有關(guān)檔案信息化建設(shè)的實踐理論分析

（山東省日照市結(jié)核病防治所，山東 日照 276800）

檔案信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)的檔案管理模式的重大革新，對于推進檔案管理工作質(zhì)量提升意義重大，目前，檔案信息化建設(shè)在許多企業(yè)中積極推行，并取得了顯著的成效，但是在多種因素的不利影響之下，檔案信息化建設(shè)中遇到了諸多的問題，影響了檔案管理質(zhì)量與水平提升?；诖耍绾伍_展檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)當(dāng)下面臨的重點問題[1]。

一、開展檔案信息化建設(shè)的重要意義

首先，理論意義。推進檔案信息化建設(shè)，既滿足了社會發(fā)展的需要，也是滿足自身的發(fā)展需要統(tǒng)。通過加大對檔案信息化建設(shè)的研究力度，進一步地完善檔案管理體系理論，對檔案管理和信息化建設(shè)兩者的結(jié)合的分析意義重大。

其次，實踐意義。通過對檔案管理以及信息化建設(shè)的分析與研究，分析存在的問題并探究問題解決對策，提升檔案信息化建設(shè)水平，開拓廣泛的服務(wù)領(lǐng)域，促進信息服務(wù)質(zhì)量與水平提升[2]。

二、現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認識

檔案管理中運用信息技術(shù)的價值體現(xiàn)在以下幾個方面：其一，加強檔案信息化建設(shè)，提升檔案查閱與管理效率，提升工作質(zhì)量與效率；其二，促進檔案資源的貢獻，提高組織效率；其三，推進管理信息化建設(shè)，提升各個部門職能效率。然而，當(dāng)前大多數(shù)人員在思想上不重視檔案信息化建設(shè)，難以認識到其對企業(yè)發(fā)展的重要價值，阻礙著檔案信息化建設(shè)的進程[3]。

2.對運用信息資源存在錯誤觀念

傳統(tǒng)檔案管理思想重檔案的保存與管理，以便于日后對檔案資料進行查閱，而信息化檔案管理重視對資源的貢獻，檔案管理理念由以往的重保存向重利用轉(zhuǎn)變。然而，目前絕大多數(shù)管理工作人員受到傳統(tǒng)思想影響較深，僅僅是重視對檔案資料的保存與管理，而不重視對檔案資源的開發(fā)與利用，影響了檔案管理工作質(zhì)量與效率[4]。

3.檔案部門信息化水平存在差異

我國各地的經(jīng)濟發(fā)展水平差異化大，相應(yīng)地檔案部門的管理人員在專業(yè)水平方面差異明顯，很大程度上使檔案部門信息化水平差距較大，給檔案管理的質(zhì)量與效率帶來極為不利的影響。比如，個別部門的信息化水平高，在開展檔案管理工作中應(yīng)用了計算機技術(shù)，相反，有的部門僅僅是進行簡單的單機操作，資源共享難以實現(xiàn)，影響了檔案管理信息化水平提升，無法發(fā)揮出信息技術(shù)的價值，而由于存在檔案化管理水平差異化這一問題，無法實現(xiàn)對檔案資源的充分利用。

三、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

1.加強電子文件的管理

隨著電子文件數(shù)量不斷地增加，必須對電子文件進行妥善管理，實現(xiàn)對重要信息的妥善保存，充分地發(fā)揮出檔案信息價值，具體可以從以下幾個方面入手：首先，組織成立專門的電子信息管理與檔案資源維護的部門，保證電子文件歸檔的專業(yè)性與規(guī)范性，提升電子文件管理水平；其次，加強對電子文件處理，做好電子檔案接收、處理、保存以及格式更改等各項工作，提升電子文件管理水平；最后一點是，加強對電子文件的保存，尤其是針對長期儲存的各項文件，必須進行定期的復(fù)制，以免造成檔案信息的丟失。

2.建立網(wǎng)絡(luò)檔案

為了進一步地提升檔案管理的質(zhì)量與效率，有必要加快對網(wǎng)絡(luò)檔案的構(gòu)建，具體可以從以下幾個方面入手：其一，加快檔案網(wǎng)站的構(gòu)建，積極建立起公眾服務(wù)平臺以及內(nèi)部網(wǎng)站等，提升檔案管理的服務(wù)水平，廣泛展開網(wǎng)絡(luò)檔案信息宣傳，提升檔案信息的利用效率；其二，做好相關(guān)硬件設(shè)備設(shè)施采購工作，諸如計算機設(shè)備等，為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享與交換等奠定基礎(chǔ)。相關(guān)的調(diào)查研究顯示，通過開展網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)工作，使檔案管理更為可靠與安全。

3.提高信息化管理手段

要想促進檔案管理的質(zhì)量與效率的全面提升，要重視改進信息化管理手段，具體可以從以下兩個方面入手：第一，構(gòu)建起完善的管理制度，根據(jù)檔案管理的規(guī)章制度，科學(xué)地開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠有章可循，從而保證了檔案管理的質(zhì)量與效率；第二，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理模式，重視對現(xiàn)代化管理方式的應(yīng)用，根據(jù)工作重點提供相關(guān)信息，由此促進信息化管理手段的優(yōu)化。

4.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在開展檔案管理工作中，檔案管理人員發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，針對當(dāng)前的檔案管理人員整體素質(zhì)不高這一問題，對其進行專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)是非常必要的，具體可以從以下幾個方面著手：

第一，聘用高素質(zhì)的檔案管理人員，保證其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)符合要求，作為一名檔案管理人員，除了要負責(zé)檔案處理工作，還要能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用進行檔案的接收、存儲以及格式修改等，只有保證了當(dāng)檔案管理人員的專業(yè)能力水平，才能夠提升檔案管理工作質(zhì)量；第二，組織開展定期的培訓(xùn)活動，時代在進步與發(fā)展，作為檔案管理人員也要與時俱進，不斷地加強對新知識與技能的學(xué)習(xí)，從而滿足新時期檔案管理工作需要。與此同時，有必要對檔案管理人員實施定期的培訓(xùn)，不斷地豐富其知識儲備，提升人員的業(yè)務(wù)能力；第三，構(gòu)建起競爭機制，保證崗位設(shè)置的合理性，充分地發(fā)揮出人員的重要價值，調(diào)動人員工作的積極性與主動性。

結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)發(fā)展中檔案無疑發(fā)揮著重要的作用，開展檔案信息化是推進檔案管理工作水平提升的重要途徑，更是實現(xiàn)企業(yè)健康長遠發(fā)展的關(guān)鍵。因此，對于企業(yè)而言必須認識到當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中面臨的問題，并在此基礎(chǔ)上制定出有效的解決措施，全面地推進檔案信息化建設(shè)，從而為企業(yè)的進一步發(fā)展與壯大打下堅實的基礎(chǔ)。