房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)的問題及對(duì)策

李瑞平

(山東省濟(jì)寧市嘉祥縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心，山東 嘉祥 272400)

房產(chǎn)檔案真實(shí)記錄著城市房屋的權(quán)屬信息，可以幫助城市房地產(chǎn)行政主管部門開展房屋權(quán)屬登記、交易、整理、轉(zhuǎn)移、變更等工作。如今，可借助房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理積極應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)不斷激增的房產(chǎn)交易信息，這樣可以保管好有價(jià)值的文字、圖片、圖標(biāo)、音像等形式的房產(chǎn)信息資料，能夠?yàn)橥苿?dòng)城市建設(shè)和房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮積極作用。

1 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)的問題

1.1 具有區(qū)域性和局限性

目前，我國(guó)房產(chǎn)登記檔案沒有建立廣泛的市場(chǎng)聯(lián)系和區(qū)域信息共享，導(dǎo)致房產(chǎn)登記檔案信息管理具有一定的區(qū)域性和局限性。在房產(chǎn)登記簿和房屋登記材料的登記過程中，很多登記檔案只是注重對(duì)本地區(qū)和本次房產(chǎn)信息進(jìn)行記錄和歸檔，沒有標(biāo)準(zhǔn)格式的登記檔案電子文件，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理不夠規(guī)范和權(quán)威。我國(guó)各個(gè)地區(qū)所采用的數(shù)字化管理硬件、軟件不同，電子存儲(chǔ)介質(zhì)、管理流程、管理模式也各不相同，房產(chǎn)登記簿在數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)功能方面未能達(dá)到住建部的登記要求，容易造成房產(chǎn)登記檔案的數(shù)據(jù)丟失，致使房產(chǎn)登記檔案信息管理效率低效。

1.2 缺乏統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

一份完整、規(guī)范的房產(chǎn)檔案包含登記、整理、查詢、利用等內(nèi)容，可借助電子媒介來搭建完整的房產(chǎn)檔案類目體系，將類系和類列用于房產(chǎn)檔案的歸檔和管理當(dāng)中，以提高檔案管理效率。但我國(guó)房產(chǎn)檔案是近些年才開始規(guī)范實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一的房產(chǎn)檔案電子文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理對(duì)象、電子媒介和房產(chǎn)管理理念等方面也都發(fā)生了很大的變化。我國(guó)房產(chǎn)檔案還沒有實(shí)現(xiàn)全國(guó)信息資源共享和房產(chǎn)材料共享，各地房地產(chǎn)的管理系統(tǒng)、軟硬件、管理流程不盡相同，房產(chǎn)檔案在數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)功能方面還有待提高。

1.3 不能滿足新時(shí)期快速發(fā)展的房產(chǎn)交易需求

房地產(chǎn)是我國(guó)改革開放后出現(xiàn)的市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)產(chǎn)物。由于房屋所有權(quán)和交易權(quán)的管理特殊性，很多城市的房地產(chǎn)行政管理部門還停留在傳統(tǒng)的房屋管理思維當(dāng)中，很多現(xiàn)行房產(chǎn)檔案的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)不符合時(shí)代發(fā)展和房屋交易的需求。近年來，我國(guó)房產(chǎn)交易的成交量和交易金額都在不斷激增，這對(duì)于房產(chǎn)檔案的內(nèi)容和管理效率都提出了更高的要求。但我國(guó)現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)性較低，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并規(guī)避檔案管理中的一些問題，而且早期的房產(chǎn)檔案大多都是紙介質(zhì)，這對(duì)房產(chǎn)檔案的材料傳遞和信息描述都產(chǎn)生了很大的局限性。

2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理采取的對(duì)策

2.1 房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理措施

在我國(guó)房地產(chǎn)檔案中，房產(chǎn)登記檔案反映的是房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)信息，具體來講就是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的房產(chǎn)信息記錄，它真實(shí)反映了城市房地產(chǎn)權(quán)屬的登記、交易、整理、轉(zhuǎn)移、變更等過程。我國(guó)房產(chǎn)檔案管理是區(qū)域制，即遵循本地管理。在房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理中，需打破區(qū)域限制和服務(wù)限制，要實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)登記檔案管理內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。在實(shí)際操作中，可以將房產(chǎn)登記檔案的記錄實(shí)體與日常服務(wù)分離，并將房產(chǎn)登記的原始檔案實(shí)體作為原始登記憑證入庫保存。而日常服務(wù)則可以使用檔案信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行分類、歸檔、錄入等操作，從而保證房產(chǎn)的交易、繼承、饋贈(zèng)等權(quán)屬變更發(fā)生時(shí)，房產(chǎn)登記檔案可以處于不斷補(bǔ)充和完善的狀態(tài)中。

在房產(chǎn)登記材料的檔案管理中，數(shù)字化管理的重點(diǎn)是申請(qǐng)登記的原始材料和登記機(jī)構(gòu)內(nèi)部的審核文件。房產(chǎn)檔案登記員可以打印電子登記材料掃描件，精確再現(xiàn)登記材料的內(nèi)容信息和外形特征，突出房產(chǎn)登記憑證的客觀性和公正性，還可以代替房產(chǎn)登記材料原件作為處理房產(chǎn)問題的證據(jù)，是房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理的突出優(yōu)點(diǎn)。

2.2 房產(chǎn)整理檔案的數(shù)字化管理措施

在房產(chǎn)登記交易的過程中，需要房管局將參與交易的房產(chǎn)資料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，凡屬于房產(chǎn)交易檔案歸檔范圍內(nèi)的各種形式房屋產(chǎn)權(quán)文件材料都要整理齊全，以滿足房產(chǎn)交易的需求。從房產(chǎn)整理檔案的管理現(xiàn)狀而言，通常會(huì)分為幾大類檔案，每一類別的房產(chǎn)整理檔案內(nèi)容都不盡相同。在行政審批過程中，需借助數(shù)字化檔案來保證檔案資料的齊全，要求檔案管理人員熟練掌握各種檔案信息化管理手段和程序流程，積極拓展房產(chǎn)整理檔案的收集渠道。

在房產(chǎn)整理檔案的數(shù)字化管理中，主要依據(jù)相關(guān)的法律條文來不斷規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作。房產(chǎn)整理檔案的分類、立卷、案卷的排序和案卷目錄的編制都需要檔案管理人員通過電子文件元數(shù)據(jù)來劃分分類標(biāo)準(zhǔn)、全宗、檔號(hào)規(guī)則、整理項(xiàng)和歸檔范圍，并借助房產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期管理，可采用保密、備份和鏡像技術(shù)來防止房產(chǎn)整理檔案的文件信息丟失，以滿足房產(chǎn)檔案對(duì)電子文件信息系統(tǒng)的安全和保密要求。

2.3 房產(chǎn)檔案服務(wù)的數(shù)字化管理措施

在房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理中，房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)可以為其他房地產(chǎn)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的房產(chǎn)檔案信息。房產(chǎn)檔案利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)來確定自己的檔案訪問權(quán)限，然后登陸城市房產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)而有效查詢交易房產(chǎn)的占用、使用、受益、處分等房產(chǎn)檔案信息，真正明確房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系，提高房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)化服務(wù)質(zhì)量，真正體現(xiàn)出房產(chǎn)檔案的服務(wù)價(jià)值。

在房產(chǎn)檔案的服務(wù)工作中，可以從兩個(gè)方面來開展工作，一是城市房地產(chǎn)行政管理部門可以在官方網(wǎng)站上設(shè)計(jì)相應(yīng)的查詢功能，可提供房屋登記信息、房屋權(quán)屬關(guān)系記錄信息、房屋原始憑證等房地產(chǎn)權(quán)利歸屬信息，讓有查閱需求的各級(jí)用戶可以按照自己的用戶級(jí)別來查詢相應(yīng)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息。二是城市房地產(chǎn)行政管理部門要積極推行房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，全面開展房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化、圖像化工作。針對(duì)房產(chǎn)交易雙方比較關(guān)心的問題，可以在官方網(wǎng)站上設(shè)計(jì)相應(yīng)的房產(chǎn)文書咨詢版塊，并向具有查詢權(quán)限的房產(chǎn)交易雙方提供房地產(chǎn)買賣合同書、房產(chǎn)繼承書、房產(chǎn)交易協(xié)議書、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級(jí)批件以及有關(guān)房產(chǎn)的仲裁書、判決文書、公證文書等材料，進(jìn)而打造出一種全方位、多元化的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案服務(wù)模式。

3 結(jié)語

通過數(shù)字化管理方法能夠進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的管理效率，并建設(shè)房產(chǎn)檔案資料庫，進(jìn)而提高房產(chǎn)資料的利用率和使用價(jià)值。以數(shù)字化形式對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，不僅占地面積小，還能確保資料檔案的安全性。在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化工程的建設(shè)過程中，要引用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，并結(jié)合房產(chǎn)檔案的實(shí)際情況和管理規(guī)律來設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，為接下來的查詢使用打下基礎(chǔ)。我國(guó)房產(chǎn)檔案必須深入推行信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)，并借助房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，反映出城市房產(chǎn)行業(yè)的真實(shí)情況，從而推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理向著有序化、科學(xué)化、專業(yè)化的方向發(fā)展。