水利工程檔案的分類及編寫

應(yīng)越紅

（河南省前坪水庫建設(shè)管理局）

1 水利工程分類的必要性

1.1 水利工程檔案分類的目的

水利工程檔案分類是水利工程檔案分類目錄編制的前提，是水利工程檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是水利工程檔案的統(tǒng)計和利用的保障，也是竣工驗(yàn)收和爭先創(chuàng)優(yōu)的必要條件。

1.2 水利工程分類的必要性

1.2.1 進(jìn)行分類管理是其本身的客觀要求

水利工程項(xiàng)目建設(shè)周期長，涉及專業(yè)多，在建設(shè)過程中產(chǎn)生檔案的數(shù)量、種類及內(nèi)容也很復(fù)雜，只有在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上，才能在扎實(shí)做好水利工程檔案的歸檔、統(tǒng)計和利用等工作。

1.2.2 科學(xué)分類是水利工程檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)

完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案是水利工程建設(shè)過程中的鑒定、項(xiàng)目完工后驗(yàn)收的重要依據(jù)。以上工作程序中需要的檔案，通常是經(jīng)過分類整理的檔案。

1.2.3 檔案管理信息化要求對檔案必須分類整理

目前運(yùn)用電腦管理軟件管理水利工程檔案已是常態(tài)，加上水利工程建設(shè)和管理步入信息化時代，水利工程檔案需要依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，在分類整理的基礎(chǔ)上，利用信息化手段進(jìn)行高效整理。

2 水利工程檔案分類的原則

2.1 適用性原則

適用性是指在水利工程檔案科學(xué)分類，要對不同建設(shè)內(nèi)容的水利工程要具有整體適用效果。比如:在水利工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、工程項(xiàng)目數(shù)量多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、工期也較長，就可按單項(xiàng)工程設(shè)置二級類目；在其三級類目原則上按工程項(xiàng)目合同來設(shè)置，若再詳細(xì)可按工程子項(xiàng)目或單位工程設(shè)置四級類目。對規(guī)模一般、工程項(xiàng)目數(shù)量不多且建設(shè)項(xiàng)目檔案性質(zhì)不復(fù)雜的，按工程項(xiàng)目來設(shè)置二級類目，一般情況下可不再設(shè)置三級類目。

2.2 同一性原則

同一性原則指在劃分同類目時要使用同一個分類標(biāo)準(zhǔn)。比如：水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類有多種，但在同一級分類中，只能從建筑物對象分、按工程性質(zhì)分和按工程建設(shè)階段等分類標(biāo)準(zhǔn)中，選擇其中一個。

2.3 排他性原則

排他性原則是指設(shè)置類目要遵循以下規(guī)則：其一分類要有層次。同一層次的類目只能用一種標(biāo)準(zhǔn)，一般來說，上位目錄包含下位類目，同一層次的類目之間相互排斥；其二上位類目延伸形成下位類目。

2.4 相對穩(wěn)定原則

穩(wěn)定性原要求水利工程檔案分類的類目設(shè)置既要滿足現(xiàn)實(shí)需要，又要滿足未來需求。但是，水利工程項(xiàng)目建設(shè)是一個變化過程，在其過程中所形成的檔案種類、內(nèi)容、數(shù)量也在變化，因此，類目的穩(wěn)定性只是相對意義上的。

3 水利工程檔案分類的常用方法

3.1 工程分類法

工程分類法通常如下：按工程的性質(zhì)或地域到工程項(xiàng)目，工程項(xiàng)目到專業(yè)或階段或來源，來源指參建單位、合同等。

3.2 課題分類法

課題分類法是指科研課題到階段，以各個獨(dú)立的科研課題為主，分階段劃分水利工程科研檔案的類別。

3.3 型號分類法

以產(chǎn)品的型號或設(shè)備的型號劃分檔案的類別：類型到產(chǎn)品型號，產(chǎn)品型號到結(jié)構(gòu)或時間。

3.4 專業(yè)分類法

專業(yè)分類法通常如下劃分：專業(yè)—地域—時間（水文、水保、水資源、規(guī)劃設(shè)計），專業(yè)—課題（水工、泥沙、工程力學(xué)、水保、防汛搶險高新技術(shù)、灌溉、水資源），專業(yè)—工程項(xiàng)目。

3.5 地域分類法

根據(jù)地域特征劃分科技檔案類別。

3.6 時間分類法

以時間為序進(jìn)行分類，適用于水文、水資源、水保觀測；工程運(yùn)行維護(hù)形成檔案。

水利工程檔案類型多，分類方法也多，對其進(jìn)行分類時，要考慮到專業(yè)、性質(zhì)、階段、地域、時間等，采用幾種分類法相結(jié)合的分類方法，從而編制出最適合的分類方案。

4 水利工程檔案分類方案的編寫

分類方案包含了全部庫藏的內(nèi)容，體現(xiàn)了水利工程項(xiàng)目建設(shè)的全部過程，是一個完整體系，因此，在水利工程建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)把編寫檔案分類方案作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加以重視。

4.1 分類方案的編寫要求

4.1.1 嚴(yán)整性

嚴(yán)整性就是要求水利工程實(shí)體檔案的類目體系中，橫向同類列的類目之間應(yīng)該平行并列，縱向上下位關(guān)系為包含外延，類目體系形成嚴(yán)整的等級系統(tǒng)。

4.1.2 包容性

包容性就是強(qiáng)調(diào)分類方案的指導(dǎo)作用。水利工程檔案分類必須具有足夠的容量，同時還應(yīng)具有可擴(kuò)充性，隨時接收和擴(kuò)充部門的檔案。

4.1.3 穩(wěn)定性

保證檔案分類的相對穩(wěn)定性，首先要全面細(xì)致的進(jìn)行調(diào)查研究，使分類方案編寫得科學(xué)合理；其次要從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)，對檔案的形成發(fā)展趨勢形成科學(xué)預(yù)測，保證檔案管理秩序的相對穩(wěn)定。

4.2 水利工程檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

通常情況下，一個完整的分類方案由說明、類目表和類號三個部分構(gòu)成。

4.2.1 說明

說明位于分類方案前面，是對類目及其運(yùn)用方法的介紹，對檔案人員如何使用分類方案進(jìn)行指導(dǎo)。其內(nèi)容一般包括：編寫依據(jù)的原則以及適用范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)和類目排列依據(jù)、分類號的含義；類目表的編寫過程以及在使用過程中可能遇到的問題等。

4.2.2 類目表

類目表是分類方案中的主要部分，分為橫向類目和縱向類目，直觀體現(xiàn)了類別內(nèi)容的概況。具體指的是每個大類分為幾個屬類，每個屬類分幾個小類，以此類推，即為類目。

4.2.3 類號

類號即類目標(biāo)識符號，在分類表中，每一個類目都配有一個類號，類號代表類目同時，又是反映類目排列的順序依據(jù)。類號形式通常有單純號碼制和混合號碼制兩種，類號一般由漢語拼音和數(shù)字組成。

4.3 分類方案的編寫程序

4.3.1 調(diào)查分析

調(diào)查分析是分類方案編寫的前提。編寫一個完善的水利工程檔案分類方案，首先要掌握分類原則及有關(guān)理論和技術(shù)，研究和把握分類對象以及同類有關(guān)的其他問題。對在建的水利工程建設(shè)項(xiàng)目來說，通過調(diào)查分析熟悉掌握其建設(shè)規(guī)模、建設(shè)管理模式、工程招投標(biāo)和項(xiàng)目劃分等情況。

4.3.2 創(chuàng)建類目體系

通常有設(shè)置一級類目，形成體系、類目排序、確定類號、編制文件或圖表、撰寫編寫說明。類目體系確定后，用固定的代字或代號，并加以文字或圖表，盡可能將類目體系呈現(xiàn)清楚。

總的來說，編寫水利工程檔案分類方案，不僅要了解和掌握水利工程檔案的特點(diǎn)，而且要根據(jù)分類原則，對不同類別檔案分別確定分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，科學(xué)設(shè)置類目體系，編制出清晰全面、使用方便的分類方案。

5 編寫水利工程檔案分類方案的步驟

5.1 分類方案編寫的準(zhǔn)備工作

分類方案的編寫需要從以下幾個方面做好準(zhǔn)備：首先要掌握水利工程檔案分類方案的編寫原則；其次要充分了解水利工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大小、工程項(xiàng)目數(shù)量多少、結(jié)構(gòu)復(fù)雜程度、工期長短等情況；再次詳細(xì)了解水利工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)和項(xiàng)目劃分情況，以及各參建單位在實(shí)際工作中檔案形成過程和基本內(nèi)容；最后由建管單位組織召集檔案工作相關(guān)人員座談，客觀全面了解水利工程檔案工作的過程及要求。

5.2 確定水利工程檔案的類目

從大類到屬類，再到小類，以此類推，直到充分體現(xiàn)水利工程檔案形成為止，確定案卷歸入的類目，決定其在檔案柜排架位置。

5.3 確定案卷的類號（檔號）

有了分類號還要編制案卷排架號、分類號和排架號共同組成檔案檔號，也就是案卷在檔案室的序列位置。

5.4 征求意見和提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

初步形成的水利工程檔案分類方案和大綱，首先，廣泛征求各參建單位的意見；其次，需要征詢水利工程檔案業(yè)務(wù)行政管理部門和今后檔案利用者的意見；最后，有條件的可以召開專家咨詢會，根據(jù)專家意見進(jìn)行修改完善，最后提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可實(shí)行。

6 結(jié)語

在檔案分類實(shí)際工作中，形成了許多具有水利工程檔案特點(diǎn)的分類方法及理論，檔案工作也要與時俱進(jìn)，要熟悉掌握國家檔案局頒布的最新的規(guī)范和要求，只有掌握了最新的知識，才能把水利工程檔案工作做好。水利工程檔案分類方案的編寫要圍繞“變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展”這個主題開展工作，從而編制能為水利工程檔案高效管理奠定基礎(chǔ)，又能為檔案便捷利用提供幫助的分類方案。