淺析博物館檔案信息的建設與管理

徐 敏

（璦琿歷史陳列館，黑龍江 黑河164312）

博物館檔案的建立能夠為博物館的建設發(fā)展留存豐富的資料和記錄，所以，加強檔案管理也是在為博物館提供正確的發(fā)展指導方向。而博物館檔案信息關乎著博物館過去、現(xiàn)在和未來的發(fā)展現(xiàn)狀，因而做好其管理工作，不僅可以為博物館工作人員查閱資料提供諸多的便利，同時還將促使工作人員提升工作效率，進而推動博物館可持續(xù)發(fā)展。但是縱觀現(xiàn)今的博物館檔案信息管理現(xiàn)狀而言，其中還存在著諸多的不足之處，檔案信息管理人員對該項工作的認知不夠全面，導致他們在面對該項工作時沒有秉持正確的態(tài)度，而管理制度的缺乏與不完善，也會導致實際管理操作存在不規(guī)范性，進而導致博物館檔案信息管理工作無法貫徹落實。為此，強化博物館檔案信息管理人員的專業(yè)能力，加強他們對自身工作的責任意識，將有助于推進檔案信息管理工作走向智能化、信息化的道路。

一、博物館檔案信息化建設與管理的重要性

在博物館的發(fā)展過程中，文物、史料、音頻視頻資料都發(fā)揮著不容忽視的作用，而這些恰恰是組成博物館檔案的重要組成部分。首先，這些都是博物館建館過程中的原始資料，對博物館建設發(fā)展過程中所發(fā)生的事情都會詳細記錄，將這些原始記錄充分利用好，能夠提高檔案信息建設工作效率，為工作質量提高提供基本保證。其次，博物館的檔案信息對進行科學研究是一種有效的載體，做好檔案的研究和宣傳工作也是向社會大眾傳播歷史文化的基礎條件。隨著科學技術尤其是信息技術的高速發(fā)展，多種媒介的信息展示形式豐富多彩，博物館的傳統(tǒng)展覽已經(jīng)無法滿足大眾對物質文化的需求，這就需要博物館順應社會的變化和大眾的需求，通過信息化管理檔案資料更迅速更深入的發(fā)掘博物館的展陳內(nèi)容及形式。

二、博物館檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案信息管理體制和思想

現(xiàn)階段，博物館的大部分管理者都只注重對博物館行政方面以及主要業(yè)務方面的管理，而檔案信息管理由于沒有被歸類為主要業(yè)務，所以其并沒有得到管理者們的重視與關注。在這樣的背景下，博物館其他部門正在隨著時代的高速發(fā)展而不斷改進與優(yōu)化，但是檔案信息管理部門卻存在停沚不前的現(xiàn)狀，二者形成了鮮明的對比。檔案信息管理部門不能進行及時的更新?lián)Q代，將會給博物館檔案信息的收集、統(tǒng)計、整合與處理帶來巨大的隱患，從而制約了檔案信息管理體制的創(chuàng)新與完善，這樣將不利于博物館的可持續(xù)發(fā)展。除此之外，大部分的博物館檔案信息管理者存在思想轉換不及時的情況，他們受市場經(jīng)濟發(fā)展的影響較深，在實際管理過程中只注重了經(jīng)濟利益而忽視了管理質量與效率。管理者們?nèi)羰菍Σ┪镳^檔案信息管理的重要性沒有足夠的認識，就會使博物館在今后發(fā)展過程中出現(xiàn)展陳內(nèi)容單一、展陳形式老舊、展陳手段落后等問題，進而導致博物館發(fā)展緩慢。檔案信息管理人員在開展實際工作中會嚴格按照博物館管理者的思想來執(zhí)行的，這會導致其對檔案信息的管理不夠嚴謹。博物館檔案信息管理質量的高低是與檔案信息管理制度和隊伍的建設水平有著直接關聯(lián)的，二者一榮俱榮，一損俱損。

（二）檔案信息管理形式和內(nèi)容不明確

在科學技術日益進步的環(huán)境下，我國已經(jīng)逐漸走向了信息化時代，各行各業(yè)在發(fā)展中都開始嘗試與信息技術相結合，以便提升自身信息的管理效率與質量。但是目前大部分的博物館檔案信息管理仍然還在沿用以往的紙質保存方式，并沒有向信息化方面進發(fā)，這會導致紙質保存的檔案信息極易在長期使用中出現(xiàn)損壞，這種保存方式已經(jīng)暴露出了不能長久的問題。與博物館其他部門相比，檔案信息管理部門的信息化程度是非常低的。為了推動博物館與時俱進的發(fā)展，就要積極地將先進信息化技術引入到檔案信息管理部門中去。推動紙質檔案信息管理方式逐漸朝著電子錄入方式的方向前進，將可以推動檔案信息保存時間的延長，促使其在信息化水平的不斷提高前提下得到良好的發(fā)展。然而，博物館檔案信息管理向著信息化、現(xiàn)代化方向轉變的過程中，仍然會有部分博物館忽視了對自身管理內(nèi)容和形式的創(chuàng)新與優(yōu)化，造成實際管理工作較為松散，這樣就會導致博物館檔案信息管理中出現(xiàn)內(nèi)容制定不合理、結構構建不完整、資料查找不便捷等問題。

（三）高質量人才與原有人力資源使用效率低下

現(xiàn)今各大企業(yè)的發(fā)展過程中都會出現(xiàn)人力資源緊缺以及信息化發(fā)展不完全的弊端，博物館的發(fā)展也不例外。其內(nèi)部管理人才的不足，將會導致自身人力資源配置優(yōu)化程度較低，有時還會出現(xiàn)人力資源浪費情況。造成這種現(xiàn)狀的主要原因有：1. 博物館人力資源引進的主要評判標準便是要保障相關人才具有高職稱、高學歷，在實際人才引進過程中，相關工作人員只是重視了人才的引進速度與數(shù)量，而沒有從實際需求、經(jīng)濟效益、工作質量等方面進行綜合考量，這樣就會出現(xiàn)引進來的人才與實際工作需求之間存在不符現(xiàn)象，從而無法發(fā)揮出人才應用價值與作用。2.博物館對于自身原有的人力資源也沒有做到合理的配置以及潛力挖掘。在人力資源開發(fā)方面只是進行了一些流于表面的培訓操作，人才合理利用效率較低，可能會存在研發(fā)技術人員卻在從事文職工作的現(xiàn)象，這樣職工的專業(yè)技能得不到發(fā)揮，就會降低人才應用價值，從而無法滿足人盡其才的使用目標，進而會造成博物館不能實現(xiàn)良性發(fā)展。

（四）管理經(jīng)費不足以支撐檔案信息管理的信息化發(fā)展

任何工作在開展和實施的過程中都是需要擁有充足的經(jīng)費作為支撐的，博物館檔案信息管理工作也不例外，只有經(jīng)費供給充足，博物館檔案信息管理的網(wǎng)絡平臺構建以及人性化服務環(huán)境的完善才可以順利的實現(xiàn)。然而目前的經(jīng)費供給卻并不容樂觀，相關主管部門并沒有重視博物館檔案信息管理系統(tǒng)的良好建設，導致其經(jīng)費長期處于不足狀態(tài)，這樣不僅無法滿足相關建設需求，還將阻礙博物館的快速發(fā)展，導致其與時代發(fā)展脫節(jié)。

三、信息建設與管理的具體策略分析

（一）構筑完善的檔案信息管理制度

作為一名博物館管理人員，需要其自身對檔案信息管理擁有一個全面且深刻的認知，這樣才能在博物館檔案信息管理工作的監(jiān)督方面發(fā)揮出巨大效用。同時，在具有充足檔案信息工作資金的支撐下，可以制定出集搜集、歸納、運行、編目、立卷、檢索、安全保管等環(huán)節(jié)為一體的、規(guī)范性較高的管理工作流程。相關制度構建過程中需要注意以下幾點內(nèi)容：1. 相關工作人員需要具備較高的專業(yè)知識以及職業(yè)技能，且博物館內(nèi)部的管理層也要時時對這些員工進行技能與素養(yǎng)的考核，要不斷的對他們的知識體系進行優(yōu)化與改進，這樣才能在提升工作人員工作水平與工作效率的同時，促使他們的工作積極性與熱情被激發(fā)出來，能夠以一種認真的工作態(tài)度來對待檔案信息管理工作。2.要對每次參與到博物館檔案信息管理的工作人員進行實時記錄，這樣就可以在后期的反復修整中更加快速、方便地尋找到所需檔案的源頭，以便為博物館檔案信息管理水平的提高帶來積極推動力。3.博物館的發(fā)展過程中需要能夠緊跟時代步伐，在自身的檔案信息管理中積極地引進先進的信息化技術，這樣不僅符合了時代發(fā)展要求，同時還將推動博物館的信息化建設變得更加完善。博物館檔案信息化管理工作中需要加強對軟件及硬件技術的更新與改進，要將傳統(tǒng)的紙質檔案發(fā)展成為電子檔案，從而推動檔案信息管理工作更加科學化、現(xiàn)代化、智能化與數(shù)字化，以便能在減輕工作難度的同時，促使人力成本得到降低。4.利用充足的資金來推動檔案信息管理智能化的不斷完善。要引進專業(yè)能力強、綜合素質高的管理人才，并對原有的設備進行更新?lián)Q代，采購較為先進的智能化設備，這樣就可以在提升工作效率與質量的同時，進一步提升博物館信息化建設進度與質量。

（二）確保相關工作環(huán)節(jié)具有較高規(guī)范性

博物館需要邀請相關專業(yè)人士來對自身管理員工開展定期的知識技能培訓與教育，要促使員工掌握先進管理技能與管理方法的同時，可以在實際管理操作中嚴格地遵循國家相關標準制度以及法律法規(guī)，這樣不僅可以有效的規(guī)范員工操作，提升員工技能熟練度，同時還將促使博物館檔案信息專項管理效率得到增強。與此同時，要在場館內(nèi)部建立完善的激勵制度，對于自身管理工作完成較好的員工要給予精神與物質方面的激勵，這樣就可以利用激勵方式來轉變員工的工作態(tài)度與工作動機，促使員工能夠正確地對待自身工作，激發(fā)員工的工作興趣，促使其能夠發(fā)揮出自身工作效用，以便為博物館檔案信息管理工作效果的提升帶來積極的促進作用。除此之外，博物館在人才分配的過程中也需要堅持公平公正的原則，一切評判標準都以管理人員做出的實績和貢獻為主，對于有效落實工作的優(yōu)秀員工要給予其榮譽獎項等獎勵。博物館也需要不斷地挖掘出自身人才所具有的潛力與優(yōu)勢，充分地在崗位上給予他們發(fā)揮特長的良好空間，這樣將可以促使員工為博物館發(fā)展做出越來越多的貢獻。最后，管理人員在進行博物館檔案信息管理工作的過程中要做好相關管理規(guī)劃，在相關規(guī)章制度的引導下，保證檔案管理各個工作環(huán)節(jié)都能夠被貫徹落實，這樣就可以實現(xiàn)檔案信息管理的可靠性、合理性、規(guī)范性以及高效性，同時也能夠為博物館信息走向數(shù)字化管理方向提供巨大的推動力。

（三）加強檔案信息開發(fā)與利用效率

博物館管理由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的過程中，是需要加大檔案信息的開發(fā)與利用效率的，并在網(wǎng)絡信息技術的不斷引入下，與時俱進利用相關網(wǎng)站或是公眾平臺，微信、微博等，將博物館的宣傳推廣力度不斷提高。這樣一方面可以擴大推廣范圍，另一方面則能夠為相關用戶提供他們所需的博物館信息，從而推動博物館的發(fā)展更進一步。此外，博物館也可以對不涉密的檔案信息資料進行資源開發(fā)利用，促進館藏信息資源能夠滿足大眾對文化發(fā)展的需求。為了能夠激發(fā)出博物館檔案信息更多的應用價值，我們還需要加大檔案資源信息化開發(fā)與利用的力度，加強先進科技手段和設備的應用，推動檔案信息資源的保存安全化、查找便利化以及利用有效化，只有充分地發(fā)揮博物館檔案信息的作用才能夠促進博物館持續(xù)的發(fā)展與壯大。

（四）檔案管理模式的數(shù)字化發(fā)展

要構建數(shù)字信息化的檔案信息管理模式，首先，是要結合當前博物館發(fā)展的實際情況，制定切合博物館自身實際情況的檔案數(shù)字化管理制度。只有建立起完整的數(shù)字化檔案管理制度，才能夠讓博物館順利地進行檔案信息數(shù)字化管理工作。其次，還要建立專門的博物館數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，這樣可以使博物館的信息在采集、整理、歸納、保存和查詢中變得更加系統(tǒng)化。最后，應當將博物館檔案數(shù)字化與多媒體技術相結合并加以利用，通過信息完備的博物館網(wǎng)站或是微博、微信等新興的媒介媒體，讓觀眾更加便捷地深入了解博物館當前展示的館藏信息。

綜上所述，隨著科技信息化時代的到來，博物館只有加強檔案信息管理建設，才能促使自身發(fā)展符合時代需求，進而能夠跟上時代發(fā)展步伐。在開展博物館檔案信息管理工作的過程中，需要積極地聘請專業(yè)信息管理人才，制定健全的管理機制，并引進先進的管理技術與理念。同時，還要對基層管理員工進行定期培訓，強化他們的職業(yè)素質與專業(yè)技能，這樣才能降低檔案信息管理工作中不利于發(fā)展問題產(chǎn)生的幾率，從而促進該項工作的工作效率與質量得到提高，以便為博物館事業(yè)的高效發(fā)展奠定堅實基礎。