檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施

吳金鳳（中石化齊魯石化信息中心，山東 淄博 255400）

對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其是一個(gè)較為抽象的概念，其主要是把傳統(tǒng)的檔案管理方式變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ剑瑥亩鴮?shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲(chǔ)等過(guò)程與信息達(dá)到共享。換一句話來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)主要就是適用信息技術(shù)提高檔案現(xiàn)代化水平，對(duì)檔案管理的新情況，新原則進(jìn)行相關(guān)思考，從而確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)程度越來(lái)越高，檔案管理融入信息化也是必然的趨勢(shì)。首先，對(duì)于檔案管理而言，其不同于一般的資料，在信息化發(fā)展下，紙質(zhì)原件檔案也是必不可少的，比如說(shuō)土地證原件、財(cái)務(wù)憑證原件等。雖然信息化檔案管理不需要原件，也可以進(jìn)行查閱、瀏覽等，但還是不能夠替代原件的重要性，因此兩者同要重要；其次，在進(jìn)行信息化查詢(xún)時(shí)，查閱的速度也會(huì)更快，更加準(zhǔn)確，不僅僅可以節(jié)約大量的時(shí)間，同時(shí)也會(huì)提高相關(guān)人員的工作效率。最后，其可以方便快捷的查詢(xún)到相應(yīng)的檔案資料，例如有的人想查詢(xún)多年前的設(shè)計(jì)圖紙，可以在檔案管理軟件上進(jìn)行搜索，瀏覽到相關(guān)內(nèi)容，有相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)可以看到相應(yīng)的財(cái)務(wù)、人事等等方面的檔案內(nèi)容等。根據(jù)以上分析，信息化就是希望越來(lái)越多的人可以快速、有效的利用檔案，讓檔案的存在發(fā)揮其應(yīng)有的最大化價(jià)值。

2 檔案管理在信息化建設(shè)存在的問(wèn)題分析

（1）檔案管理信息化資源整合不夠。目前。對(duì)于我國(guó)檔案管理信息化檔案建設(shè)而言?？梢哉f(shuō)是初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，但是信息資源還沒(méi)有得到相應(yīng)的整合。也缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，出現(xiàn)的這些問(wèn)題就導(dǎo)致了信息資源不能夠進(jìn)行充分利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，相關(guān)人員需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，并利用互聯(lián)網(wǎng)以及高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合。

（2）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。從目前情況來(lái)看，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，更多的企業(yè)和機(jī)關(guān)單位也開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此，越來(lái)越多的資料在以各種形式出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣的龔總模式以及儲(chǔ)存方式對(duì)相關(guān)工作人員帶來(lái)了極大的幫助，但是對(duì)于檔案管理人員而言，卻帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。比如說(shuō)，在辦公室中，大量的文件以及資料存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣就方便了辦公室人員對(duì)所需資料的提取和儲(chǔ)存；但是管理人員卻遇到了阻礙，因?yàn)樵谶@些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的時(shí)候，檔案管理人員要將文件按照不同的屬性以及來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)儲(chǔ)存。數(shù)據(jù)異構(gòu)性就會(huì)影響到檔案管理人員的工作效率，對(duì)我國(guó)檔案信息化建設(shè)就會(huì)造成阻礙。

3 檔案管理信息化建設(shè)的解決措施

（1）相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的深入教育。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案的種類(lèi)和數(shù)量都大大增加，這就對(duì)檔案工作等提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的發(fā)展。所以說(shuō)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是重中之重，這個(gè)問(wèn)題要得到相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視，并加大對(duì)信息化建設(shè)的投入。然后進(jìn)行規(guī)劃，并制定出檔案信息化進(jìn)程的長(zhǎng)期目標(biāo)，從而推動(dòng)檔案管理工作的健康發(fā)展。

（2）完善檔案信息化管理制度。不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設(shè)中，也是必不可少的。只有健全相關(guān)的管理制度，明確相關(guān)人員的主要職責(zé)，并將工作落實(shí)到責(zé)任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實(shí)的基礎(chǔ)條件。另外，還要制定一些監(jiān)督制度，這樣才能將制度落實(shí)到位，從而提高檔案信息化管理。

（3）充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段。從目前情況來(lái)看，我國(guó)檔案管理信息化還缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行革新，同時(shí)也可以借鑒或者是引入先進(jìn)的技術(shù)，這些技術(shù)可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，用這些先進(jìn)的技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行整合，從而進(jìn)一步的對(duì)資源的管理以及利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（4）對(duì)檔案管理信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新。在社會(huì)的發(fā)展中，要不斷的對(duì)檔案信息化服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能使其符合時(shí)代的發(fā)展。比如說(shuō)，可以開(kāi)通網(wǎng)上檢索功能，這樣就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，同時(shí)也可以提高資源的利用率。另外，還可以構(gòu)建相關(guān)的電子文檔信息中心，這樣用戶(hù)不僅可以將自己的電子文檔進(jìn)行上傳，還可以對(duì)自己所需要的文檔進(jìn)行下載。在實(shí)際的發(fā)展中，要對(duì)檔案信息化服務(wù)內(nèi)容不斷的進(jìn)行更新，這就要求對(duì)其工作職能進(jìn)行創(chuàng)新，主要是從傳統(tǒng)的檔案保管轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉(zhuǎn)為開(kāi)放的檔案共享。

（5）對(duì)檔案管理信息化機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)而言，企業(yè)檔案管理制度要做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行積極的改變和創(chuàng)新，這樣才能使企業(yè)得到更好的發(fā)展。具體而言，企業(yè)可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制以及責(zé)任制，將工作細(xì)化到每一個(gè)部門(mén)或者是每一個(gè)員工的身上，這樣就能保證員工的責(zé)任感。通過(guò)獎(jiǎng)懲制度的制定可以，可以營(yíng)造出良好的企業(yè)氛圍，同時(shí)也可以激發(fā)員工的使命感和責(zé)任感。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理信息工作的安全，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的管理工作，將重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先管理，以免出現(xiàn)信息的泄露，損害企業(yè)的根本利益。

（6）可以實(shí)現(xiàn)文件的信息共享。目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對(duì)檔案信息的共享。在對(duì)文件信息共享的時(shí)候，我們可以利用先進(jìn)單獨(dú)檔案管理軟件對(duì)其進(jìn)行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時(shí)候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來(lái)，不僅給我們的工作以及生活帶來(lái)了更多的便利，同時(shí)也帶來(lái)了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見(jiàn)的一種。所以說(shuō)，相關(guān)部門(mén)要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)安全方面的建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，相關(guān)部門(mén)要從多個(gè)方面進(jìn)行實(shí)施，不僅要保證檔案管理的安全，還要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)型。在這個(gè)過(guò)程中，還要?jiǎng)?chuàng)新管理思維，運(yùn)用高科技的手段進(jìn)行檔案工作的處理，并加強(qiáng)公民對(duì)檔案管理的參與度，使檔案工作向國(guó)際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。