淺談如何優(yōu)化機(jī)關(guān)室藏檔案管理結(jié)構(gòu)

張鳳麗

(黑龍江省航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院，黑龍江 哈爾濱 150001)

1 做好檔案收集工作

1.1 歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整

所謂檔案的齊全完整，就是指歸檔的文件材料能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的工作面貌，看一年歸檔的文件材料，就能了解這個(gè)單位一年來的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個(gè)單位的整個(gè)歷史。

一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料種類很多，大體分為四部分。

一是上級機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，本機(jī)關(guān)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級機(jī)關(guān)、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表檢查本機(jī)關(guān)工作形成的各種重要文件材料(包括音像材料)等。

二是本機(jī)關(guān)的文件材料，包括本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)召開的工作會議、專業(yè)會議、機(jī)關(guān)黨組及行政領(lǐng)導(dǎo)會議的文件材料；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)與會議文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件材料；本機(jī)關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)定、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊等材料；重要的人民來信來訪材料以及其他認(rèn)為需要?dú)w檔的材料。

三是同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，包括同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級機(jī)關(guān)的文件材料，包括下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、科技文件材料以及備案性文件材料。

目前，許多單位在收集檔案時(shí)只注重收集紅頭文件，忽視其它材料；只注重收集秘書部門收發(fā)的文件，忽視零散分布的文件；只注重收集以單位、組織名義發(fā)的公文，忽視以個(gè)人名義形成的重要文件等，從而出現(xiàn)檔案門類單調(diào)、內(nèi)容不全等現(xiàn)象。要真正做到齊全完整，主要應(yīng)做好以下幾方面工作：

(1)督促秘書部門做好平時(shí)立卷歸檔工作。秘書部門是文件材料最集中的地方，本單位收發(fā)文件大部分都在這里集散，收發(fā)文件的齊全完整是確保整個(gè)機(jī)關(guān)檔案齊全完整的關(guān)鍵。因此機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)督促秘書部門經(jīng)常核對、清點(diǎn)收發(fā)的文件材料，做到不丟不漏，發(fā)現(xiàn)遺失，及時(shí)尋找，做好平時(shí)立卷歸檔工作。

(2)注重對非經(jīng)秘書部門收發(fā)的文件材料的收集。在秘書部門收發(fā)的文件之外，還存在著許多有價(jià)值的文件材料。例如，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員外出開會帶回的文件，上級機(jī)關(guān)某些部門按對口方式下發(fā)的文件，日常工作中形成的調(diào)查報(bào)告、部門總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料等。對于這些文件，有的人認(rèn)為沒有經(jīng)過秘書部門收發(fā)，不屬正規(guī)文件材料，不必存檔；有的人則為了使用方便，私自留存。針對這些情況，秘書部門應(yīng)明確作出規(guī)定：要求開會帶回來的和對口下發(fā)的文件材料必須上交秘書部門進(jìn)行登記，同時(shí)，檔案人員要采取積極的態(tài)度，主動上門收集，不能坐等。

(3)加強(qiáng)對業(yè)務(wù)部門的調(diào)查和指導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門是文件材料的主要來源地，檔案人員要充分了解各部門的業(yè)務(wù)，掌握其形成文件的內(nèi)容、種類和價(jià)值等，科學(xué)地確定應(yīng)歸檔文件范圍，編制歸檔文件目錄，下發(fā)各部門。要求各部門確定兼職檔案員按照目錄做好文件平時(shí)收集工作，年底統(tǒng)一歸檔。與此同時(shí)，要與各部門保持經(jīng)常的聯(lián)系，加強(qiáng)指導(dǎo)，確保應(yīng)歸檔文件不遺失，充分實(shí)現(xiàn)分散與集中，兼職與專職的統(tǒng)一。

1.2 歸檔文件材料必須具有保存價(jià)值

為優(yōu)化檔案室管理結(jié)構(gòu)，齊全完整是前提條件，同時(shí)，注重文件材料的存儲價(jià)值，嚴(yán)格按照原則進(jìn)行科學(xué)鑒定，剔除一些不必歸檔的文件材料，避免“有文必檔案”也是必要措施。這就要求在文件歸檔時(shí)，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，根據(jù)國家檔案局修訂的《關(guān)于不歸檔的文書材料的規(guī)定》，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，嚴(yán)格控制歸檔文件范圍，做到?jīng)]有價(jià)值的檔案堅(jiān)決不進(jìn)室，優(yōu)化檔案室藏結(jié)構(gòu)，盡量不增加檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。

機(jī)關(guān)檔案室在接收檔案時(shí)應(yīng)遵循以本單位形成的文件材料為主，其它單位形成的材料為輔的原則。

2 定期對檔案的時(shí)效進(jìn)行鑒別

隨著時(shí)間的推移和各項(xiàng)工作的開展，新的檔案不斷補(bǔ)充進(jìn)去，而原有的一些檔案雖已失去繼續(xù)保存的價(jià)值，卻仍魚目混珠，致使檔案數(shù)量日益增長，檔案庫存顯得繁冗龐雜。這就要求我們必須準(zhǔn)確把握檔案的時(shí)效性，定期復(fù)查鑒定，清理庫存，對照《檔案保管期限表》，對已過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，履行手續(xù)后，予以銷毀；對仍有保存利用價(jià)值的，則予以延長保管期限。對沒到保管期限的檔案，重新劃定保管期限。從而，有效地解決檔案的數(shù)量和質(zhì)量之間的矛盾，促使檔案在整體上處于較佳的管理狀態(tài)。

在進(jìn)行檔案鑒別工作時(shí)，要求我們把對檔案的需要程度和社會各方面的利用要求作為決定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)進(jìn)行分析，做出正確的取舍甄別，做到物有所值，物盡其用。

3 加強(qiáng)檔案室多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

我國加入WTO后，極大地推動了我國各行各業(yè)辦公自動化的進(jìn)程，我國現(xiàn)行的檔案載體和內(nèi)容正在發(fā)生著劃時(shí)代的變化，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案數(shù)量日益減少，取而代之的是鋪天蓋地而來的電子文檔。為了適應(yīng)這一變化，各單位應(yīng)將檔案室多媒體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為一項(xiàng)重要課題來研究，努力把文字、聲音、畫面相結(jié)合的綜合性信息傳遞給利用者，優(yōu)化檔案室管理結(jié)構(gòu)，最大限度地滿足利用者對信息的需求。