論圍繞培養(yǎng)六大核心能力開展秘書實訓(xùn)教學(xué)

張 晨

（南昌工學(xué)院 江西·南昌 330108）

1 良好的表達(dá)能力

在秘書職業(yè)必備的核心素養(yǎng)中，良好的口頭表達(dá)是其中的一項關(guān)鍵能力。在信息化大發(fā)展時代，各行各業(yè)聯(lián)系日趨緊密，能有理、有據(jù)并流暢大方的進(jìn)行工作匯報、會議發(fā)言、情況介紹、人際溝通等是秘書人員必須具備的素質(zhì)。

而就實際所見，學(xué)生中性格內(nèi)向、不善溝通的占較大比例，他們在課堂上不愿意主動參與練習(xí)，教學(xué)環(huán)節(jié)上也缺乏讓他們展示的機(jī)會，為改善這一情況，給予每位同學(xué)表達(dá)的機(jī)會，克服害羞心理，教學(xué)中特別設(shè)置以下兩項練習(xí)。

1.1 個人演講

演講是一項綜合性的表達(dá)練習(xí)，能夠充分鍛煉個人在公眾場合下針對某具體問題發(fā)表觀點、表情達(dá)意的能力，同時可以通過不斷練習(xí)改善性格內(nèi)向、膽小的問題，能夠在公開場合自如發(fā)言。

為了學(xué)生能夠更好的參與演講訓(xùn)練，計劃以“我的大學(xué)生活”作為主題，此話題貼近學(xué)生生活，每人的大學(xué)四年都會在生活、學(xué)識、三觀、情感等方面的有一定的成長和變化，因此有利于準(zhǔn)備演講內(nèi)容，在演講過程中也易于投入感情，引起聽眾的共鳴，達(dá)到更好的現(xiàn)場效果，從而增強演講者的自信心，使他們逐漸變得開朗健談。

1.2 辯論比賽

辯論是另一種鍛煉思維敏捷性和口才的有效形式，普通學(xué)生常常認(rèn)為辯論活動專業(yè)性強、難度太大，容易產(chǎn)生距離感，一般很少參加辯論活動?，F(xiàn)在將這一形式搬上課堂，在班級中舉行辯論賽，要求每個小組的成員都參與，辯題計劃圍繞秘書就業(yè)前景開展，就業(yè)與每個學(xué)生息息相關(guān)，大家從個人角度都會有不同的考慮和看法，通過辯論可以在不斷的思維交鋒中，開闊思路，換位思考，使道理越辯越明，同時有效提高口才。

2 扎實的寫作能力

人們常說寫作是秘書人員的看家本領(lǐng)，秘書每天都會處理大量的文書工作，因此必須具備扎實的文字功底，不僅要能熟練寫作法定公文，各類事務(wù)性文書，宣傳文稿一樣要得心應(yīng)手。但是想要寫出主題鮮明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、文字暢達(dá)、格式規(guī)范的文章不是一日之功，需要大量的寫作實踐與不斷的琢磨積累。結(jié)合實際教學(xué)情況，在秘書人才培養(yǎng)過程中，寫作練習(xí)量相對有限，部分學(xué)生的文字水平亟待提高。為提高學(xué)生對寫作的興趣，打消他們的畏難情緒，計劃將寫作融入教學(xué)項目之中，由易到難，不斷提高。

2.1 工作任務(wù)驅(qū)動練習(xí)

為使枯燥的寫作練習(xí)更有趣味性和代入感，計劃將其融入會務(wù)管理、接待訓(xùn)練等教學(xué)項目之中，以工作任務(wù)來驅(qū)動寫作練習(xí)。例如在會務(wù)管理訓(xùn)練中，根據(jù)任務(wù)要求擬定一系列相關(guān)文書，包括會議通知、接待方案、領(lǐng)導(dǎo)致辭、會議發(fā)言稿、會議記錄、會議紀(jì)要、宣傳稿等，從簡單、小篇幅的寫作任務(wù)入手，不斷規(guī)范公文篇章結(jié)構(gòu)和格式、優(yōu)化語言表達(dá)。在此過程中，由于寫作任務(wù)與實訓(xùn)項目緊密結(jié)合，學(xué)生能夠有更大的代入感，可以在真實的工作過程體會公文的重要性和嚴(yán)謹(jǐn)性，切實提高寫作能力。

2.2 實踐公文處理流程

公文處理也是日常文書工作的重要組成內(nèi)容。教學(xué)中將各個小組視為一個獨立單位，在任務(wù)過程中各組間溝通交流工作，實訓(xùn)時給每組分發(fā)文件處理單和擬稿紙，讓他們真實體驗收、發(fā)文的規(guī)范流程，包括擬稿、修改、簽發(fā)、成文，以及收文、呈批、簽字、處理的全過程。這個練習(xí)不僅能夠讓學(xué)生感受真實的工作程序，還能鍛煉寫作能力，培養(yǎng)靈活處理問題，及時匯報的工作習(xí)慣。

3 周密的組織能力

辦公室作為職能部門，需要承擔(dān)起日常工作安排，以及組織、策劃各類活動的工作，要求秘書應(yīng)當(dāng)具備很強的統(tǒng)籌、細(xì)心、周全、隨機(jī)應(yīng)變等能力，一方面妥善安排并組織實施單位的各項重點工作，一方面策劃重大會議、參觀交流、儀式、調(diào)研、典禮等活動。周密的組織能力需要在實踐練習(xí)中不斷演練和強化。

在實訓(xùn)課中計劃通過舉辦大型的會務(wù)及接待活動來培養(yǎng)學(xué)生的組織能力。在班級中舉行一次行業(yè)年會，全面練習(xí)會議策劃、預(yù)算控制、會議邀請、接待，會場布置、物資采購、會務(wù)材料寫作、對接媒體、會間服務(wù)及會后宣傳總結(jié)全過程各項工作，綜合訓(xùn)練學(xué)生的組織、策劃能力。

這項練習(xí)由全班共同參與完成，一部分同學(xué)作為會議組織方，承擔(dān)年會的發(fā)起、策劃及主辦工作，主辦方成立會務(wù)專項籌備小組，包括：秘書組、組織組、聯(lián)絡(luò)組、材料組、宣傳組、后勤組、安全組等，將任務(wù)落實到人，每位同學(xué)都負(fù)責(zé)一部分工作任務(wù)。另一部分學(xué)生則作為參會方，與主辦單位聯(lián)絡(luò)配合，根據(jù)大會要求提交參會回執(zhí)和有關(guān)材料，參與會議。在實際演練中會出現(xiàn)突發(fā)狀況和問題，通過處理和應(yīng)對復(fù)雜的情況來提高學(xué)生的策劃組織能力以及應(yīng)變水平。

4 團(tuán)隊協(xié)作能力

各單位中辦公室的樞紐地位決定了秘書要承擔(dān)起服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)部門、外聯(lián)交際等工作。辦公室工作是一個整體，各項工作不是單打獨斗，需要全體行政人員協(xié)同完成，秘書應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)起善于團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力，其中包括兩個方面：一是作為團(tuán)隊成員時，能夠服從安排，完成個人任務(wù)；二是作為團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者時，能夠統(tǒng)籌指導(dǎo)，知人善任，帶領(lǐng)成員協(xié)同完成工作。

4.1 配合集體服從命令

身為團(tuán)隊一員時，秘書要以團(tuán)隊利益為先，無條件配合集體工作要求，保證有序性和高效性。在實訓(xùn)課的全過程中，都以小組形式協(xié)作完成項目練習(xí)，每組即為一個小型公司，設(shè)總經(jīng)理、分管副總、辦公室主任各一人，文員三人，小組每位成員各司其職，在訓(xùn)練中擔(dān)任各自角色，在不斷磨合中逐漸培養(yǎng)起默契，要求職員角色能夠為團(tuán)隊提出建議，也能夠無條件的服從總經(jīng)理的工作安排，善于配合聽指揮。

4.2 善于領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布指令

小組中的總經(jīng)理在擔(dān)任團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)時，要培養(yǎng)大局觀，在充分了解成員各自能力和特點后，恰如其分的安排工作，發(fā)揮每個人之所長，最大化團(tuán)隊工作能力，同時能在任務(wù)推進(jìn)不順利時有效激勵成員，鼓舞信心，增強團(tuán)隊凝聚力和認(rèn)同感，做好團(tuán)建工作，帶領(lǐng)本組成員達(dá)成任務(wù)目標(biāo)。

5 辦公自動化技能

信息化時代秘書的工作方式日新月異，推陳出新的設(shè)備和應(yīng)用在帶來便利的同時，也提出了新的挑戰(zhàn)，要求秘書能緊跟時代，不斷學(xué)習(xí)和應(yīng)用各種辦公自動化工具。為提升文秘人才的辦公技能和應(yīng)用水平，辦公自動化是一項重要的實訓(xùn)項目，學(xué)生要熟練掌握常用的辦公自動化軟件及設(shè)備操作，包括office中的word、excel、powerpoint等應(yīng)用軟件的常用功能、各種現(xiàn)代辦公設(shè)備的正確操作及一般故障的排除。

根據(jù)當(dāng)前政府、企業(yè)的工作習(xí)慣，在匯報中不再單純依賴文字材料，對應(yīng)用PPT展示提出了更高要求。因此在訓(xùn)練項目設(shè)置上將PPT制作水平列為重點項目，要求學(xué)生以“我的家鄉(xiāng)”為題，綜合運用辦公軟件制作一份匯報PPT，原則上以簡單明了為主，文字、圖案排布恰如其分，其中以文字內(nèi)容為核心，避免過多的色彩和動畫效果喧賓奪主，在此PPT的基礎(chǔ)上，每人做一次展示匯報。這項練習(xí)可以同時鍛煉學(xué)生寫作、軟件應(yīng)用、口頭表達(dá)等幾項綜合能力。

6 分析解決問題能力

分析解決問題能力是決定秘書職業(yè)發(fā)展前景的關(guān)鍵因素，秘書不是傳聲筒，如果要實現(xiàn)更大的發(fā)展，必須善于學(xué)習(xí)，勤于思考，在工作實踐中累積經(jīng)驗，面對各種復(fù)雜情況時能有自己的理解和判斷。這項能力是本文六項核心能力的基礎(chǔ)，有了獨立的思考，才能形成自己的思維體系，發(fā)表個人觀點，體現(xiàn)個人價值，同時這也是最難以訓(xùn)練的能力。

課堂中學(xué)生能夠面對的問題和挑戰(zhàn)畢竟有限，與真實工作中復(fù)雜的情況也有差距，因此在實訓(xùn)課上更多是傳遞終身學(xué)習(xí)的觀點，引導(dǎo)學(xué)生培養(yǎng)良好秘書職業(yè)素養(yǎng)，即具備與領(lǐng)導(dǎo)同事和諧相處，辦事細(xì)致，處事謹(jǐn)慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識等，在情緒病逐漸成為人類健康的第二號因素時，秘書尤其要提高自己的情商和逆商，增強應(yīng)對挫折的辦法和能力，善于自我激勵，化解工作中的負(fù)面情緒，成為思想成熟、心理積極健康的優(yōu)秀人才。

7 結(jié)語

上述六種能力是秘書職業(yè)的核心競爭力所在，其中分析解決問題的能力是基礎(chǔ)，口頭表達(dá)和文字寫作能力是關(guān)鍵，要培養(yǎng)出合格的符合社會需求的高素質(zhì)、專業(yè)化秘書人才，在秘書實訓(xùn)中必須著力強化對這些能力的培養(yǎng)，通過人才輸出全面提高服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和創(chuàng)新驅(qū)動能力，踐行立德樹人根本任務(wù)。