公立醫(yī)院檔案管理中的問題及對策

王莎白

(恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院，湖北 恩施 445000)

1 案例醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

案例醫(yī)院為恩施某三甲醫(yī)院，目前有59個科室，在職員工2 000多人。由于醫(yī)院檔案管理牽涉人員數(shù)量多、分工雜，隨著就診人數(shù)的增加，醫(yī)院檔案資料維護(hù)成本及難度逐漸增加。該醫(yī)院檔案室最早建立于1952年。2010年，該醫(yī)院開展了創(chuàng)AA級檔案室改革，成立了職能較為集中的中心檔案室，并積極將1952-2010年檔案錄入電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的電子化。檔案的電子化雖然方便了檢索和查看，但因為網(wǎng)絡(luò)信息化程度低，以及員工對電腦界面的接受程度低，雖然每份檔案都盡量錄入系統(tǒng)，檔案的使用率并未提升。近年來，該醫(yī)院再次開展了創(chuàng)AAA級檔案管理部門的改造，目的也是為了提高檔案的利用率，這一工作也給目前的檔案管理團(tuán)隊帶來諸多挑戰(zhàn)。

2 案例醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細(xì)

醫(yī)院檔案管理首先需要將檔案收集齊全，案例醫(yī)院科室數(shù)量多，收集工作困難重重。目前，各個科室只知該存檔的內(nèi)容，對于檔案管理工作流程及方法則無標(biāo)準(zhǔn)。按規(guī)定，各科室上傳的資料由中心檔案室核對。然而，由于中心室工作人員數(shù)量有限，難以核對檔案資料是否收集齊全。且諸多檔案的收集工作并未明確規(guī)定責(zé)任科室，一旦發(fā)現(xiàn)問題，實(shí)際責(zé)任難以明確。

醫(yī)院各個科室收集的檔案不成系統(tǒng)，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，損害了檔案的精準(zhǔn)性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監(jiān)督檢查檔案，損害了檔案的完整性。

2.2 檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低

案例醫(yī)院檔案管理缺乏監(jiān)管主要體現(xiàn)在兩個方面：一是缺乏監(jiān)管力度。醫(yī)院檔案管理的重視程度不高，雖然檔案管理配置了電腦、打印機(jī)等多種現(xiàn)代化設(shè)備，但是對于操作及執(zhí)行檔案管理人員的監(jiān)管不力，檔案管理質(zhì)量更多的是依靠工作人員工作態(tài)度的積極性，而無責(zé)任機(jī)制。監(jiān)管力度的缺乏直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行情況欠佳。二是缺乏獎懲制度。由于該醫(yī)院對檔案管理缺乏獎懲制度，醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行效率一直無法提高，工作人員缺乏對檔案管理工作的擔(dān)當(dāng)精神，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率較低。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息共享困難

醫(yī)院檔案信息共享可以使信息利用最大化，提高檔案價值，同時增加人們對檔案管理工作的認(rèn)同感。但是由于案例醫(yī)院檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案共享困難。檔案的記錄、歸檔、檢索的方式方法在不同科室不同人之間存在差異，給信息利用和共享造成嚴(yán)重阻礙。

2.4 檔案管理硬件不足，難以滿足長遠(yuǎn)發(fā)展需要

案例醫(yī)院檔案管理硬件不足主要體現(xiàn)在檔案管理空間不足，檔案存放庫房容積有限。醫(yī)院檔案不僅有紙質(zhì)版的資料，還有膠片、影音等材質(zhì)的資料，并且資料數(shù)量逐步增多。而該醫(yī)院在檔案管理方面投入的場地狹窄，使用空間不足，對醫(yī)院檔案進(jìn)行長遠(yuǎn)發(fā)展造成阻礙。由于檔案用房條件有限，其中儲存的醫(yī)院許多珍貴資料只有1份存檔，一旦因發(fā)霉或其他因素遺失或者損壞將無法復(fù)原和挽救，造成損失難以估量。

2.5 檔案管理人員混雜，專業(yè)素養(yǎng)尚待提高

該醫(yī)院檔案管理人員除檔案室是專業(yè)從事檔案管理工作之外，各科室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理知識缺乏專業(yè)性，跟不上現(xiàn)代醫(yī)療信息化發(fā)展要求。近年來，該醫(yī)院要求檔案管理人員開展工作前需要參加檔案局的培訓(xùn)，并且要取得上崗證，但由于培訓(xùn)內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)并沒有得到改善。

3 促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的建議

3.1 增加醫(yī)院檔案管理資金投入

第一，應(yīng)投入資金增加檔案管理的庫房面積，改善管理空間環(huán)境。醫(yī)院檔案資料日趨復(fù)雜，數(shù)量逐漸增加，醫(yī)院應(yīng)加大場地擴(kuò)建，改善庫房環(huán)境。第二，提高檔案維護(hù)費(fèi)用，增加設(shè)備投入。信息化檔案管理工作不僅需要高度集成化軟件的專業(yè)人才進(jìn)行定期維護(hù)，許多特殊材質(zhì)以及無法加入電子檔案的實(shí)體資料同樣需要專業(yè)維護(hù)。這就要求醫(yī)院增加檔案維護(hù)費(fèi)用、添置專業(yè)設(shè)備。

3.2 建立健全檔案管理制度

首先，在組織架構(gòu)層面，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式。這樣有利于人員的調(diào)動、崗位的合理設(shè)置，工作制度的維持。這也是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案的完整性與安全性的基礎(chǔ)。其次，制定檔案管理規(guī)章制度，實(shí)行精細(xì)化管理。在檔案的記錄、歸檔、借調(diào)、保存等事宜上，為每個科室制定科學(xué)的流程。同時，對難以推進(jìn)的檔案管理流程加以反思，對不合理不精細(xì)的地方，及時加以改革。最后，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，使制度執(zhí)行更加有力，確保檔案管理工作積極主動地進(jìn)行，提高工作效率。

3.3 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，醫(yī)院應(yīng)從檔案的生成時間、生成形式、書寫格式、分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔方式、保存期限等各個方面開展標(biāo)準(zhǔn)制定工作，建立標(biāo)準(zhǔn)文書。通過標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，確保從檔案編寫歸檔開始，就有統(tǒng)一的書寫格式、統(tǒng)一的形式；每一份檔案均有檔案編號；每一類檔案庫，均有檔案檢索方式。其次，應(yīng)協(xié)調(diào)電子檔案與實(shí)體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，做到虛實(shí)結(jié)合。電子辦公已經(jīng)在各醫(yī)院普及，電腦是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重要載體，許多醫(yī)學(xué)影像、病例、醫(yī)療技術(shù)資料都以電子檔案形式存儲在計算機(jī)中。電子化檔案雖然以實(shí)體檔案為依托，部分也有獨(dú)立的文本。應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特殊性，協(xié)調(diào)實(shí)體檔案與電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 增強(qiáng)員工檔案管理意識

首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面改變觀念。領(lǐng)導(dǎo)層是醫(yī)院的決策層，他們不僅決定了醫(yī)院的工作重點(diǎn)及目標(biāo)，更引領(lǐng)醫(yī)院的發(fā)展方向，只有領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案管理的重要性，給予資金及政策上的支持，才能在醫(yī)院形成良好的檔案管理環(huán)境。其次，促進(jìn)醫(yī)院員工重視檔案工作。在醫(yī)院大力宣傳醫(yī)院檔案管理制度，開展廣泛的宣傳教育，提升崗位人員的自覺性，增加檔案管理覺悟。只有每個員工提升崗位素養(yǎng)，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，醫(yī)院檔案管理工作才能順利開展。

3.5 建立適宜的獎懲制度

首先，應(yīng)根據(jù)檔案管理制度及相關(guān)管理人員具體工作內(nèi)容，制定個人檔案管理工作目標(biāo)。目標(biāo)的制定要清晰、明確，讓被考核者和考核者都能理解目標(biāo)內(nèi)容。其次，將檔案管理目標(biāo)量化。檔案管理目標(biāo)的量化可以避免檔案管理考核主觀化?？梢詮臍w檔時間及檔案編號正確率等方面制定量化指標(biāo)。再次，衡量目標(biāo)的可完成性。檔案管理目標(biāo)對于被考核人而言必須是可以實(shí)現(xiàn)的，過高可能會對被考核者造成不公平待遇，打消工作積極性。反之，如果目標(biāo)制定得過低則毫無意義。最后，予以適當(dāng)?shù)男匠戟剳?。在量化指?biāo)的基礎(chǔ)上，每月對員工檔案工作內(nèi)容予以考核，以實(shí)施獎懲。將檔案管理納入個人績效考核目標(biāo)，進(jìn)行獎懲管理，有利于檔案管理工作的開展。