醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策

（陽泉市第一人民醫(yī)院，山西 陽泉 045000）

醫(yī)院檔案包括人事、財務、醫(yī)德醫(yī)風、病案、科技、設備、綜合文書、影像學檔案等，且目前都以文書檔案管理的形式保存并查閱。醫(yī)院文書檔案多由公文轉化而來，主要記錄著醫(yī)院重大事件、重要活動，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑證。文書檔案管理在現(xiàn)代化社會中通常以智能化形式為主，不論是保存、查閱、管理皆有信息化技術加持[1]。新形勢下，醫(yī)院不再局限于人工管理，而是強調應用信息化技術深入并完善文書檔案管理信息，便于快速及正確整理文書檔案內容，盡量減少記錄錯誤、文檔缺失等問題。

一、醫(yī)院文書檔案管理存在的潛藏性問題

1.文書檔案收集問題

文書檔案管理涉及的資料過多，容易出現(xiàn)信息重疊或信息記錄有誤的情況。加之，文書檔案管理目前仍保持著部分人工操作，因而出現(xiàn)人工失誤或人工收集資料遺漏等現(xiàn)象。此外，各個科室的大事記經(jīng)常被遺忘，由此便會造成文書檔案收集不齊全等問題。

2.文書檔案分類問題

檔案分類需使用科學、系統(tǒng)、有序的管理手段，但是目前醫(yī)院未更新復雜的人工操作模式，且國家檔案管理部門對衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理未有明確規(guī)定。加之，醫(yī)院綜合檔案室需花費過多時間處理現(xiàn)存檔案，因而使之缺乏完整性和甄別價值。

3.文書檔案工作配合問題

醫(yī)院各個部門對文書檔案管理工作缺乏較高配合度，由此便容易造成儲存檔案與整理檔案信息不相符或差異性較大等問題。與此同時，各個部門缺乏協(xié)同性，在文書檔案管理人員收集資料后便排除對其的真實性，繼而圖一己之便造成不必要的信息浪費，阻礙其管理工作的正常開展。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在問題的應對策略

1.建立健全且完善的文書檔案管理體系與制度

健全且完善的文書檔案管理體系是提高文書檔案管理水平的必要性要求和前提。與此同時，醫(yī)院為迎合時代發(fā)展，建立健全的規(guī)章制度是保障文書檔案管理工作順利進行的關鍵性條件，可確保文書檔案管理工作有序、高效、準確運行[2]。同時，醫(yī)院各部門人員也可通過文書檔案管理制度進行監(jiān)督和約束。加之，醫(yī)院所實行的獎懲制度可通過明確而嚴格的要求保證文書檔案管理的有序性和可行性，以此來約束管理人員的態(tài)度和行為。

2.重視文書與檔案工作的銜接規(guī)范

首先，醫(yī)院在針對文書檔案管理工作時，必須重視文書與檔案工作管理之間的銜接性，密切關注文書檔案的管理質量，進而全面提升醫(yī)院文書檔案管理的工作水平。其次，醫(yī)院在進行文書檔案管理工作時，需要重視文書資料的歸檔工作和立卷工作，將文書工作和檔案工作有效地銜接起來，加強文書檔案管理的協(xié)同性。醫(yī)院文書檔案管理的處理工作需要應用到信息化技術，對文書檔案整理和儲存查閱等工作進行規(guī)劃性管理。同時，結合文書檔案管理人員的管理水平及時登記并處理重大事件重要活動的資料信息，避免造成文書缺失、文書記錄有誤等情況。最后，在保證文書工作與檔案工作的有效銜接后，還需要重視對文件的立卷工作，而立卷工作也是文書檔案管理工作的重要內容，是接近尾聲的處理性關鍵因素。因此，在開展醫(yī)院檔案管理時，需確保文書檔案兩項工作的銜接規(guī)范性。

3.加強各部門的文書檔案管理工作

現(xiàn)階段，醫(yī)院文書檔案管理工作的整體效率對醫(yī)院日常管理的工作具有推進作用。與此同時，提升文書檔案的收集效率也是確保文書檔案工作順利開展的關鍵性因素和前提。醫(yī)院各個部門在配合文書檔案管理工作時，需注意深入了解到文書檔案管理工作與部門之間的協(xié)調性。與此同時，文書檔案管理工作人員還需要深入各部門主動了解管理信息，掌握最新資料，以便于快速傳達各部門的重要信息[3]。醫(yī)院需借助于信息化技術，加強文書檔案管理部門和其他部門之間的溝通與協(xié)調工作，確保文書檔案資料的真實性和準確性，以便于為之后的儲存和查閱提供基礎性條件。醫(yī)院在整理文案檔案的過程中，需重視醫(yī)院的歷史進程和發(fā)展現(xiàn)狀，充分適應時代需求，確保醫(yī)院日常管理工作的有序性和高效性。

4.重視文書檔案管理人員管理水平的提升

文書檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著文書檔案管理的質量與效率。首先，醫(yī)院領導部門可通過多種途徑和方式對文書檔案管理人員進行培訓和強化性管理，以此來提高文書檔案管理人員的業(yè)務能力和管理意識。其次，醫(yī)院領導需認可文書檔案管理人員的專業(yè)能力，并通過加強學習與培訓全面提高管理人員的工作積極性和協(xié)作能力，從而起到上行下效的效果，與此同時，也可推動音樂文書管理工作不斷發(fā)展前行。

結語

總結而言，醫(yī)院文書檔案管理工作極具復雜性，加上潛藏的各類管理問題更加重了醫(yī)院文書檔案的強度，因而想要全面提升文書檔案管理的管理質量就必須正視管理中所出現(xiàn)的各類問題，強調應用信息化技術的重要性和必要性，并針對現(xiàn)存管理問題提出具有針對性和可行性的應對策略，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供動力。