圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及完善對策

牛 牧

(綏化學(xué)院 信息工程學(xué)院，黑龍江 綏化 152000)

0 引言

圖書館的檔案管理主要分為圖書管理、信息查詢、流通作業(yè)以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)板塊。在圖書館的檔案管理工作中融入信息技術(shù)，利用先進(jìn)設(shè)備能夠確保檔案管理工作流程的簡單便捷，節(jié)省了很多人工成本和時(shí)間。圖書館檔案管理的信息化建設(shè)能夠增加圖書館資源的共享價(jià)值。將大量的檔案資料以數(shù)字化的形式上傳到圖書館的網(wǎng)絡(luò)平臺上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和服務(wù)的檢索，改變管理人員被動的管理方式，同時(shí)還能使更多的讀者使用電子檔案，不僅實(shí)現(xiàn)了資源的共享，還方便了讀者的查閱，在一定程度上提升了圖書館的社會影響力。

1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在信息時(shí)代快速發(fā)展的過程中，僅憑人工記錄管理的傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足圖書館檔案管理工作的要求，極易出現(xiàn)記錄出錯、文件丟失、紙質(zhì)發(fā)霉、油墨脫落等問題，而且還要占用專門的檔案室來進(jìn)行紙質(zhì)檔案的存儲，容易出現(xiàn)由于火災(zāi)等事故而造成檔案損毀等問題。而通過圖書館檔案管理中的信息化建設(shè)則可以實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)平臺上對龐大的檔案信息進(jìn)行存儲，不僅不會出現(xiàn)上述問題，而且只需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行保管即可。通過此計(jì)算機(jī)平臺還可以便于讀者進(jìn)行圖書和檔案信息的快速查詢，可以快速定位圖書所放置的位置，以滿足讀者的閱讀要求。同時(shí)，信息化建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)圖書館檔案信息的共享，便于用戶通過不同方式登錄平臺進(jìn)行便捷的信息獲取，節(jié)約了讀者對檔案信息的閱覽時(shí)間，減少了檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了檔案管理效果的提升。

2 圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

雖然目前的圖書館檔案管理信息化建設(shè)取得了一定成效，但還缺乏以信息化管理為主的意識，導(dǎo)致圖書館檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)越性沒有被充分體現(xiàn)出來，反而出現(xiàn)了人工紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相交叉的管理模式，這無形中增加了圖書館檔案管理人員的工作量以及圖書館的經(jīng)濟(jì)投入。此外，還有目前在安全信息平臺方面存在的問題，這不僅是因?yàn)槿狈ζ脚_的投資建設(shè)，更是因目前的技術(shù)限制所造成的，從而出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的平臺被黑客、不法分子惡意攻擊以及信息被篡改、被泄露等問題。目前，有很多圖書館檔案管理人員對此種新型的信息化管理模式較為抗拒，管理觀念無法順利轉(zhuǎn)變，再加之其工作能力偏低且不主動進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而嚴(yán)重影響了圖書館檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和效果。

3 促進(jìn)圖書館檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

3.1 制定現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制

目前，開展圖書館檔案管理工作所依據(jù)的管理制度都已經(jīng)編制和執(zhí)行了較長時(shí)間，在信息化快速發(fā)展的形勢下就出現(xiàn)了此制度與目前的檔案管理要求相脫節(jié)的問題。因此，需要對原有制度中導(dǎo)致脫節(jié)問題出現(xiàn)的內(nèi)容進(jìn)行刪除，然后結(jié)合信息化時(shí)代下的圖書館檔案管理要求來對管理制度進(jìn)行重新編制或改進(jìn)完善，保證此制度中包含檔案信息化管理工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)以及安全性等內(nèi)容，降低信息化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效果。

在圖書館檔案管理信息化的建設(shè)過程中，要建立完善的檔案信息化管理制度，需對具體工作進(jìn)行規(guī)范化要求，確保管理人員能夠按照相關(guān)制度進(jìn)行工作。要保證檔案管理工作的有法可依，促進(jìn)圖書館檔案信息化管理的有效開展。要充分結(jié)合形勢變化對管理制度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整與改進(jìn)，避免一些不必要的問題發(fā)生，不斷增強(qiáng)檔案信息化管理工作的效果。要針對檔案管理工作制定出科學(xué)合理的獎懲制度和監(jiān)管制度，將工作職責(zé)明確到個(gè)人，充分調(diào)動管理人員的工作積極性和自覺性，使其能夠做好檔案信息的存儲、整理等工作，使圖書館的檔案信息化管理能夠得到真正落實(shí)。

3.2 培養(yǎng)信息化管理意識

圖書館檔案管理部門的負(fù)責(zé)人以及相關(guān)工作人員需要逐漸接受信息化時(shí)代下新型檔案管理的理念和模式，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，提高信息化管理意識。上級部門需要提高對信息化建設(shè)的重視程度，加大資金投入，保證信息化管理的安全性，不斷對相關(guān)技術(shù)和規(guī)章制度進(jìn)行完善，為圖書館檔案管理的信息化建設(shè)提供一個(gè)良好的環(huán)境。

3.3 提高檔案管理人員的工作能力

在圖書館檔案管理工作不斷開展信息化建設(shè)的過程中，由于管理工作的方式有了較大改變，管理人員不僅要具有豐富的信息技術(shù)知識和管理知識，還要具有較高的工作能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，需要吸收和錄用一批年輕、優(yōu)秀的管理人員來組建一支高水平、高能力的管理團(tuán)隊(duì)，帶動年齡稍長的管理人員積極主動的對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及新的管理知識進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了確保圖書館檔案管理信息化建設(shè)的有效性，要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，提升工作的實(shí)效性。圖書館應(yīng)加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，可聘請具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專家來館里開展講座。還可以選派優(yōu)秀的員工外出學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理方式和技巧，提高管理人員的專業(yè)技能水平和信息化素養(yǎng)。

3.4 結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源進(jìn)行信息化管理

雖然圖書館的檔案管理工作在向著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展，但管理者也要充分認(rèn)識到紙質(zhì)化檔案的重要性。紙質(zhì)化檔案是館藏資源的主要形式，具備一定的法律效力，要有效結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源來全面增強(qiáng)圖書館的整體運(yùn)營效果。部分圖書館會因受到某些因素的制約而不具備數(shù)字化設(shè)備，對于此類的圖書館來說便可利用紙質(zhì)化檔案資源來作為信息化檔案的補(bǔ)充。信息化的檔案要通過專業(yè)設(shè)備將紙質(zhì)化檔案資源轉(zhuǎn)換為電子的形式，然后固定和存儲在特定的載體中，這盡管具有一定的便捷性，但必須要通過計(jì)算機(jī)才能讀取出來，而紙質(zhì)化檔案資源本身是不受這種限制的。

3.5 積極運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)

云計(jì)算技術(shù)作為數(shù)字化時(shí)代中的先進(jìn)技術(shù)，將其運(yùn)用到圖書館檔案的信息化管理建設(shè)中能夠有效增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。云計(jì)算技術(shù)可以為讀者帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對某一個(gè)區(qū)域的服務(wù)平臺構(gòu)建，為圖書館的數(shù)字化資源建設(shè)提供了助力，促進(jìn)了區(qū)域檔案信息資源的整合，打造出了一個(gè)統(tǒng)一的資源共享平臺。云計(jì)算技術(shù)還能夠?qū)n案信息進(jìn)行合理規(guī)劃，能夠在極大程度上減少圖書館檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)間，能夠?yàn)樽x者提供全方位的檔案信息服務(wù)。