將采購(gòu)物流信息錄入到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)內(nèi)，幫助生產(chǎn)部門更好地規(guī)劃生產(chǎn)計(jì)劃。更進(jìn)一步的，通過(guò)跟蹤銷售數(shù)據(jù)，通過(guò)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以預(yù)判生產(chǎn)需要，從而提前做好采購(gòu)準(zhǔn)備工作，可以有效地強(qiáng)化企業(yè)采購(gòu)管理成效。

（三）建立健全管理機(jī)構(gòu)，提升工作效率質(zhì)量

企業(yè)采購(gòu)工作的執(zhí)行，只有在各部門充分配合的情況下，才能夠更好地提高效率。企業(yè)在健全管理機(jī)構(gòu)時(shí)，需要全面考慮到采購(gòu)管理的實(shí)際情況和需求，在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)，需要確定采購(gòu)管理部門的總領(lǐng)性地位，其他部門應(yīng)當(dāng)給予有效配合。采購(gòu)管理工作中，還要進(jìn)行整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制，避免環(huán)節(jié)銜接不暢或者成本支付超額等。這種監(jiān)督管理的落實(shí)，也可以依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)在采集數(shù)據(jù)的過(guò)程當(dāng)中，可以運(yùn)用技術(shù)分析和對(duì)比等，得到相關(guān)的數(shù)據(jù)結(jié)論，采購(gòu)管理人員可以通過(guò)大數(shù)據(jù)分析結(jié)論，快速找到采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，及時(shí)有效地進(jìn)行解決，從而為采購(gòu)管理工作提供全面保障。

（四）完善采購(gòu)管理制度，創(chuàng)新采購(gòu)管理手段

企業(yè)完善采購(gòu)管理制度時(shí)，可在傳統(tǒng)采購(gòu)工作內(nèi)容和流程的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)在采購(gòu)管理工作的運(yùn)用，詳細(xì)制定有關(guān)制度內(nèi)容?？梢詮亩鄠€(gè)方面兼顧完善，比如數(shù)據(jù)采集方面，規(guī)定哪些數(shù)據(jù)是要哪個(gè)部門或崗位錄入；比如數(shù)據(jù)時(shí)效方面，在各個(gè)環(huán)節(jié)中的要求是怎樣的；比如數(shù)據(jù)分析結(jié)果的使用方面，數(shù)據(jù)可以用運(yùn)在哪些方面，條件是什么等。再比如，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用后各個(gè)部門或崗位的權(quán)限、職責(zé)范圍等。越明細(xì)、越清晰、越全面的采購(gòu)管理制度，結(jié)合大數(shù)據(jù)應(yīng)用場(chǎng)景開(kāi)展的采購(gòu)管理制度，越能體現(xiàn)采購(gòu)制度的有效執(zhí)行、高效執(zhí)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)技術(shù)為采購(gòu)工作規(guī)劃和采購(gòu)監(jiān)督管理等方面提供了重要的支撐。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于采購(gòu)管理工作，不僅是采購(gòu)工作的巨大進(jìn)步，也是企業(yè)管理信息化的重要體現(xiàn)。