科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督評估策略

文 雯，劉 斌，黃 璟

(貴州省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，貴陽 550004)

近年來，我國政府為了更好地開展科技計(jì)劃項(xiàng)目，陸續(xù)頒布了很多與科技計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)的文件，但是由于科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行的管理機(jī)制存在一些問題，導(dǎo)致科技計(jì)劃項(xiàng)目發(fā)展并不順利，所以科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員一定要結(jié)合我國科技發(fā)展現(xiàn)狀調(diào)整管理計(jì)劃。

1 科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督含義

監(jiān)督一詞在現(xiàn)代社會中是指人們按照一定規(guī)則參加社會活動，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)行使監(jiān)督職能也是如此。行使監(jiān)督職能的目的在于幫助各位工作人員正常發(fā)揮自己的作用，保證項(xiàng)目完成質(zhì)量與完成效率?？萍急O(jiān)督是指管理機(jī)構(gòu)工作人員對科技項(xiàng)目進(jìn)行全方位監(jiān)管，根據(jù)監(jiān)督方向不同，所需要監(jiān)管的對象也存在一定差異，具體如下：以監(jiān)督對象為切入點(diǎn)，工作大概包括科技人員、科技機(jī)構(gòu)、科技部門等。以監(jiān)督性質(zhì)為切入點(diǎn)，監(jiān)督與評估工作大概分為內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督兩項(xiàng)工作。以監(jiān)督方法為切入點(diǎn)，工作內(nèi)容可分為專項(xiàng)監(jiān)督、日常監(jiān)督等。以監(jiān)督主體為切入點(diǎn)，監(jiān)督與評估手段有政府監(jiān)督、公眾監(jiān)督等。

2 科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)督要點(diǎn)

為了更好地開展監(jiān)督工作，工作人員一定要明確監(jiān)督工作的要點(diǎn)，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，找到監(jiān)督主體。即具備監(jiān)督權(quán)力的部門，如科技部、科技管理單位、項(xiàng)目單位、第三方機(jī)構(gòu)等。第二，找到監(jiān)督客體。即科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)需要完成的監(jiān)督任務(wù)，如項(xiàng)目進(jìn)度、資金問題、人員調(diào)動問題等。第三，制定監(jiān)督計(jì)劃。根據(jù)實(shí)際工作計(jì)劃，制定監(jiān)督內(nèi)容，包括監(jiān)督形式與監(jiān)督手段。第四，明確監(jiān)督目標(biāo)。明確自身職責(zé)，找自己的工作方向。第五，明確監(jiān)督手段。根據(jù)監(jiān)督目標(biāo)以及監(jiān)督計(jì)劃，選擇最適合自己使用的監(jiān)督方法。目前，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)開展監(jiān)督工作時(shí)[1]，最常使用的監(jiān)督手段是同時(shí)開展內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督。

3 監(jiān)督與評估工作發(fā)展現(xiàn)狀

我國十分重視科技計(jì)劃項(xiàng)目的監(jiān)督與評估工作。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，工作人員將項(xiàng)目資源與計(jì)劃相結(jié)合，不斷對現(xiàn)行的監(jiān)督手段進(jìn)行完善。自“八五”開始，我國政府部門為鼓勵(lì)科技計(jì)劃項(xiàng)目，頒布了很多相關(guān)法律。在“十五”期間，我國相關(guān)部門針對項(xiàng)目管理工作頒布了相關(guān)法律法規(guī)，如在項(xiàng)目運(yùn)行過程中，必須遵守《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理規(guī)范》。在制定項(xiàng)目監(jiān)督與評估計(jì)劃時(shí)，必須參考《科技項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》《國家科研計(jì)劃課題評估評審管理暫行辦法》等，如果工作人員出現(xiàn)違規(guī)行為[2]，管理人員要按照相關(guān)法律對工作人員進(jìn)行處罰。目前，我國各大科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)都找到了適合自己的監(jiān)督方案，同時(shí)還結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，制定了科學(xué)合理的監(jiān)督計(jì)劃，有意識地加強(qiáng)各部門之間的配合，對項(xiàng)目資源進(jìn)行合理分配，對項(xiàng)目全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證科技計(jì)劃項(xiàng)目的穩(wěn)定運(yùn)行。

4 監(jiān)督與評估運(yùn)行機(jī)制

通過分析可知，科技項(xiàng)目監(jiān)督與評估工作的運(yùn)行機(jī)制主要有以下三種：

4.1 行政監(jiān)控機(jī)制

通常情況下，省市級科技廳會選擇此運(yùn)行機(jī)制，即科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)會根據(jù)各個(gè)部門的具體職責(zé)進(jìn)行實(shí)際監(jiān)控。比如：在進(jìn)行資金監(jiān)管工作時(shí)，監(jiān)管小組會從科技項(xiàng)目組與財(cái)政部門中進(jìn)行選拔。此監(jiān)控機(jī)制的工作內(nèi)容如下：在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時(shí)，以全面檢查為主，對于非重點(diǎn)項(xiàng)目可以選擇抽查方式。檢查重點(diǎn)是項(xiàng)目研發(fā)進(jìn)度與所取得的成績，同時(shí)還要對資金使用情況作出調(diào)查，確保資金的正常流轉(zhuǎn)。根據(jù)檢查結(jié)果分析科技項(xiàng)目存在的缺陷，并制定相應(yīng)解決方案。

4.2 專家監(jiān)管機(jī)制

通常情況下，此監(jiān)管機(jī)制受行政部門管理，監(jiān)管特點(diǎn)是根據(jù)科技計(jì)劃管理方向[3]，成立專家監(jiān)管小組。在履行監(jiān)管職能時(shí)，小組成員需要考慮相關(guān)部門制定的發(fā)展目標(biāo)以及發(fā)展方向。如果科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)想要使用此運(yùn)行機(jī)制，那么首先要做的就是加強(qiáng)行政部門、專家小組與管理中心三者之間的溝通，并制定合理的監(jiān)管計(jì)劃，讓三者之間形成互相制約的狀態(tài)，保證監(jiān)管與評估工作的順利開展。

4.3 專業(yè)機(jī)構(gòu)監(jiān)管機(jī)制

此監(jiān)管機(jī)制是指科技單位委托專業(yè)機(jī)構(gòu)完成監(jiān)管工作。運(yùn)用此監(jiān)管機(jī)制的好處在于專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員綜合素質(zhì)過硬，了解市場發(fā)展方向，可以更好地為科技單位管理人員提供監(jiān)管意見。但是專業(yè)機(jī)構(gòu)需要定期向科技單位管理人員匯報(bào)監(jiān)管結(jié)果，以便于科技單位管理人員可以及時(shí)了解項(xiàng)目發(fā)展進(jìn)度。

科技單位管理人員在選擇專業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)時(shí)，需要以公平公正為前提，所選擇的監(jiān)管人員在履行監(jiān)管職能時(shí)，必須以端正的態(tài)度完成監(jiān)管任務(wù)。比如：運(yùn)用科學(xué)的方法完成資金監(jiān)管工作，通過合理的手段了解科技計(jì)劃工作進(jìn)度?？萍紗挝还芾砣藛T應(yīng)定期派遣員工對監(jiān)管機(jī)構(gòu)反饋的信息進(jìn)行核實(shí)，避免出現(xiàn)虛假信息，影響科技計(jì)劃項(xiàng)目。

5 監(jiān)督與評估工作的內(nèi)容

需要完成的監(jiān)督與評估工作內(nèi)容是由科技項(xiàng)目決定的。根據(jù)相關(guān)規(guī)定可知，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)需要完成的監(jiān)督與評估工作主要分為兩方面，一是根據(jù)科技項(xiàng)目實(shí)際情況完成各項(xiàng)工作，比如制定管理計(jì)劃、核算經(jīng)費(fèi)、科技項(xiàng)目驗(yàn)收等。另一是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)將監(jiān)督與評估工作的實(shí)際情況反饋給科技單位管理人員，尋求科技單位管理人員的幫助，以公平合理的態(tài)度去完成監(jiān)督與評估工作，一切以科技項(xiàng)目實(shí)際情況為準(zhǔn)，不得捏造虛假信息。

6 監(jiān)督與評估工作完善措施

6.1 重視風(fēng)險(xiǎn)控制

科技水平的高低是國家綜合國力的參考標(biāo)準(zhǔn)之一。我國政府十分重視科技項(xiàng)目，鼓勵(lì)科研人員加大科研力度，對科技項(xiàng)目的投入資金也呈現(xiàn)出上升趨勢[4]。正是因?yàn)檫@一原因，近年來科技計(jì)劃項(xiàng)目備受社會各界人士關(guān)注。但是由于科技計(jì)劃項(xiàng)目非常復(fù)雜，不僅工作內(nèi)容非常多，還需要投入大量的資金。這些問題從側(cè)面提醒了科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)重視風(fēng)險(xiǎn)控制工作。

由于發(fā)展時(shí)間較短，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在風(fēng)險(xiǎn)評估工作方面還存在很多不足，比如管理流程不規(guī)范、管理制度存在漏洞、工作人員缺少風(fēng)險(xiǎn)意識等。所以，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提前針對科研項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測，分析風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的原因以及出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后可能為科技項(xiàng)目帶來的影響，然后制定出應(yīng)急解決方案。還應(yīng)定期展開培訓(xùn)工作，加強(qiáng)工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識，將出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性降到最低，保證監(jiān)督與評估工作不受影響。

6.2 完善管理計(jì)劃

目前科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)正在使用的管理計(jì)劃存在很多不足，比如工作流程過于復(fù)雜、環(huán)節(jié)過多無法掌握細(xì)節(jié)等，所以應(yīng)對內(nèi)部部門做好計(jì)劃，明確各部門工作職責(zé)，在保證各部門工作效率的前提下，提高各部門間的配合度，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

由于所增設(shè)部門的具體職責(zé)不同，所以實(shí)際管理方案也存在一定差異，具體情況如下：

戰(zhàn)略部門：科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在為戰(zhàn)略部門制定管理計(jì)劃時(shí)，要了解目前的科技發(fā)展方向，與“兄弟單位”形成合作。根據(jù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)對戰(zhàn)略計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。管理人員還應(yīng)根據(jù)所接到的監(jiān)督與評估報(bào)告調(diào)整現(xiàn)行的管理制度，提高監(jiān)督與評估工作的工作效率。

人力資源部門：該部門工作效率的高低會直接影響監(jiān)督與評估工作的效率，所以工作人員要了解科技單位的人員分布情況，對人員進(jìn)行合理調(diào)動，根據(jù)科技單位實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃，提高科技單位工作人員的綜合素質(zhì)。

監(jiān)督與評估部門：明確監(jiān)督與評估工作對象、工作時(shí)間以及工作方式，確保監(jiān)督與評估工作可以順利開展。工作人員應(yīng)定期向管理人員進(jìn)行反饋，將實(shí)際監(jiān)督結(jié)果告知管理人員。根據(jù)工作人員反饋的監(jiān)督與評估報(bào)告來完成年度總結(jié)計(jì)劃。

6.3 提高執(zhí)行力

工作人員在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時(shí)，通常沒有提前對科技項(xiàng)目整體情況進(jìn)行了解，對各部門的具體職能沒有一個(gè)明確的認(rèn)知[5]，導(dǎo)致監(jiān)督與評估工作進(jìn)度不理想。出現(xiàn)這些問題的原因是科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)掌握的科技項(xiàng)目信息不全面。我國運(yùn)行的監(jiān)督與評估方式存在缺陷，相關(guān)法律法規(guī)沒有得到應(yīng)用。所以，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提高執(zhí)行力，工作過程中應(yīng)根據(jù)科技項(xiàng)目實(shí)際情況制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，成立監(jiān)督與評估小組，定期檢查監(jiān)督與評估小組成員的工作質(zhì)量，比如開展自查、抽查等工作。運(yùn)用合理的手段記錄監(jiān)督與評估工作過程，如錄音、錄像等方式。推行考核問責(zé)制度，使各位工作人員可以端正自己的工作態(tài)度，確保監(jiān)督與評估工作計(jì)劃得以落實(shí)。

6.4 推行績效評估法

為了提高工作人員的工作熱情、工作效率，在開展監(jiān)督與評估工作時(shí)可以推行績效評估法。我國科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)展時(shí)間比較短，工作人員可能沒有認(rèn)識到監(jiān)督與評估工作的重要性，所以在實(shí)際工作中可能遇到各種各樣的問題，比如：工作人員提供的監(jiān)督與評估工作結(jié)果不具有代表性、監(jiān)督與評估方法不合理等。為保證監(jiān)督與評估工作質(zhì)量，應(yīng)根據(jù)各部門的工作性質(zhì)，制定相應(yīng)的管理方案，使用績效評估法，加快監(jiān)督與評估工作進(jìn)度。

6.5 優(yōu)化管理體系

在發(fā)達(dá)國家，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)存在一個(gè)相同特點(diǎn)，即科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)使用的管理制度包含了各方面內(nèi)容，如法律、資金、信息、風(fēng)險(xiǎn)等，具有專業(yè)的管理體系[6]，可以為監(jiān)督與評估工作提供最基礎(chǔ)的支持。目前，我國大部分科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)都是由其他部門轉(zhuǎn)型而成的，但是在轉(zhuǎn)型完成后，仍然使用傳統(tǒng)的管理方案，缺乏專業(yè)管理制度，導(dǎo)致工作人員無法順利開展監(jiān)督與評估工作。

我國科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)優(yōu)化現(xiàn)行管理體系是重中之重，應(yīng)調(diào)整現(xiàn)行的工作機(jī)制，從內(nèi)部管理體系與外部管理體系兩方面入手，具體如下：內(nèi)部管理體系。使用分權(quán)管理法，分清各部門的工作職責(zé)，以免某個(gè)部門因權(quán)利過大而出現(xiàn)監(jiān)督與評估報(bào)告內(nèi)容與實(shí)際不符的情況。外部管理體系。盡可能細(xì)化監(jiān)督與評估工作的工作內(nèi)容，將工作流程透明化，盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)。

6.6 細(xì)化監(jiān)管形式

科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)工作人員在進(jìn)行監(jiān)督與評估工作時(shí)，根據(jù)科技項(xiàng)目與資金的緊密程度，參考科技項(xiàng)目的實(shí)際地位，可以將監(jiān)督與評估工作分為不同級別，如重大項(xiàng)目、重點(diǎn)項(xiàng)目、一般項(xiàng)目等。工作人員根據(jù)科技項(xiàng)目的實(shí)際地位選擇不同的監(jiān)督與評估方式，以保證工作質(zhì)量，提高工作效率。以重點(diǎn)科技項(xiàng)目為例，在開展此類科技項(xiàng)目時(shí)，需要投入大量的資金，所以在開展監(jiān)督與評估工作時(shí)，應(yīng)選擇實(shí)時(shí)監(jiān)控方式，確保管理人員可以及時(shí)了解科技項(xiàng)目的工作進(jìn)度與完成情況。

7 結(jié)語

我國相關(guān)單位在科技領(lǐng)域仍處于起步階段，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)在履行監(jiān)督與評估職能時(shí)仍處于摸索階段。要積極引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合我國國情將其進(jìn)行修改后再應(yīng)用于工作崗位，以推動科技領(lǐng)域的發(fā)展。