設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量問題及解決途徑

侯莉

設(shè)備檔案的歸檔問題是一個企業(yè)檔案管理工作非常重要的一部分，設(shè)備檔案的歸檔質(zhì)量整個企業(yè)的健康發(fā)展息息相關(guān)。設(shè)備檔案的歸檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有設(shè)備檔案及時歸檔，才能進(jìn)行下一步的檔案管理工作，因此設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量問題直接影響著整個企業(yè)檔案部門工作的質(zhì)量和效率，因而，設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量問題的重要性是不言而喻的。就目前很多企業(yè)而言，設(shè)備檔案的歸檔存在著很多問題，影響著設(shè)備檔案歸檔的總體質(zhì)量，也對企業(yè)的發(fā)展造成了一些不利的影響。文主要針對設(shè)備檔案歸檔問題展開探究，力圖找到有效提高設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量的辦法及解決途徑。

工程項目運轉(zhuǎn)的全過程可能涉及到很多的設(shè)備，相應(yīng)的設(shè)備都有各自的文件和檔案，設(shè)備檔案與企業(yè)的各項生產(chǎn)和建設(shè)活動關(guān)系十分密切，對于日后設(shè)備的維修具有不可替代的作用，是企業(yè)的一種非常重要的信息資源。因此設(shè)備檔案的歸檔工作不容小覷，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要提高對于設(shè)備檔案歸檔的重視程度，以提高設(shè)備檔案歸檔的質(zhì)量，保障所有工程項目以及企業(yè)的健康平穩(wěn)運行。但目前大部分企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔狀況并不樂觀，在很多漏洞與問題，我們必須要對其引起重視。

1 歸檔工作存在的問題與現(xiàn)象

1.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案的歸檔工作不夠重視

就目前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀而言，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案的管理問題存在很大的誤解。在他們看來，設(shè)備檔案只要能夠安全保管就沒有問題了，不需要投放過多的資源和精力在設(shè)備檔案的歸檔工作上。但是他們忽略了設(shè)備檔案對設(shè)備運行的重要作用。眾所周知，設(shè)備管理工作的基本職責(zé)就是確保設(shè)備能夠正常平穩(wěn)運行，而設(shè)備的后期維修保養(yǎng)都需要依靠設(shè)備檔案來進(jìn)行。因而，不能科學(xué)合理的進(jìn)行設(shè)備檔案歸檔工作，設(shè)備檔案進(jìn)行專門的分類歸納與整理，導(dǎo)致日后設(shè)備需要維護(hù)時在找相關(guān)的設(shè)備檔案需要耗費大量的時間和人力資源，拉低工作效率。

1.2 設(shè)備檔案管理制度不夠完善與規(guī)范

除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案歸檔工作不夠重視之外，還缺乏專門的設(shè)備檔案歸檔制度。俗話說得好：“沒有規(guī)矩不成方圓?！比绻髽I(yè)缺乏相關(guān)的設(shè)備檔案管理制度，就無法有效地約束檔案管理人員的行為。如果檔案管理工作做不到權(quán)責(zé)分明，沒有科學(xué)合理的獎懲機(jī)制，設(shè)備檔案歸檔工作的具體責(zé)任就無法落實到個人，這極有可能會讓設(shè)備檔案管理人員產(chǎn)生懈怠心理。如果他們對于設(shè)備檔案歸檔工作不重視、不積極，就不能按時完成設(shè)備檔案的歸檔工作要求，很有有可能會出現(xiàn)檔案丟失或者設(shè)備檔案歸檔雜亂無章的問題。不能夠科學(xué)合理地對設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔、分類和整理，會對設(shè)備檔案的后續(xù)利用和設(shè)備的維護(hù)和管理造成很大的障礙，降低設(shè)備檔案利用效率，從而給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)和資源損失。

1.3 部分設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

很多企業(yè)的檔案管理部門員工并沒有受到檔案管理相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)，加上企業(yè)的檔案管理工作門檻較低，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。如果檔案管理人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)技能和檔案管理管理工作經(jīng)驗，他們很難高效的完成設(shè)備檔案的歸檔工作，這也是造成設(shè)備檔案歸檔工作存在問題的重要原因之一。

2 設(shè)備檔案歸檔工作問題的根源

2.1 歷史遺留下的歸檔難問題

針對歸檔難現(xiàn)象，盡管相關(guān)部門制定下發(fā)了《檔案法》等檔案法規(guī)性文件，讓設(shè)備檔案歸檔難的問題有了一定的改觀，但與完全依法治檔的理想還相距甚遠(yuǎn)。設(shè)備檔案歸檔工作執(zhí)行難的問題還沒有從根本上解決，人們對設(shè)備檔案歸檔的傳統(tǒng)認(rèn)識也是根深蒂固，無法在短時間內(nèi)改變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員對于設(shè)備歸檔工作的漠視是導(dǎo)致設(shè)備檔案歸到哪的主要原因。

2.2 科技革命對于企業(yè)檔案管理工作的沖擊

隨著科技水平的提高，企業(yè)設(shè)備檔案的歸檔工作衍生了一些新的時代問題。企業(yè)發(fā)展速度和規(guī)模與設(shè)備檔案歸檔工作的脫節(jié)。雖然有了較大的進(jìn)步和發(fā)展，但在設(shè)備檔案的歸檔方法仍舊比較單一，不具備特別高的科學(xué)技術(shù)含量，企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔工作并沒有與時俱進(jìn)，新興的科學(xué)技術(shù)和檔案管理手段沒有有效的應(yīng)用于企業(yè)的設(shè)備檔案歸檔工作當(dāng)中，導(dǎo)致設(shè)備檔案歸檔工作效率極低，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。

2.3 設(shè)備歸檔方法落后

隨著時代和科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，使得電子文件歸檔為了設(shè)備檔案歸檔的一項新興手段。就目前企業(yè)設(shè)備歸檔管理現(xiàn)狀來看，設(shè)備的電子文件歸檔管理工作科技含量低、控制能力差，達(dá)不到預(yù)期的電子文件歸檔效果。

3 提高設(shè)備歸檔工作質(zhì)量的有效途徑

3.1 加強(qiáng)對設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度

要想完善設(shè)備歸檔工作，提高設(shè)備檔案歸檔工作質(zhì)量，首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度，從而加強(qiáng)對設(shè)備檔案歸檔工作的管理。企業(yè)的檔案管理部門又要充分認(rèn)識到設(shè)備檔案歸檔對于設(shè)備管理和企業(yè)發(fā)展的重要作用與價值，為設(shè)備檔案歸檔的下一步工作提供保障。

3.2 建立健全合理的企業(yè)檔案管理制度

設(shè)備檔案歸檔工作是企業(yè)檔案管理的一項基本任務(wù)。對于設(shè)備檔案的管理一定要融入于企業(yè)檔案管理體系中。企業(yè)必須嚴(yán)格遵循國家檔案管理相關(guān)辦法規(guī)定，在企業(yè)內(nèi)部建立設(shè)備檔案管理機(jī)制，將責(zé)任落實到個人，實現(xiàn)權(quán)責(zé)分明。企業(yè)設(shè)備檔案歸檔機(jī)制的建立一定要考慮企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，既要做到科學(xué)合理，又要具有鮮明的時代特征。與此同時，設(shè)備檔案的歸檔工作一定要落實到細(xì)節(jié)之處，同時設(shè)立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，以提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性，提高他們對設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度和設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量。

3.3 配備高素質(zhì)檔案人才隊伍

人才是一個企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，企業(yè)設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量與相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)密不可分。因此，要想有效提高設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，打破以往的常規(guī)，選取具有專門的檔案管理相關(guān)知識和專業(yè)技能的人才新型設(shè)備檔案歸檔工作。同時要定期對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，以提升他們的專業(yè)化水平，讓他們能夠與時俱進(jìn)，提升創(chuàng)新精神和意識。同時也要定期對他們進(jìn)行思想政治教育，提高他們的責(zé)任意識和工作積極性，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的精神和態(tài)度對待設(shè)備檔案歸檔工作，切實提升設(shè)備檔案歸檔質(zhì)量。

3.4 建立電子文件歸檔制度

隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來完成檔案管理工作，提升設(shè)備檔案歸檔工作效率。企業(yè)要成立電子文件歸檔制度，在網(wǎng)上對設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔。設(shè)立電子文件歸檔制度的前提是以人為本，企業(yè)應(yīng)該單獨成立一個部門，或者組建一支人才隊伍，專門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作。企業(yè)選取的進(jìn)行電子文檔歸檔工作的檔案管理人員要具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，要精通計算機(jī)和信息技術(shù)手段，打造一支專業(yè)性極強(qiáng)的電子文件歸檔人才隊伍，能夠很大程度上提升設(shè)備檔案文件歸檔的效率，也能夠提升設(shè)備檔案的歸檔的質(zhì)量與安全。

3.5 制定電子設(shè)備檔案的保護(hù)措施

我企業(yè)在檔案管理中利用電子歸檔，需要明確電子歸檔的弊端和安全隱患，才能夠做到未雨綢繆，制定電子設(shè)備檔案的保護(hù)措施應(yīng)對各種緊急突發(fā)狀況。與傳統(tǒng)的檔案管理不同的是，電子檔案的信息與載體并不是一體的，是可以進(jìn)行可分離的。因此設(shè)備的檔案信息具有潛在的被盜竊、被修改、甚至被銷毀的風(fēng)險。除此之外，電子檔案還可能遭受電腦病毒的侵襲，因此，要想建立電子檔案制度，企業(yè)必須要考慮互聯(lián)網(wǎng)可能會面臨的各種安全危險和隱患來保護(hù)自身的電子檔案信息的安全。企業(yè)要合理利用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等多種安全防護(hù)措施，加強(qiáng)對于電子設(shè)備檔案的防御，保證電子設(shè)備檔案不受到危險侵犯與攻擊。

4 結(jié)語

總而言之，設(shè)備檔案是整個企業(yè)檔案中非常重要的一部分，對設(shè)備的管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。設(shè)備管理工作就是確保設(shè)備健康平穩(wěn)運行，設(shè)備檔案的管理設(shè)備的運行和維護(hù)有至關(guān)重要的作用，因此企業(yè)一定不能放松警惕，提高對設(shè)備檔案歸檔工作的重視程度，同時要與時俱進(jìn)，利用信息技術(shù)及電子檔案等手段提高設(shè)備檔案管理工作效率，增強(qiáng)設(shè)備檔案的安全性與私密性，從而更好的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：渤海造船廠集團(tuán)有限公司）