航天企業(yè)外事管理工作轉(zhuǎn)型探索與實(shí)踐

宋 娟，孫翠云，周 楠，焦璐婷

(北京航天長征飛行器研究所，北京 100076)

0 引言

外事管理工作具有鮮明的政治性、高度的政策性、復(fù)雜的綜合性、協(xié)調(diào)的雙向性、工作的時(shí)效性、嚴(yán)格的紀(jì)律性。隨著中國航天從跟隨發(fā)展向比肩發(fā)展的轉(zhuǎn)變，航天企業(yè)的外事管理工作也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出三大特征：一是“全”。國際交流、技術(shù)合作、商務(wù)洽談等多業(yè)務(wù)全面開展。二是“多”。因公出訪和外事接待工作的數(shù)量逐漸增多。三是“嚴(yán)”。因公出國事項(xiàng)的審查更為嚴(yán)格，對遵守外事紀(jì)律的要求更高。圍繞外事工作呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)，從規(guī)章制度、工作流程以及知識管理三個(gè)方面積極探索，主動(dòng)實(shí)踐，以期為航天企業(yè)建立行之有效的外事管理體系提供參考。

1 規(guī)章制度指向清晰化

規(guī)章制度的建立可以降低管理成本，形成規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，確保管理和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)一致，使員工形成規(guī)范的管理和執(zhí)行行為，同時(shí)還可降低管理風(fēng)險(xiǎn)和決策失誤率。

航天企業(yè)十分重視管理運(yùn)行的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但以往在規(guī)章制度的指向性清晰方面尚存在不足，弱化了被管理者的需求。規(guī)章制度在確立后，只有在得到大多數(shù)員工的認(rèn)同時(shí)制度才可以被自我強(qiáng)化。而自我強(qiáng)化的規(guī)章制度將會充分釋放組織管理效能，能夠達(dá)到平衡管理的目的，也能夠滿足被管理者的需求。

航天企業(yè)外事管理制度的建立既要準(zhǔn)確把握政策尺度，嚴(yán)格守住紀(jì)律底線，又要重視外事管理業(yè)務(wù)中各個(gè)環(huán)節(jié)工作的指向性，即滿足外事工作中被管理者的需求，引導(dǎo)被管理者接受管理，主要做法體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

第一，為加強(qiáng)外事工作各層級的管理、監(jiān)督及主體責(zé)任的落實(shí)，在制度中要明確規(guī)定企業(yè)外事第一責(zé)任人、外事歸口管理部門、外事業(yè)務(wù)主管部門、因公出訪團(tuán)組團(tuán)長和人員、外事接待部門和人員的責(zé)任，并指出相關(guān)職能機(jī)關(guān)的監(jiān)管監(jiān)督職責(zé)，進(jìn)一步明確和細(xì)化審核審批原則、權(quán)限、程序、要求，制度規(guī)定要保證責(zé)權(quán)清晰，保障因公出國和外事接待工作的有序推進(jìn)。第二，為進(jìn)一步推進(jìn)外事工作辦理的規(guī)范性，要對因公出訪團(tuán)組和外事接待事項(xiàng)進(jìn)行分級分類管理，明晰各類各級的關(guān)鍵管控節(jié)點(diǎn)。在制度中不僅要指出各級審查要點(diǎn)，而且要固化外事工作報(bào)批的材料清單和流程，將所需報(bào)批材料表格化，統(tǒng)一證明材料標(biāo)準(zhǔn)。為確保外事申報(bào)所需材料可對標(biāo)對表，需一次性做對、做全，防止反復(fù)審批，以促進(jìn)因公出訪團(tuán)組執(zhí)行率的持續(xù)提升。

2 工作流程操作精細(xì)化

航天企業(yè)內(nèi)部在梳理清楚業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上引入了一套現(xiàn)代化的管理軟件，可通過信息化管理來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的綜合管控，從而提升企業(yè)的運(yùn)營效率。

隨著企業(yè)對流程優(yōu)化與再造理論認(rèn)識的逐步深入，管理者更加注重對重要工作流程的精細(xì)化管理。“十三五”期間，航天企業(yè)也在積極推進(jìn)核心業(yè)務(wù)流程體系建設(shè)工作，流程優(yōu)化的“增值”成效凸顯。

航天企業(yè)可結(jié)合自身特點(diǎn)，并借鑒華為等公司推行的管理流程來深耕細(xì)作外事管理流程，可以外事管理系統(tǒng)建設(shè)為契機(jī)量身訂做航天企業(yè)外事管理工作流程的精細(xì)化落地方式。外事管理信息化可將制度規(guī)定的因公出訪和外事接待的全流程節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)至電子審批流程中，既增強(qiáng)了時(shí)效性，又提高了規(guī)范性。尤其是在因公出訪團(tuán)組的管理上，要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌制定和審批全年因公出訪計(jì)劃，做到計(jì)劃項(xiàng)目出訪國家、出訪目的、行程安排與經(jīng)費(fèi)預(yù)算相互匹配，確保因公出訪信息的公開性、監(jiān)督性、及時(shí)性，主要實(shí)踐歸納如下：

第一，推行線上因公出訪流程申報(bào)。打通三級機(jī)構(gòu)的管理鏈路，覆蓋外事審批所有節(jié)點(diǎn)，避免因個(gè)體能力及特點(diǎn)的差異導(dǎo)致外事管理的波動(dòng)?？蓪⒕€下原有的串聯(lián)式審批流程調(diào)整為線上并行式審批流程，使審批層級縮減一半，進(jìn)一步提升工作效率。為嚴(yán)格控制因公出訪團(tuán)組的上報(bào)時(shí)間，可采取“倒排計(jì)劃”的管理方式，將節(jié)點(diǎn)計(jì)劃精準(zhǔn)到天，嚴(yán)控計(jì)劃內(nèi)“人為急件”，有效促進(jìn)團(tuán)組執(zhí)行率的持續(xù)提升。第二，通過外事業(yè)務(wù)流程重組實(shí)現(xiàn)因公出訪團(tuán)組的全周期管理。將因公出訪團(tuán)組計(jì)劃的管理延伸到計(jì)劃執(zhí)行全過程，注重各責(zé)任主體的審查節(jié)點(diǎn)，不斷強(qiáng)化計(jì)劃編制的規(guī)范性。積極推進(jìn)外事審批流程的簡化與規(guī)范工作，縮短審批流程。從團(tuán)組申報(bào)資料到團(tuán)組回國總結(jié)的上報(bào)全過程要跟蹤到位，外事管理專員可通過外事管理信息化系統(tǒng)查看并歸檔相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)航空企業(yè)外事審批的無紙化辦公。大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)為組織層面決策出訪的必要性及合理性提供了依據(jù)。第三，監(jiān)督透明化，加大源頭控制。將因公出訪計(jì)劃與經(jīng)費(fèi)“捆綁”審批，使任務(wù)與預(yù)算相匹配，把控住經(jīng)費(fèi)源頭。在計(jì)劃執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照出訪人員及時(shí)填報(bào)資料---外事業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)初審---出訪部門領(lǐng)導(dǎo)審核---項(xiàng)目經(jīng)理審查---財(cái)務(wù)部門審批預(yù)算---企業(yè)第一責(zé)任人審批---歸口管理部門監(jiān)督的新流程落實(shí)計(jì)劃，著重加強(qiáng)因公出訪團(tuán)組的審核審批工作，明確出訪團(tuán)組任務(wù)，確認(rèn)出訪團(tuán)組的必要性及合理性，掌握真實(shí)行程和出訪時(shí)間，杜絕“搭車”現(xiàn)象和一般性參訪。

3 知識管理分享普及化

航天企業(yè)更加重視對知識資源全生命周期的管理，基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、知識管理現(xiàn)狀及需求緊密融合業(yè)務(wù)流程與知識流程，“十三五”期間建立了與知識管理相關(guān)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。航天企業(yè)知識管理信息化系統(tǒng)的建立推廣應(yīng)用促進(jìn)了知識管理的常態(tài)化與規(guī)范化。

針對航天企業(yè)外事管理工作頻度大幅增加和外事手續(xù)辦理周期短的新動(dòng)態(tài)，外事管理工作相關(guān)隱性知識顯性化的需求也愈加急迫。按照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)崗位知識管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，組織外事專員和因公出訪團(tuán)組人員對外事管理的相關(guān)知識進(jìn)行分類、采集、利用、分享和清理，并通過實(shí)踐總結(jié)出適合航天企業(yè)外事知識管理分享的特色方法：

第一，量化、固化外事管理知識，形成因公出國知識管理手冊。梳理包含辦理因公護(hù)照、因公出訪、接待境外人員來訪、邀請境外來賓來華、簽證時(shí)間等八類資料的注意事項(xiàng)及相應(yīng)表格，制作各類填報(bào)樣表22個(gè)。利用企業(yè)知識管理平臺將因公出國知識管理手冊嵌入其中，方便因公出訪人員參考，有助于外事業(yè)務(wù)管理人員全面掌握因公出國任務(wù)的審核審批權(quán)限、程序、報(bào)批材料及過程監(jiān)督等方面的工作，進(jìn)一步提高外事管理和業(yè)務(wù)審核水平。第二，全過程關(guān)注外事管理的信息采集工作，及時(shí)梳理提煉有效知識，定期編撰并發(fā)布《外事工作Q與A》系列問答。針對因公出訪團(tuán)組和外事接待事項(xiàng)的差異性，應(yīng)采取多種形式進(jìn)行定向培訓(xùn)和指導(dǎo)。為保證執(zhí)行任務(wù)全過程的順暢，外事專員要做到出訪期間全程跟蹤，對出訪人員在國外遇到的突發(fā)事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的指導(dǎo)，幫助因公出訪人員處理緊急情況，保障其安全回國。第三，多途徑培訓(xùn)宣傳知識普及化。積極開展因公出國總結(jié)，并有針對性地進(jìn)行研究探討，做到信息資源共享最大化?？梢阅甓扰嘤?xùn)計(jì)劃、刊物連載、定向培訓(xùn)等形式對外事知識進(jìn)行宣傳，工作方式要從以往的“等著問”向“主動(dòng)講”轉(zhuǎn)變。由員工內(nèi)部到航天企業(yè)間的知識共享提升了航天企業(yè)外事管理隊(duì)伍的整體能力。

4 結(jié)語

航天企業(yè)要在新時(shí)代、新形勢、新要求的背景下進(jìn)一步清晰外事管理工作規(guī)章制度的指向性，進(jìn)一步精細(xì)工作流程，進(jìn)一步普及知識管理工作，向著高質(zhì)量、高效率、高效益的方向轉(zhuǎn)型發(fā)展，為更好地服務(wù)航天科研生產(chǎn)、支撐國際化業(yè)務(wù)發(fā)展和加快航天強(qiáng)國建設(shè)貢獻(xiàn)力量。