高校電子文件異地備份策略簡(jiǎn)論

陳奭琛

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。電子文件普及以后，隨之而來(lái)的是日益嚴(yán)峻的電子信息安全問(wèn)題。2001年美國(guó)911事件中，許多公司的商業(yè)數(shù)據(jù)隨著世貿(mào)中心的垮塌而毀于一旦，有的甚至因?yàn)槭ト靠蛻?、?cái)務(wù)信息而導(dǎo)致破產(chǎn)。越來(lái)越多的天災(zāi)人禍不斷給電子文件信息安全敲響了警鐘，不斷發(fā)生的數(shù)據(jù)災(zāi)難日益顯示了電子文件異地備份的重要性。

一、目前高校電子文件異地備份的現(xiàn)狀

高校形成的電子文件記載著重要的信息，特別是許多高校承擔(dān)著國(guó)家重點(diǎn)科研項(xiàng)目，其檔案信息的安全工作尤顯重要。異地備份是一種有效的容災(zāi)手段，但由于多種原因，目前高校的電子文件異地備份工作沒(méi)有很好地開(kāi)展。

（一）電子文件日常運(yùn)用普及，但風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)。

由于風(fēng)險(xiǎn)觀念淡薄，大多數(shù)高校檔案形成和管理人員對(duì)電子文件尚未樹(shù)立正確的態(tài)度，導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)不作為、工作錯(cuò)誤等現(xiàn)象。一些檔案形成者片面地認(rèn)為檔案信息安全是檔案館的工作，在形成過(guò)程中就遺留下不必要的電子文件風(fēng)險(xiǎn)。一些專職檔案人員因?yàn)閮e幸心理作祟，認(rèn)為沒(méi)有必要投入大量的人力、物力進(jìn)行異地備份，只要紙質(zhì)文檔備份或者依靠單純的硬盤(pán)備份就可以了。因此，只有樹(shù)立電子文件風(fēng)險(xiǎn)觀，樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立科學(xué)的電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理體系，才能防患未然，降低損失。

（二）全國(guó)異地備份制度初步形成，但高校建設(shè)仍顯滯后。

根據(jù)2010年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的精神，“各級(jí)國(guó)家檔案館要積極建立本地區(qū)的電子文件中心，通過(guò)在線接收、離線接收等方式，對(duì)本館接收檔案范圍的各單位的電子文件，進(jìn)行集中保存、集中備份等?！蹦壳拔覈?guó)各省的重要檔案異地備份制度已經(jīng)初步形成，但包括高等學(xué)校在內(nèi)的重要基層單位還沒(méi)有納入該項(xiàng)制度的實(shí)施范疇，高校檔案異地備份工作沒(méi)有很好地開(kāi)展起來(lái)。

（三）電子文件歸檔工作較好，但管理方法不科學(xué)。

在檔案形成者和管理者的共同努力下，目前高校大部分電子文件都能做到按時(shí)歸檔，重要文件都能得到及時(shí)備份。但在實(shí)際工作中，由于管理方法不科學(xué)，還不能真正保證電子文件的真實(shí)性、有效性和完整性。如大多數(shù)高校檔案館無(wú)法認(rèn)證電子文件的真實(shí)性，能夠?qū)﹄娮游募脑獢?shù)據(jù)進(jìn)行捕獲和管理的更是少數(shù)。大部分高校檔案部門(mén)將電子文件歸檔后即“束之硬盤(pán)”，長(zhǎng)期置之不理，沒(méi)有制定必需的電子文件遷移規(guī)劃，有的甚至脫機(jī)管理，連定期檢查、轉(zhuǎn)換為通用格式等初始工作都沒(méi)有開(kāi)展。

（四）電子文件保存硬件基本具備，但專業(yè)管理系統(tǒng)缺乏。

隨著辦公自動(dòng)化水平的提升，我國(guó)各個(gè)高校檔案館基本擁有保存電子文件的計(jì)算機(jī)和光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等專用存儲(chǔ)設(shè)備，但很少高校配備專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)。電子文件管理系統(tǒng)能夠?qū)Ａ康碾娮游臋n進(jìn)行安全高效標(biāo)準(zhǔn)化管理，很好地解決電子文件目錄設(shè)定、分類歸檔、元數(shù)據(jù)捕獲、自動(dòng)備份等功能。一些高校使用的電子文件管理系統(tǒng)功能低級(jí)，局限在檔案接收、文件搜索和閱讀利用，具備異地備份功能的系統(tǒng)更少。

二、高校電子文件異地備份的必要性

（一）異地備份是數(shù)據(jù)容災(zāi)的基礎(chǔ)條件。

汶川地震給我國(guó)檔案信息安全敲響了警鐘，促使各級(jí)部門(mén)更加重視數(shù)據(jù)異地備份工作。異地保存是降低電子文件風(fēng)險(xiǎn)的有效手段，911事件中，著名的摩根士丹利公司喪失了120萬(wàn)平方英尺的辦公室，但由于采用異地備份，寶貴的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部在新澤西州蒂內(nèi)克得以保存。因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)高，該公司在事件后第三天就在新址恢復(fù)營(yíng)業(yè)。越來(lái)越多的正反例子讓人們認(rèn)識(shí)到異地備份的重要性。

電子信息資源越多，安全工作越突出，容災(zāi)工程越顯重要?！八^容災(zāi)，就是為了防范由于自然災(zāi)害、社會(huì)動(dòng)亂和人為破壞造成的企事業(yè)單位信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)損失的一項(xiàng)系統(tǒng)工程?！比轂?zāi)工程是保護(hù)電子文件的最后一道防線，而異地備份能夠通過(guò)各種措施安全高效地保存數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)容災(zāi)的基礎(chǔ)條件。數(shù)據(jù)容災(zāi)備份包括冷備份、熱備份和互援備份三大類型，高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身?xiàng)l件和實(shí)際需要選擇適合的數(shù)據(jù)備份形式。

（二）異地備份是改善檔案保存條件的有效途徑。

因?yàn)槿狈ψ銐虻馁Y金和設(shè)備支持，許多散存于地方各級(jí)檔案館的珍貴檔案無(wú)法得到數(shù)字化保護(hù)。有的僅僅采取簡(jiǎn)單的掃描或攝像處理，無(wú)法按照先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)進(jìn)一步處理；有的雖然處理成電子文件的保存形式，卻沒(méi)有專門(mén)的保存場(chǎng)所，沒(méi)有良好的保存條件。國(guó)內(nèi)許多高校擁有珍貴的文獻(xiàn)遺產(chǎn)、實(shí)物檔案或科學(xué)技術(shù)檔案，需要有計(jì)劃地采取數(shù)字化保護(hù)方法處理成電子文件，再采用數(shù)字地圖、數(shù)據(jù)庫(kù)、虛擬現(xiàn)實(shí)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行制作、保存和開(kāi)發(fā)。實(shí)施異地備份工程能夠促進(jìn)高校加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，改善珍貴檔案的保存條件。

（三）異地備份是檔案信息化建設(shè)的必然要求。

電子文件異地備份是加快檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有助于加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)。異地備份工程促使電子文件的移交、接收、利用過(guò)程實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有助于推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。高校開(kāi)展電子文件異地備份符合檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，能夠促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化水平。

三、高校電子文件異地備份策略

（一）總體目標(biāo)

每所高校建立和完善電子文件異地備份制度，建立一支優(yōu)秀穩(wěn)定的專業(yè)人才隊(duì)伍，引進(jìn)一套先進(jìn)實(shí)用的電子文件管理系統(tǒng)，選擇一種適宜的異地備份模式，構(gòu)筑一個(gè)安全高效的電子檔案保障體系，搭建一個(gè)優(yōu)質(zhì)便捷的電子文件利用服務(wù)平臺(tái)，帶動(dòng)高校檔案事業(yè)各項(xiàng)工作切實(shí)提升，努力實(shí)施和實(shí)現(xiàn)檔案工作“以人為本、服務(wù)為先、安全第一” 的三大戰(zhàn)略。

（二）基本原則

1、安全性和高效性原則。電子文件異地備份系統(tǒng)涉及一所學(xué)校方方面面的數(shù)據(jù)資源，上至國(guó)家機(jī)密，下至學(xué)校專利，因此安全性和保密性是必須考慮的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。除了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存以外，異地備份作為一種數(shù)據(jù)容災(zāi)技術(shù)，還要講求效能，保證在數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生后能夠在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)恢復(fù)。

2、開(kāi)放性和擴(kuò)展性原則。開(kāi)放性原則就是系統(tǒng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的軟硬件，使用規(guī)范的接口和工具，具有良好的兼容性和可移植性，除了執(zhí)行本系統(tǒng)的任務(wù)之外，還能夠與其他系統(tǒng)（如OA）實(shí)現(xiàn)互聯(lián)。擴(kuò)展性原則是指系統(tǒng)能夠在安全穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)的需求和技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行其他項(xiàng)目的拓展和二次開(kāi)發(fā)。

3、全面性原則。電子文件異地備份涉及到電子檔案信息管理的法律、政策、理論和技術(shù)等多個(gè)層次的內(nèi)容，是一個(gè)多因素、多層次、多維度、動(dòng)態(tài)互聯(lián)的綜合體系，因此在設(shè)計(jì)異地備份策略時(shí)就必須全面統(tǒng)籌電子文件管理的整個(gè)流程。一個(gè)優(yōu)秀的異地備份系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋電子文件形成、接收、鑒定、整理、保存、恢復(fù)、利用等各個(gè)功能模塊，而且這些模塊之間的聯(lián)系不僅是平面交叉，更應(yīng)該實(shí)現(xiàn)空間立體交叉，是一個(gè)整體結(jié)構(gòu)布局合理的方案。

4、前瞻性和先進(jìn)性原則。系統(tǒng)技術(shù)應(yīng)該與當(dāng)前發(fā)展潮流相吻合，具有較強(qiáng)的前瞻性。目前最先進(jìn)的數(shù)字檔案國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)是OAIS參考模型，是大多數(shù)數(shù)字檔案項(xiàng)目研發(fā)對(duì)數(shù)字資源的存取標(biāo)準(zhǔn)和長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。OAIS（開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)）是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的一項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，而且各級(jí)檔案館可以根據(jù)實(shí)際需要選擇實(shí)行全部或部分功能。高校在檔案信息化建設(shè)中引進(jìn)OAIS標(biāo)準(zhǔn)，有助于引領(lǐng)和推進(jìn)我國(guó)電子文件管理項(xiàng)目的建設(shè)。

5、實(shí)用性和適應(yīng)性原則。高等學(xué)校采用的異地備份系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)本校的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和業(yè)務(wù)需要，突出系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，摒棄華而不實(shí)的復(fù)雜功能，選擇實(shí)用的功能模塊。由于各種數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)介質(zhì)各有其優(yōu)缺點(diǎn)，高校備份系統(tǒng)的脫機(jī)備份設(shè)備也要根據(jù)實(shí)際情況選擇采用硬盤(pán)、磁帶或光學(xué)介質(zhì)。另外，高校電子文件異地備份系統(tǒng)還要充分考慮電子檔案管理的實(shí)際，使之適應(yīng)高校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、學(xué)生等各門(mén)類檔案工作的需要。

（三）實(shí)施模式

1、本地備份+本校異地保存。采取完全備份的形式復(fù)制計(jì)算機(jī)保存的電子文件，在本地將其拷貝到性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。經(jīng)檢驗(yàn)后送至專門(mén)庫(kù)房（一般可采取前館后庫(kù)或分校區(qū)互存的形式）保存。如本地?cái)?shù)據(jù)因意外災(zāi)禍發(fā)生損毀，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)。這種冷備份模式適合學(xué)校日常工作形成文件，要求每個(gè)工作部門(mén)指定兼職檔案員每日拷貝，每周歸檔，由檔案館人員接收、整理、入庫(kù)。

2、本地備份+校外異地保存。高?？梢耘c兄弟學(xué)校確定結(jié)對(duì)關(guān)系，互為對(duì)方提供備份庫(kù)房。選擇結(jié)對(duì)單位最好能夠遵循“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方”的原則。本校檔案工作者必須定期將重要的電子文件拷貝到專用存儲(chǔ)介質(zhì)上，再送至結(jié)對(duì)單位保存。如遇到意外事故或其他災(zāi)難，即可利用備份迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。這種模式簡(jiǎn)單、經(jīng)濟(jì)，只要不是兩校所在城市同時(shí)遇到地震、戰(zhàn)爭(zhēng)等災(zāi)害，備份數(shù)據(jù)可以得到有效保障。關(guān)鍵是備份制度要落實(shí)到位，原始材料定期備份，備份數(shù)據(jù)定期檢測(cè)。

3、熱備份點(diǎn)備份。條件較好的學(xué)?？梢栽诋惖兀ㄒ话銥樾值軐W(xué)?；蛴押每蒲袉挝唬┙⒁粋€(gè)熱備份點(diǎn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行服務(wù)器數(shù)據(jù)同步或遠(yuǎn)程鏡像異步存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)備份。備份點(diǎn)只承擔(dān)備份任務(wù)，不承擔(dān)其他業(yè)務(wù)。容災(zāi)地點(diǎn)的地理距離如無(wú)法遵循以上提到的原則，至少也要保證不在同一城市。由于遠(yuǎn)程同步復(fù)制會(huì)對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)速度產(chǎn)生較大影響，如果冷備份工作到位，可以設(shè)定在節(jié)假日?qǐng)?zhí)行數(shù)據(jù)備份。

4、雙機(jī)互援備份。這種模式和熱備份點(diǎn)模式差不多，不同的只是兩家單位互為對(duì)方的管理系統(tǒng)提供備份，能夠同時(shí)運(yùn)行業(yè)務(wù)和相互數(shù)據(jù)備份。當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)，另一個(gè)系統(tǒng)接替其工作任務(wù)。雙機(jī)互援備份模式可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)零丟失，但投入較大，一般適合實(shí)力較強(qiáng)的高?；蚩蒲袉挝?。

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)達(dá)，能夠?yàn)殡娮游募峁┌踩行У谋Ｕ稀Ｃ克咝?yīng)該根據(jù)自身?xiàng)l件和實(shí)際需要，選擇適宜的數(shù)據(jù)異地備份模式。但再先進(jìn)的技術(shù)也無(wú)法讓人們將工作全部推給計(jì)算機(jī)。確立了完善的策略和制度，擁有良好的設(shè)備和技術(shù)，還要求高校檔案工作者履行工作職責(zé)，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在心中筑起一道牢固的防衛(wèi)城墻，才能真正確保電子文件安全無(wú)虞。

（作者單位：泉州師范學(xué)院檔案館）