大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

張姝倩

（黑河市環(huán)境衛(wèi)生保障中心，黑龍江 黑河 164399）

受社會(huì)信息化潮流的影響，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的任務(wù)越來(lái)越艱巨。作為個(gè)人工作和學(xué)習(xí)的重要記錄資料，檔案的重要性不言而喻。因此，在新形勢(shì)下我們只有不斷優(yōu)化檔案管理工作才能為用人單位提供更全面的檔案服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作的重要性

（一）事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作符合時(shí)代發(fā)展的要求

當(dāng)前社會(huì)，信息技術(shù)高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。近年來(lái)，國(guó)家政府高度重視大學(xué)生的就業(yè)問(wèn)題，制定多項(xiàng)措施來(lái)提高社會(huì)就業(yè)率，這直接造成各單位的檔案數(shù)量猛增。在這種情況下，如果事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理辦法就無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)要求，自身檔案管理工作的效率將無(wú)法提升。大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理的方式應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，不僅能夠大大加強(qiáng)個(gè)人檔案信息的安全性，還能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位及時(shí)準(zhǔn)確地掌握員工的檔案資料，從而更好地實(shí)現(xiàn)識(shí)人、用人的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)員工價(jià)值最大化。

（二）事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作符合自身發(fā)展的要求

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是保留著手動(dòng)操作的方式，主要體現(xiàn)為人工抄錄、借閱、登記等各個(gè)方面，一定程度上耗費(fèi)或延長(zhǎng)了檔案管理工作的時(shí)間，影響工作效率，并且還加大出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性，影響使用者的判斷。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理人員提供了多種檔案載體選擇，有利于信息開(kāi)發(fā)利用等方面內(nèi)在價(jià)值的發(fā)揮，使現(xiàn)有檔案為企業(yè)的快速發(fā)展提供有價(jià)值的資源，達(dá)到新時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展要求和建設(shè)目標(biāo)，將其自身的檔案管理工作上升到一個(gè)嶄新的層次。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化基礎(chǔ)十分薄弱

由于經(jīng)費(fèi)緊張等原因，事業(yè)單位檔案管理工作的自動(dòng)化、數(shù)字化發(fā)展滯后，管理方式單一。當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和普及，許多單位的檔案管理工作逐漸變成了數(shù)字化載體模式，但是由于其發(fā)展時(shí)間較短，仍處于實(shí)驗(yàn)摸索階段，存在很多環(huán)節(jié)需要人為地去進(jìn)行維護(hù)和檢修。此外，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)管工作并沒(méi)有按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定一一落實(shí)，負(fù)責(zé)人員沒(méi)有真正意識(shí)到自身工作的重要性，習(xí)慣性地采取落后的管理方式開(kāi)展工作。加之事業(yè)單位自身如若缺乏對(duì)檔案管理工作的嚴(yán)格監(jiān)管，就會(huì)造成資料不規(guī)范、不合規(guī)的后果，檔案監(jiān)管的缺位一定程度上造成單位管理工作的混亂。從整體上看，事業(yè)單位檔案管理信息化基礎(chǔ)十分薄弱，亟需整改。

（二）檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)較大

眾所周知，以計(jì)算機(jī)為載體的大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中有許多便利之處，但是如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)造成檔案資料泄露、計(jì)算機(jī)癱瘓等嚴(yán)重后果。當(dāng)前我們處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各類(lèi)信息都會(huì)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播、公示，一些不法分子就會(huì)抓住漏洞制造各種病毒，使其入侵事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)謀取非法利益，嚴(yán)重阻礙單位內(nèi)部檔案信息管理工作的正常開(kāi)展，使數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)安全隱患。再加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒具有繁殖性、傳染性和破壞性，一旦感染病毒將無(wú)法保障檔案信息的私密性。

（三）檔案管理體系有待完善

事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理制度，工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒(méi)有書(shū)面依據(jù)和制度章程作為標(biāo)準(zhǔn)的行為指南，直接導(dǎo)致自身工作具有較大的不確定性和隨意性。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中這一措施，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化。但是，由于當(dāng)前這種新型管理模式還處于探索階段，需要借助人力來(lái)進(jìn)行維護(hù)、更新、監(jiān)督，另外在紙質(zhì)和電子媒體的過(guò)渡階段，需要人工錄入大量的檔案資料，導(dǎo)致相關(guān)人員的工作量大大增加，造成工作效率降低，計(jì)算機(jī)載體轉(zhuǎn)換速度減慢的后果。檔案管理體系的不完善還會(huì)使日常工作存在職責(zé)劃分不明確的情況，所以當(dāng)發(fā)生檔案管理相關(guān)問(wèn)題時(shí)，相關(guān)管理人員就會(huì)相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

三、事業(yè)單位的檔案管理在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的改善措施

（一）加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)信息化人才建設(shè)

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)信息化人才培養(yǎng)工作，任何一項(xiàng)關(guān)于信息化開(kāi)發(fā)的工作方式都需要專(zhuān)業(yè)化人才作為強(qiáng)大的后盾，所以相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)努力、增強(qiáng)自身的綜合能力，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)自身單位的科室情況和對(duì)人員的了解合理分配工作任務(wù)。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要將眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，每年定期招聘一批新職工，選拔成績(jī)好、業(yè)績(jī)佳的優(yōu)秀青年，為檔案管理部門(mén)注入新鮮血液，提升整體活力，單位每年應(yīng)該對(duì)在崗職工進(jìn)行培訓(xùn)教育，包括對(duì)內(nèi)教育和對(duì)外教育，對(duì)內(nèi)教育即自己?jiǎn)挝粌?nèi)部開(kāi)展的教育活動(dòng)，主要是指資深員工對(duì)新員工或者業(yè)務(wù)不熟練的員工進(jìn)行培訓(xùn)；對(duì)外教育，主要是事業(yè)單位邀請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家對(duì)檔案管理部門(mén)的所有員工進(jìn)行教育。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

一套完整科學(xué)的檔案信息化管理制度對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作十分必要，有利于實(shí)現(xiàn)分工明確、責(zé)任到人、集中管理的目標(biāo)。工作人員可以在日常工作中依照單位規(guī)定的檔案管理制度有條不紊的開(kāi)展各項(xiàng)工作，真正使事業(yè)單位的檔案管理有章可循、有法可依。為此，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)的過(guò)程中，需要注意以下幾點(diǎn)：（1）大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理應(yīng)當(dāng)循序連續(xù)性，將個(gè)人信息依次錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣能夠減少后期查閱的工作量，提升工作效率；（2）當(dāng)前社會(huì)，單位只要在不觸動(dòng)職員根本利益的前提下所制定的一切制度對(duì)于他們來(lái)講都是無(wú)關(guān)痛癢的。因此事業(yè)單位的檔案管理制度建設(shè)需要將人員的獎(jiǎng)懲條例考慮進(jìn)去，從本質(zhì)上提高檔案管理人員的工作積極性。加大對(duì)日常工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的職工的獎(jiǎng)勵(lì)力度，并及時(shí)進(jìn)行宣傳，形成示范作用，從而鼓勵(lì)更多的人向其學(xué)習(xí)，提高人們的積極性。

（三）做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)工作

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，各類(lèi)新型信息科技成果被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)歷史發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，積極將現(xiàn)代化管理手段和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到自身的工作領(lǐng)域。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要以計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)為載體建立起人事檔案信息庫(kù)，同時(shí)實(shí)行光盤(pán)存儲(chǔ)管理和系統(tǒng)保護(hù)，并且及時(shí)進(jìn)行信息更新和完善。為了避免出現(xiàn)檔案資料丟失的情況，部門(mén)負(fù)責(zé)人需要做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)環(huán)節(jié)工作，最大程度地減少檔案泄露造成的損失。操作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)根據(jù)重要性指數(shù)對(duì)信息化檔案進(jìn)行分類(lèi)，將網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)并加密，保障資源存儲(chǔ)的安全可靠并隨時(shí)觀察計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)當(dāng)立即檢修，務(wù)必確保信息安全存儲(chǔ)和傳遞。

（四）建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)促進(jìn)資源共享

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性有利于各用戶之間實(shí)現(xiàn)用戶共享的目的，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中需要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，歸集全部的人員檔案信息。如果某一部門(mén)由于工作需要想要查看某一職工檔案時(shí)，只要由主管提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)上級(jí)審批之后就可以直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)搜索。如果出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)的情況，也可以通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)共享。另外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)層要為部門(mén)內(nèi)的員工設(shè)置一個(gè)相對(duì)應(yīng)的賬號(hào)和密碼，精簡(jiǎn)工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)公司信息化資源利用的最大化，有效減少事業(yè)單位人力、物力、財(cái)力的重復(fù)浪費(fèi)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的要求。各事業(yè)單位要高度重視檔案資料的作用，不斷提升自身的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，努力做好檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作正處于重要的轉(zhuǎn)型時(shí)期，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及給檔案管理工作提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有迎難而上，加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)信息化水平，重視檔案人才建設(shè)和檔案管理制度建設(shè)，做好信息化檔案的安全存儲(chǔ)工作，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的資源共享，才能提供更全面的檔案服務(wù)。