電子檔案與紙質(zhì)檔案的對比研究
——評 《檔案管理實務》

近幾年來，我國的經(jīng)濟社會飛速發(fā)展，現(xiàn)代科學技術突飛猛進。信息技術與各行各業(yè)的融合更加緊密，電子檔案應運而生。檔案是重要的物質(zhì)財富、文化財富，其歷經(jīng)歲月的沉淀，記錄了重要信息與數(shù)據(jù)。在很長一段時間內(nèi)，我國都應用了紙質(zhì)檔案，將紙質(zhì)檔案作為主要載體。電子檔案出現(xiàn)之后，紙質(zhì)檔案與電子檔案并行，匯總整合了檔案信息。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有著無與倫比的優(yōu)勢，其推動了檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，提高了檔案管理的效率。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在區(qū)別，但二者也不可避免地存在聯(lián)系。只有把握電子檔案與紙質(zhì)檔案的關聯(lián)性，才能更好地應用電子檔案、紙質(zhì)檔案開展工作，實現(xiàn)檔案高效管理的目標。《檔案管理實務》一書采用理論探討和實證分析的方法，系統(tǒng)全面地闡述了檔案整理的有效辦法、檔案保管的有效路徑、檔案利用的主要渠道、檔案統(tǒng)計的重要方法等。

《檔案管理實務》一書共分為七個章節(jié)。第一章節(jié)是檔案與檔案管理概述，介紹了檔案的基本知識，以及檔案管理辦法的制定；第二章節(jié)是檔案收集和鑒定，介紹了檔案室檔案收集歸檔制度的編制、檔案館接收檔案工作報告的編寫、檔案交接文據(jù)的填寫、檔案保管期限表的修訂、歸檔與不歸檔范圍的區(qū)分和劃分檔案保管期限、期滿檔案銷毀工作總結的編寫；第三章節(jié)是檔案整理，介紹了檔案整理辦法的制定、檔案分類方案的編制、保管單位的組合、檔號的編制、目錄的編制、檔案的裝訂、文件整理與歸檔、檔案分類與歸類；第四章是檔案保管，介紹了檔案庫房管理制度的制定、檔案裝具排放與編號、編制檔案存放位置索引、檔案庫房管理“八防”規(guī)定的制定、全宗卷的編制、檔案柜架排放與編號、設備儀器操作；第五章節(jié)是檔案利用，介紹了檔案利用制度的制定、檔案檢索工具體系的建立、檔案文件的標引、檔案文件的著錄、檔案目錄的編制、文件匯編的編寫、組織機構沿革的編寫、大事記的編寫、檔案借閱組織、檔案證明開具、檔案展覽舉辦、全宗指南的編寫。第六章節(jié)是檔案統(tǒng)計，介紹了檔案基本情況年報表的填寫、檔案統(tǒng)計資料的分析。第七章節(jié)是專門檔案與資料的管理，介紹了會計檔案的整理、人事檔案的整理、照片檔案的編號與編目、歸檔的電子文件的整理、資料的管理、實物檔案的管理、會計檔案整理、人事檔案整理、電子文件整理。該書集檔案管理基礎知識、技能訓練和案例思考于一體，以檔案管理崗位需求為導向，項目引領、任務驅動的編寫體例打破了以系統(tǒng)理論知識體系傳授為主要特征的學科教材編寫模式，加強了實訓環(huán)節(jié)，更側重于實際操作。通過任務設置、完成任務分析與提示，輔以相關表格和標準規(guī)范，指導學習者了解檔案管理基礎知識、熟悉和掌握實際操作方法與步驟、具備檔案管理工作能力。

紙質(zhì)檔案與電子檔案存在區(qū)別。從概念上來看，紙質(zhì)檔案以紙張為載體，而電子檔案以計算機為載體。紙質(zhì)檔案容易被修改和篡改，電子檔案中的數(shù)據(jù)信息需要經(jīng)過系統(tǒng)識別。紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲的信息雖然大同小異，卻存在本質(zhì)上的區(qū)別，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，紙質(zhì)檔案與電子檔案的載體不同，導致檔案性質(zhì)有所不同。紙張的耐久性不強，經(jīng)過時間的推移，紙張顏色會發(fā)生變化，紙張耐折度也會相應下降。紙張耐久性的影響要素很多，包括紙漿種類、紙漿涂料等等，外部環(huán)境會對紙張壽命造成影響。如果不對紙張進行有效保護，會大大折損其生命力。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其依托互聯(lián)網(wǎng)，受到現(xiàn)代科技的影響?，F(xiàn)代技術高速發(fā)展，使電子檔案的信息更加清晰可辨。電子檔案載體很多，可以被記錄在硬盤中，也可以被記錄在磁帶之中，其取締了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一載體，囊括了更多的信息數(shù)據(jù)，大大節(jié)省了儲存空間，有利于緩解紙質(zhì)檔案儲存的壓力。第二，紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息形式不同。電子檔案依托信息網(wǎng)絡，依靠計算機軟件可以對電子檔案信息進行自動分類和儲存，節(jié)省了大量的操作時間。檔案利用者可以通過數(shù)據(jù)檢索的方式提取信息，接受檔案服務。檔案管理者可以對數(shù)據(jù)信息進行校對和更改，將數(shù)據(jù)轉換為自己需要的形式。紙質(zhì)檔案受到時空限制，利用者和管理者都需要接觸檔案，保護原始檔案不受到外部環(huán)境侵害。過分保護影響了紙質(zhì)檔案的利用，檔案利用效率相對較低。電子檔案被記錄在計算機中，互聯(lián)網(wǎng)為電子檔案交互共享搭建了平臺，可以遠距離輸送檔案信息。處在不同時空的主體可以共同獲取檔案信息、應用檔案信息。電子檔案需要高度注意網(wǎng)絡安全，如果受到網(wǎng)絡攻擊，電子檔案將被嚴重破壞，甚至無法恢復?？偠灾?，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在不同，紙質(zhì)檔案更加穩(wěn)定，具有靜態(tài)特征，電子檔案并不穩(wěn)定，具有流動特征。

紙質(zhì)檔案與電子檔案也存在聯(lián)系。二者同為檔案，只是表現(xiàn)形式不同。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在密切關聯(lián)，電子檔案雖然具有優(yōu)勢，卻不能徹底淘汰紙質(zhì)檔案、取締紙質(zhì)檔案。二者之間的關聯(lián)體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理原則具有一致性。我國制定了紙質(zhì)檔案管理辦法，這一辦法對電子檔案管理同樣適用。無論是管理紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要采用統(tǒng)一領導的方式，秉持分級管理的原則，確保檔案的完整性和真實性，凸顯檔案的利用價值。檔案管理者需要保障檔案安全，為社會提供檔案服務，使檔案投入應用之中。第二，紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔范圍具有一致性。我國對紙質(zhì)檔案歸檔范圍提出要求，歸檔和不歸檔范圍都得到了確認，這一要求對電子檔案同樣適用，檔案管理者需要對電子文件進行分類，考察電子檔案的利用價值，對電子檔案進行歸檔處理。與電子檔案相關的紙質(zhì)文件包括兩類內(nèi)容，第一類是現(xiàn)代軟件的操作說明、使用手冊等，第二類是系統(tǒng)設計的說明書、鑒定材料等。第三，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理目的具有一致性。紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的最終目的，都是為使用者提供便利，因此應該對紙質(zhì)檔案與電子檔案進行保護，提高紙質(zhì)檔案與電子檔案的利用率。電子檔案被記錄在互聯(lián)網(wǎng)上，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，電子檔案將被永久清除。為了保存電子檔案的信息，需要對電子文件內(nèi)容進行轉換，將其記錄在紙張上面，并對紙張信息進行復印。電子檔案是現(xiàn)代科學技術的產(chǎn)物，在技術上存在不成熟之處，管理手段相對單一。我國開展紙質(zhì)檔案管理的時間較長，形成了完整的紙質(zhì)檔案管理體系，生成了現(xiàn)代化的紙質(zhì)檔案管理技術，因此在電子檔案管理過程中可以適當借鑒紙質(zhì)檔案管理方法，吸收紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗。

電子檔案的確具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，因此在各行各業(yè)興起了電子檔案管理狂潮。企事業(yè)單位爭相建立電子檔案，部分企業(yè)管理者甚至認為電子檔案能夠完全取代紙質(zhì)檔案。在這一背景下，必須把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系，對二者進行對比研究。我國電子檔案管理處在發(fā)展初期，而紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)成熟。在今后很長一段時間內(nèi)，仍然會采用電子檔案、紙質(zhì)檔案并行管理的方式，電子檔案是不能完全取代紙質(zhì)檔案的。在開展電子檔案管理的同時，必須充分認識電子檔案的局限性，意識到電子檔案并非完美無缺：首先，電子檔案并不穩(wěn)定。電子檔案被記錄在互聯(lián)網(wǎng)之中，而互聯(lián)網(wǎng)本身具有不穩(wěn)定性。網(wǎng)絡信息非常龐雜，網(wǎng)絡系統(tǒng)容易受到攻擊，一旦病毒、黑客侵入，會對電子檔案管理造成不利影響，損毀電子檔案中的重要數(shù)據(jù)。將電子檔案放入庫房保管，也會出現(xiàn)諸多問題。以硬盤為例，硬盤會受到強磁力干擾，會受到外部環(huán)境的影響，導致檔案數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化，檔案內(nèi)容丟失損壞。電子檔案的本質(zhì)在于記錄和還原，如果信息數(shù)據(jù)被不法之徒篡改和偽造，會影響電子檔案的真實性，影響電子檔案的正常應用。其次，電子檔案具有不獨立性。電子檔案的確有著重要的信息存儲價值，其與紙質(zhì)檔案相互補充，是文件存儲的重要方式，但電子檔案的生成有賴于計算機操作，管理者需要依靠計算機，對電子檔案進行解碼，將電子檔案記錄在冊。紙質(zhì)檔案更容易接受，文字符號并不陌生，電子檔案的解碼過程比較繁瑣，識別時間相對較長。我國紙質(zhì)檔案大多內(nèi)容豐富，歷經(jīng)歲月的沉淀，記錄了文化與歷史，因此紙質(zhì)檔案的文化價值更高，是電子檔案不可替代的。再次，電子檔案具有不安全性。電子檔案可以被共享，處在不同時空的主體可以共同獲取電子檔案的內(nèi)容，對電子檔案信息進行閱覽。部分電子檔案具有隱秘性，機密文件涉及國家社會利益。一旦這些檔案信息被泄露，將給國家社會帶來不可估量的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)系統(tǒng)容易受到黑客攻擊，部分不法之徒對電子檔案數(shù)據(jù)信息進行了修改，導致電子檔案數(shù)據(jù)失真。最后，電子檔案具有不完整性。電子檔案是流動的，管理者需要捕捉電子檔案的信息數(shù)據(jù)，避免信息數(shù)據(jù)缺損。但隨著時間的不斷延長，電子檔案信息會越來越多，檔案數(shù)據(jù)會不斷累積，電子檔案的管理難度會不斷加大，其完整性也會受到不利影響。鑒于電子檔案存在弊端，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在關聯(lián)性，應該正確對待電子檔案、紙質(zhì)檔案，不斷提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案管理的精度。電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，其有著巨大優(yōu)勢，與紙質(zhì)檔案一起為社會提供了服務，當前社會各行各業(yè)都形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案，開展了檔案管理工作。在檔案室內(nèi)，檔案管理者需要對紙質(zhì)檔案、電子檔案進行區(qū)分，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙向轉換，并對重要檔案信息進行備份。紙質(zhì)檔案與電子檔案有著不同特點，二者相輔相成，推動了檔案管理工作的順利開展。在實際工作中，應該秉持檔案管理的基本原則，遵循國家規(guī)定的檔案管理方法，立足檔案管理基礎理論，實現(xiàn)人力資源和物力資源的統(tǒng)一調(diào)配。

因此在新的時代背景下，現(xiàn)代技術突飛猛進，催生了電子檔案。電子檔案是對紙質(zhì)檔案的補充，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，在一定程度上緩解了檔案管理者的工作壓力，推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化的信息化。值得注意的是，電子檔案也存在不足之處，其不能取代紙質(zhì)檔案，需要和紙質(zhì)檔案相互配合。檔案管理者應該并重紙質(zhì)檔案與電子檔案，把握二者之間的關系，提高檔案利用效率。《檔案管理實務》從不同角度為我們介紹了檔案管理工作機構設置、規(guī)章制度建立、基礎業(yè)務建設、信息資料開發(fā)利用等，為我國檔案管理工作提供了很好的意見和建議。