辦公室精細(xì)化管理探討

金延玲 山東核電有限公司

辦公室管理對于整個(gè)企業(yè)運(yùn)營發(fā)展而言非常重要，辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，在工作中明確正確的指示，有助于促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的配合和協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)更加高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，提升工作效率，為企業(yè)發(fā)展節(jié)約成本。辦公室精細(xì)化管理的有效實(shí)施必須要充分提升企業(yè)員工的認(rèn)知和意識，發(fā)掘員工的潛在能力，積極規(guī)范踐行精細(xì)化制度，從而將精細(xì)化思想培養(yǎng)成常態(tài)化、規(guī)范化的日常工作習(xí)慣。

一、辦公室精細(xì)化管理中存在的問題

（一）辦公室管理存在崗位不清職責(zé)交叉

辦公室高效運(yùn)轉(zhuǎn)管理離不開其自身管理機(jī)制的建設(shè)與完善。辦公室的員工各自的崗位都有其特殊性，每位員工必須清晰個(gè)人對于集體發(fā)展的重要作用，明確自身的職責(zé)定位，當(dāng)整個(gè)部門能夠統(tǒng)一思想認(rèn)知，也就為辦公室精細(xì)化管理創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)和前提。事實(shí)上辦公室管理工作中，很多工作人員無法真正將這一要求落實(shí)到位，由于不同員工個(gè)人情況不同，自身工作優(yōu)勢和特長存在差異，辦公室日常業(yè)務(wù)比較繁雜，很多職責(zé)并未明確具體的人員來負(fù)責(zé)，導(dǎo)致崗位存在一些空缺。對于一些比較普通且可替代性比較強(qiáng)的工作卻重復(fù)人力在負(fù)責(zé)，導(dǎo)致發(fā)生工作職責(zé)重疊的現(xiàn)象，遇到問題則會(huì)互相推諉，工作職責(zé)分工不清晰是非常突出的一個(gè)問題，因此要加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理，充分促進(jìn)部門整體的協(xié)作與配合，提升工作效率。崗位職責(zé)劃分不清晰，溝通不順暢則很難實(shí)現(xiàn)高效統(tǒng)一的目標(biāo)。

（二）辦公室人員的個(gè)體綜合素質(zhì)不高。

辦公室各項(xiàng)工作有其獨(dú)特性，不同的工作對人員的工作技能水平也有不同的要求，因此多面手比較多，既要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)能夠有效協(xié)調(diào)溝通各個(gè)部門，需要具備一定的責(zé)任感和認(rèn)真細(xì)致耐心的工作心態(tài)[1]。然而很多企業(yè)辦公室工作人員自身工作技能不夠?qū)I(yè)扎實(shí)，工作過程中比較懶散，缺乏足夠的責(zé)任感，工作時(shí)間不能嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，導(dǎo)致辦公室工作效率不高，嚴(yán)重影響企業(yè)整體實(shí)施規(guī)范化精細(xì)化的管理機(jī)制。

（三）辦公室的管理制度存在不完善的情況。

因?yàn)檗k公室工作繁雜，很多工作都屬于臨時(shí)性和階段性的，非常容易造成混亂。因此辦公室缺乏健全有效的制度約束的情況下，工作效率和效果也都難以保障。辦公室的領(lǐng)導(dǎo)自身缺乏足夠的處事能力，遇到突發(fā)情況容易下發(fā)錯(cuò)誤指令，導(dǎo)致整個(gè)集體上上下下混亂無序，因此精細(xì)化管理更是難以充分開展。

二、辦公室精細(xì)化管理的策略

（一）強(qiáng)化人員崗位意識和工作主觀能動(dòng)性。

辦公室工作人員首先必須要充分加強(qiáng)自身對于崗位職責(zé)的認(rèn)知，有效提升并發(fā)揮自身的主動(dòng)性和積極性，根據(jù)精細(xì)化管理的思想和理念，充分明確辦公室各個(gè)崗位的工作職責(zé)，根據(jù)辦公室管理的各項(xiàng)制度規(guī)范和要求，嚴(yán)格認(rèn)真執(zhí)行落地。日常工作過程中，辦公室人員應(yīng)當(dāng)以身作則，積極端正工作態(tài)度，加強(qiáng)內(nèi)部的協(xié)作配合，有效維護(hù)辦公室的正常管理秩序，推動(dòng)辦公室工作效率的提升和改善[2]。加強(qiáng)工作各個(gè)細(xì)節(jié)的管理，針對細(xì)節(jié)之處深入挖掘探究，堅(jiān)持提升員工個(gè)人的工作技能，提升服務(wù)意識，加強(qiáng)崗位工作責(zé)任感，積極主動(dòng)為其他部門以及對外服務(wù)，從而加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理的有效性。

（二）完善辦公室精細(xì)化管理的工作體系。

辦公室精細(xì)化管理的有效開展必須要健全管理機(jī)制和管理體系，部門管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，合理劃分部門崗位的工作分工，明確職責(zé)權(quán)限。嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)明確辦公室的工作規(guī)劃以及具體工作事項(xiàng)，堅(jiān)持將責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，工作制度科學(xué)規(guī)范，嚴(yán)格照章辦事，遇到問題，主動(dòng)積極地應(yīng)對處理。

（三）建立完善的辦公室精細(xì)化管理考評體系。

辦公室精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，必須要充分明晰不同崗位的具體情況，針對復(fù)雜的工作要以正向積極的心態(tài)來承擔(dān)。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)具體的獎(jiǎng)懲考核管理機(jī)制的建設(shè)，以便充分激發(fā)員工的工作熱情和積極性，更加配合精細(xì)化管理的要求和規(guī)范，對于不同崗位制定具體的考評指標(biāo)，加以合理量化，激勵(lì)員工更加主動(dòng)自覺提升工作效率。

（四）提高辦公室精細(xì)化管理水平的關(guān)鍵

辦公室工作順利有序組織落實(shí)，必須加強(qiáng)自身管理理念的創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)，積極完善辦公室精細(xì)化管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)能力，針對日常工作過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)處理，優(yōu)化工作管理制度體系，完善工作方式方法，提升精細(xì)化管理程度。緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，打破傳統(tǒng)模式理念的束縛，結(jié)合企業(yè)機(jī)構(gòu)部門的設(shè)置情況，調(diào)整自身管理職能，為上級下級提供有效服務(wù)。辦公室精細(xì)化管理必須要把控合理的工作節(jié)奏和效率，針對每一件工作都應(yīng)當(dāng)積極認(rèn)真地對待。

三、結(jié)語

總而言之，辦公室精細(xì)化管理對于企業(yè)的高效運(yùn)營發(fā)展意義重大，辦公室工作繁雜，更應(yīng)當(dāng)重視管理的精細(xì)化與規(guī)范化，不斷改進(jìn)創(chuàng)新工作方法，提升工作效率，積極踐行精細(xì)化管理的先進(jìn)理念，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利高效組織實(shí)施。