EPC工程總承包模式下的采購全過程管理

《建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范實(shí)施指南》主編人

中國寰球工程有限公司原安全副總監(jiān) 李森

采購是EPC 工程總承包全過程管理中的重要環(huán)節(jié)，在把資源轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品過程管理中，高質(zhì)和高效采購才能起到關(guān)鍵性的作用。本文結(jié)合《質(zhì)量管理體系要求》GB/T 19001-2016和《建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范》GB/T 50358-2017兩個(gè)國家標(biāo)準(zhǔn)，從采購界定、采購實(shí)施、采購控制以及采購管理關(guān)注的重點(diǎn)工作四個(gè)方面，對EPC 工程總承包采購全過程管理進(jìn)行闡述。

采購界定

采購

為完成項(xiàng)目而從執(zhí)行組織外部獲取設(shè)備、材料和服務(wù)的過程。包括采買、催交、檢驗(yàn)和運(yùn)輸?shù)倪^程。

通常說的廣義采購，包括設(shè)備、材料的采購和設(shè)計(jì)、施工及勞務(wù)采購。本文介紹的采購是指設(shè)備、材料的采購，而把設(shè)計(jì)、施工、勞務(wù)及租賃采購稱為項(xiàng)目分包。

采購合同

項(xiàng)目承包人與供應(yīng)商簽訂的供貨合同。采購合同可稱為采買訂單。采購合同或采買訂單要完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)密、合法，采買是從接受請購文件到簽訂采購合同（訂單）的過程。

采購工作內(nèi)容

采購是EPC 工程總承包全過程管理中的重要環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目的利潤核心，其工作主要內(nèi)容包括：選擇詢價(jià)廠商、編制詢價(jià)文件、獲得報(bào)價(jià)書、評標(biāo)、合同談判、簽訂采購合同、催交與檢驗(yàn)、運(yùn)輸與交付、倉儲管理等。

實(shí)施采購

實(shí)施采購要求

第一，采購部門應(yīng)按照設(shè)計(jì)部門提出的技術(shù)要求及采購文件進(jìn)行物資采購，嚴(yán)格控制采購產(chǎn)品的質(zhì)量。依據(jù)采購計(jì)劃并結(jié)合工程實(shí)際進(jìn)度，通過招標(biāo)、談判等方式，選擇合格的供應(yīng)商，以經(jīng)濟(jì)合理的價(jià)格簽訂物資供貨及服務(wù)合同，優(yōu)質(zhì)高效地組織監(jiān)造、催交貨、物流運(yùn)輸、安裝調(diào)試、驗(yàn)收、資料交接以及項(xiàng)目所有物資的收發(fā)存儲等工作，通過工程項(xiàng)目采購全流程管理，控制好物質(zhì)采購的數(shù)量、價(jià)格與進(jìn)度，貫徹項(xiàng)目采購全生命周期成本的理念。

第二，工程總承包企業(yè)應(yīng)對工程總承包項(xiàng)目物資采購過程和采購產(chǎn)品的質(zhì)量實(shí)施控制，確保采購物資滿足合同要求和工程使用要求。一是工程總承包企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程總承包項(xiàng)目的技術(shù)、質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境、供貨能力、價(jià)格、售后服務(wù)和可靠的供貨來源等要求，并基于供應(yīng)商的資質(zhì)、能力和業(yè)績等，確定并實(shí)施供應(yīng)商評價(jià)、選擇、再評價(jià)，以及績效監(jiān)視和后評價(jià)的準(zhǔn)則；二是應(yīng)保留對供應(yīng)商的評價(jià)、選擇、績效監(jiān)視和再評價(jià)的記錄。

供應(yīng)商管理

第一，供應(yīng)商評價(jià)與選擇。工程總承包企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價(jià)，建立合格供應(yīng)商名錄。應(yīng)根據(jù)合同要求和項(xiàng)目具體特點(diǎn)，通過招標(biāo)、詢比價(jià)和競爭性談判等方式，經(jīng)過項(xiàng)目級評價(jià)，并按照工程總承包企業(yè)規(guī)定的程序，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。對于重要的物資供應(yīng)商的考察，可采取對供應(yīng)商進(jìn)行體系審核、現(xiàn)場實(shí)地考察等形式確定。

第二，供應(yīng)商的后評價(jià)。工程總承包企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商后評價(jià)制度，定期或在項(xiàng)目結(jié)束后對其進(jìn)行后評價(jià)。

第三，對供應(yīng)商控制的類型和程度。工程總承包企業(yè)應(yīng)確保外部提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)不會對本企業(yè)穩(wěn)定地向顧客交付合格工程總承包產(chǎn)品和服務(wù)的能力產(chǎn)生不利影響。

第四，采購合同管理。工程總承包企業(yè)應(yīng)確保與供應(yīng)商就產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)要求進(jìn)行充分溝通，并在招標(biāo)文件、采購合同/協(xié)議中明確相關(guān)要求。工程總承包企業(yè)應(yīng)建立采購合同管理制度，明確采購合同管理的職責(zé)和職能部門。應(yīng)按制度的規(guī)定對項(xiàng)目的采購合同進(jìn)行審批，經(jīng)審批后合同方可實(shí)施。

采購工作程序

工程總承包企業(yè)應(yīng)建立采購管理制度，明確采購工作程序和控制要求；應(yīng)建立工程總承包項(xiàng)目采購管理組織機(jī)構(gòu)，明確各崗位職責(zé)、具體工作內(nèi)容和要求。

采購執(zhí)行計(jì)劃

項(xiàng)目部應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以及企業(yè)有關(guān)采購管理程序、規(guī)定和要求，編制項(xiàng)目采購執(zhí)行計(jì)劃，并對采購過程進(jìn)行管理和監(jiān)控。

采購的控制

采購控制要求

工程總承包企業(yè)應(yīng)對工程總承包項(xiàng)目采購過程和采購產(chǎn)品的質(zhì)量實(shí)施控制，確保采購物資滿足合同要求和工程使用要求。

一是工程總承包企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程總承包項(xiàng)目的技術(shù)、質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境、供貨能力、價(jià)格、售后服務(wù)和可靠的供貨來源等要求，并基于供應(yīng)商的資質(zhì)、能力和業(yè)績等，確定并實(shí)施供應(yīng)商評價(jià)、選擇、再評價(jià)，以及績效監(jiān)視和后評價(jià)的準(zhǔn)則。

二是應(yīng)保持對供應(yīng)商的評價(jià)、選擇、績效監(jiān)視和再評價(jià)的記錄。在下列情況下，應(yīng)確定對供應(yīng)商提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)實(shí)施控制。

采購的控制

采買

一是采買工作應(yīng)包括接收請購文件、確定采買方式、實(shí)施采買和簽訂采購合同或訂單等內(nèi)容。采買工程師應(yīng)按批準(zhǔn)的請購文件及采購執(zhí)行計(jì)劃確定的采買方式實(shí)施采買。

二是確定采買方式是指根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和規(guī)模、工程總承包企業(yè)的相關(guān)采購制度，以及所采購設(shè)備或材料對項(xiàng)目的影響程度，包括質(zhì)量和技術(shù)要求、供貨周期、數(shù)量、價(jià)格以及市場供貨環(huán)境等因素，來確定采用招標(biāo)、詢比價(jià)、競爭性談判和單一來源采購等方式。

三是工程總承包企業(yè)應(yīng)依法與供方簽訂采購合同或者訂單，采購合同或訂單應(yīng)完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)密、合法。依據(jù)總承包企業(yè)授權(quán)管理原則，按采購合同審批流程進(jìn)行審批。

催交與檢驗(yàn)

一是項(xiàng)目部根據(jù)設(shè)備、材料的重要性劃分催交與檢驗(yàn)等級，確定催交與檢驗(yàn)的方式和頻度，制定催交與檢驗(yàn)計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容和主要控制點(diǎn)，并組織實(shí)施。催交方式包括駐廠催交、辦公室催交和會議催交等。

二是檢驗(yàn)方式可分為放棄檢驗(yàn)（免檢）、資料審閱、中間檢驗(yàn)、車間檢驗(yàn)、最終檢驗(yàn)和項(xiàng)目現(xiàn)場檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目總體檢驗(yàn)計(jì)劃，確定檢驗(yàn)方式以及出廠前檢驗(yàn)或駐場監(jiān)造的要求，應(yīng)按規(guī)定編制駐廠監(jiān)造檢驗(yàn)報(bào)告或者出廠檢驗(yàn)報(bào)告等。

運(yùn)輸與交付

一是項(xiàng)目部應(yīng)依據(jù)采購合同約定的交貨條件制定設(shè)備、材料運(yùn)輸計(jì)劃，并組織實(shí)施。對超限和有特殊要求設(shè)備、危險(xiǎn)品的運(yùn)輸，應(yīng)制定專項(xiàng)運(yùn)輸方案，可委托專業(yè)的運(yùn)輸機(jī)構(gòu)承擔(dān)運(yùn)輸?shù)取?/p>

二是對于國際運(yùn)輸，應(yīng)依據(jù)采購合同約定、國際公約和慣例進(jìn)行，做好辦理報(bào)關(guān)、商檢及保險(xiǎn)等手續(xù)。設(shè)備、材料運(yùn)至指定地點(diǎn)后，接收人員應(yīng)對照送貨單進(jìn)行清點(diǎn)，簽收時(shí)應(yīng)注明到貨狀態(tài)及其完整性，填寫接收報(bào)告并歸檔等。

倉儲管理

一是項(xiàng)目部應(yīng)制定物資出入庫管理制度，設(shè)備、材料正式入庫前，依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行開箱檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的設(shè)備、材料按規(guī)定辦理出入庫手續(xù)，建立物資動(dòng)態(tài)明細(xì)臺賬等。

二是所有物資應(yīng)注明貨位、檔案編號和標(biāo)識碼等。倉庫管理員要及時(shí)登賬，定期核對，使賬物相符。應(yīng)建立和實(shí)施物資發(fā)放制度，依據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)料申請單發(fā)放設(shè)備、材料，辦理物資出庫交接手續(xù)等。

采購與設(shè)計(jì)、施工和試運(yùn)行的接口控制

一是在采購與設(shè)計(jì)的接口關(guān)系中,對采購接收設(shè)計(jì)提交的請購文件；采購接收設(shè)計(jì)提交的報(bào)價(jià)技術(shù)評價(jià)文件；采購向設(shè)計(jì)提交訂貨的設(shè)備、材料資料；采購接收設(shè)計(jì)對制造廠圖紙的評閱意見；采購評估設(shè)計(jì)變更對采購進(jìn)度的影響；如需要，采購邀請?jiān)O(shè)計(jì)參加產(chǎn)品的中間檢驗(yàn)、出廠檢驗(yàn)和現(xiàn)場開箱檢驗(yàn)等內(nèi)容的接口實(shí)施重點(diǎn)控制。

二是在采購與施工的接口關(guān)系中，對所有設(shè)備、材料運(yùn)抵現(xiàn)場；現(xiàn)場的開箱檢驗(yàn)；施工過程中發(fā)現(xiàn)與設(shè)備、材料質(zhì)量有關(guān)問題的處理對施工進(jìn)度的影響；采購變更對施工進(jìn)度的影響等內(nèi)容的接口進(jìn)度實(shí)施重點(diǎn)控制。

三是在采購與試運(yùn)行的接口關(guān)系中，對試運(yùn)行所需材料及備件的確認(rèn)；試運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的與設(shè)備、材料質(zhì)量有關(guān)問題的處理對試運(yùn)行進(jìn)度的影響等內(nèi)容的接口進(jìn)度實(shí)施重點(diǎn)控制。

采購管理關(guān)注的重點(diǎn)工作

外部供方管理的重點(diǎn)

對外部供方的評價(jià)、績效監(jiān)視和再評價(jià)；外部提供的產(chǎn)品、服務(wù)和過程的控制；與外部供方的溝通。

采購管理過程的重點(diǎn)工作

一是采購執(zhí)行計(jì)劃。項(xiàng)目部應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以及相關(guān)規(guī)定和要求，編制項(xiàng)目采購執(zhí)行計(jì)劃；采購執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)按規(guī)定審批后實(shí)施；采購執(zhí)行計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)完整，對采購活動(dòng)具有指導(dǎo)性；應(yīng)對采購執(zhí)行計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行管理和監(jiān)控，當(dāng)采購內(nèi)容、采購進(jìn)度或采購要求發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)對采購執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

二是供應(yīng)商選擇。應(yīng)根據(jù)合同要求和項(xiàng)目具體特點(diǎn)，通過招標(biāo)、詢比價(jià)和競爭性談判等方式，經(jīng)過項(xiàng)目級評價(jià)，并按照工程總承包企業(yè)規(guī)定的程序選擇供應(yīng)商；應(yīng)將新的供應(yīng)商納入本企業(yè)合格供方名錄；應(yīng)依法與供應(yīng)商簽訂采購合同或者訂單。依據(jù)總承包企業(yè)授權(quán)管理原則，按采購合同審批流程進(jìn)行審批；應(yīng)根據(jù)設(shè)備、材料的重要性劃分催交與檢驗(yàn)等級，制定催交與檢驗(yàn)計(jì)劃（包括催交與檢驗(yàn)方式和頻度）。催交與檢驗(yàn)計(jì)劃應(yīng)包括檢驗(yàn)內(nèi)容和催交控制點(diǎn)；催交人員應(yīng)按規(guī)定編制催交狀態(tài)報(bào)告，審查供應(yīng)商的制造進(jìn)度計(jì)劃，并進(jìn)行檢查和控制，對催交過程中發(fā)現(xiàn)的偏差提出解決方案；應(yīng)編制項(xiàng)目總體檢驗(yàn)計(jì)劃，檢驗(yàn)計(jì)劃應(yīng)明確檢驗(yàn)方式。對駐場監(jiān)造的應(yīng)編制駐場監(jiān)造報(bào)告或出廠檢驗(yàn)報(bào)告；應(yīng)依據(jù)采購合同約定的交貨條件制定設(shè)備、材料運(yùn)輸計(jì)劃，對超限和有特殊要求設(shè)備、危險(xiǎn)品的運(yùn)輸，應(yīng)制定專項(xiàng)運(yùn)輸方案；應(yīng)制定物資出入庫管理制度，采購物資入庫前應(yīng)有檢驗(yàn)合格證明，出入庫手續(xù)應(yīng)齊全，設(shè)備、材料正式入庫前，依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行開箱檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的設(shè)備、材料按規(guī)定辦理出入庫手續(xù)，建立物資動(dòng)態(tài)明細(xì)臺賬。所有物資應(yīng)注明貨位、檔案編號和標(biāo)識碼等。倉庫管理員要及時(shí)登賬，定期核對，使賬物相符。應(yīng)建立和實(shí)施物資發(fā)放制度，依據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)料申請單發(fā)放設(shè)備、材料，辦理物資出庫交接手續(xù)。物資臺賬應(yīng)動(dòng)態(tài)管理、賬目清晰。

三是采購變更管理。項(xiàng)目部應(yīng)明確采購變更管理的流程、職責(zé)和審批要求；應(yīng)按規(guī)定對采購的變更實(shí)施控制。

結(jié)語

在EPC 工程總承包全過程管理中，采購是按項(xiàng)目的技術(shù)、質(zhì)量、安全、進(jìn)度和費(fèi)用要求，獲得所需的設(shè)備、材料及有關(guān)服務(wù)的過程。在EPC 工程總承包模式下，應(yīng)把采購納入設(shè)計(jì)管理程序中進(jìn)行管控，設(shè)計(jì)才能更好地指導(dǎo)采購、指導(dǎo)施工和試運(yùn)行，才能符合《質(zhì)量管理體系 要求》GB/T 19001-2016 和《建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范》GB/T 50358-2017國家標(biāo)準(zhǔn)要求，才能為EPC 工程總承包實(shí)施過程控制創(chuàng)造有利條件。